Необходимые документы для оформления командировок

47

Вопрос

Сотрудник направлен в командировку в Болгарию маршрутом Екатеринбург (место работы)-София.Обратный маршрут: София-Москва-Екатеринбург. Обратный маршрут через Москву связан с необходимостью участия в совещании в Москве, которое не связано с целью командировки в Болгарию, но также есть служебное задание и направление сотрудника.Сколько приказов на командировку и командировочных удостоверений нужно оформить?

Ответ

Если Вы уже оформили приказ на командировку сотрудника в Болгарию, а необходимость участия в совещании в Москве появилась в то время, когда сотрудник был уже в данной командировки, то в этом случае Вам необходимо создать приказ на изменение срока командировки. Указание на это содержится в письме Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74 .

Такой приказ составляется в произвольной форме. При этом рекомендуется отразить в нем причину изменения командировочных сроков (например, поручение работнику нового дополнительного объема работы, с перемещением в другой населенный пункт), также можно указать на необходимость перерасчета командировочных расходов. Ознакомить с данным приказом командированного работника под подпись следует после того, как он вернется из поездки.

Корректировки, касающиеся изменения сроков командировки, необходимо внести и в табель учета рабочего времени.
При продлении срока командировки учреждение обязано оплатить сотруднику связанные с этим дополнительные расходы (транспортные расходы, суточные, затраты по найму жилого помещения и др.). В случае необходимости следует обеспечить получение командированным работником данных денежных средств в месте пребывания либо с его согласия можно выплатить недостающие суммы после его возвращения.

Отчитаться по командировке с измененным сроком (то есть представить авансовый отчет) работник должен в общем порядке – в течение трех рабочих дней по возвращении из поездки ( п. 26 Положения о командировках ).

Если сотрудник только планирует данную командировку, то издайте один Приказ на командировку, в котором по пунктам изложите маршрут сотрудника в командировке и конкретные командировочные задания.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Поэтому задания, которые сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Если Вы решили оставить в действии командировочное удостоверение в своем учреждении, то отметки о прибытии и убытии сотрудник должен будет поставить в каждом пункте назначения своей командировки.

Обоснование
 

1.Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.


Организации госсектора могут по собственному выбору:

Стоит отметить, что унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденногоприказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Служебная записка

Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Единственный случай, когда обязательно оформлять служебную записку – это сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном транспорте. Причем такой документ составляют по возвращении из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

2.Из статьи журнала «Зарплата в бюджетном учреждении», №10, октябрь 2013

Если сроки командировки изменены

В том случае, если поездка командированного работника продлилась дольше, чем планировалось (например, на переговоры с контрагентом потребовалось больше времени), важно верно оформить изменение сроков*. Иначе контролеры могут признать командировочные расходы необоснованными.

* Письма Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815 , № 03-03-06/1/34813 .

Документальное оформление

По общему правилу, установленному статьей 166 Трудового кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Более подробно порядок направления сотрудников в служебные командировки регламентируется Положением , которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Однако ни в данном Положении , ни в иных нормативных документах не прописан порядок действий работодателя, в случае когда запланированный срок командировки приходится изменить – отозвать сотрудника из поездки раньше или, наоборот, продлить срок выполнения порученного ему служебного задания. Поэтому такой порядок следует предусмотреть в локальном акте бюджетного учреждения, скажем, в положении о служебных командировках.

В нем, в частности, рекомендуется прописать, кто принимает решение об отзыве работника из командировки или о продлении первоначального срока поездки. Обычно это руководитель учреждения. В таком случае изменение срока командировки будет оформляться его приказом. Указание на это содержится в письме Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74 .

Такой приказ составляется в произвольной форме. При этом рекомендуется отразить в нем причину изменения командировочных сроков (например, досрочное выполнение служебного задания или же, наоборот, поручение работнику дополнительного объема работы), также можно указать на необходимость перерасчета командировочных расходов. Ознакомить с данным приказом командированного работника под подпись следует после того, как он вернется из поездки.

Корректировки, касающиеся изменения сроков командировки, необходимо внести и в табель учета рабочего времени. Напомним, что его унифицированные формы (№ Т-12 или № Т-13 ) утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Порядок отражения времени командировок в данном документе разъяснен, в частности, в письме Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 . Так, дни отсутствия работника в учреждении по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06») – служебная командировка. При этом количество отработанных часов не проставляется.

В иные документы (командировочное удостоверение, служебное задание, приказ о направлении сотрудника в командировку) изменения не вносятся.

Расчеты с работником

При изменении сроков служебной поездки расходы командированному работнику возмещаются за время фактического пребывания в командировке.

На основании приказа об отзыве специалиста из командировки бухгалтерия проводит перерасчет суммы ранее выданного аванса на командировочные расходы. При этом работник возвращает неизрасходованный остаток денег в кассу учреждения. Либо можно удержать эту сумму из его заработной платы (но только в случае, если удержание не превышает 20% начисленной зарплаты – ч. 2 ст. 137, ч. 1ст. 138 Трудового кодекса РФ).

При продлении срока командировки учреждение обязано оплатить сотруднику связанные с этим дополнительные расходы (суточные, затраты по найму жилого помещения и др.). В случае необходимости следует обеспечить получение командированным работником данных денежных средств в месте пребывания либо с его согласия можно выплатить недостающие суммы после его возвращения.

Отчитаться по командировке с измененным сроком (то есть представить авансовый отчет) работник должен в общем порядке – в течение трех рабочих дней по возвращении из поездки ( п. 26 Положения о командировках ).

Налоговый учет выплат

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, затраты на проживание, а также суточные учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих – подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Отдельно хотелось бы сказать несколько слов о проездных расходах.

Вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.

При этом важно, чтобы задержка работника в командировке (или более ранний выезд) была согласована с руководителем.

На это обращено внимание в письмах Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815 и № 03-03-06/1/34813.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль