Использование личного компьютера на рабочем месте, отражение в учете

91

Вопрос

Подскажите пожалуйста, как отразить в бухгалтерском учете бюджетного учреждения и какими первичными документами оформить следующий факт хоз.жизни: Сотрудник использует на рабочем мести для выполнения служебных обязанностей личный компьютер.

Ответ

При использовании в деятельности учреждения сотрудником личного имущества в служебных целях сотрудник фактически сдает его учреждению в аренду.

Отсюда возникает вопрос, как правильно оформить отношения с сотрудником и выплатить ему вознаграждение за использование имущества.

Возможны два варианта: назначить сотруднику компенсацию – эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ) или заключить с сотрудником договор аренды.

Операции по получению имущества в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче. Он будет первичным документом, отражающим факт передачи имущества от арендодателя арендатору. Необходимость его составить следует из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Единой типовой формы документа, который подтвердит факт передачи имущества, нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. При этом не забудьте указать все необходимые реквизиты. Главное, включите в акт приема-передачи информацию, которая потом позволит точно идентифицировать переданное арендатору имущество.

Кроме того, для оформления факта передачи вы можете воспользоваться унифицированным бланком акта формы № 0504101, который утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.Для отражения в учете следует воспользоваться пунктами 60, 61, 128, 129, 153 Инструкции № 174н.

Обоснование
 

Из рекомендации
Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Иногда в деятельности учреждения возникает ситуация, когда сотрудник вынужден использовать личное имущество в служебных целях. Это может быть компьютер, телефон, факс и т. д. То есть фактически сотрудник сдает их учреждению в аренду.

Отсюда возникает вопрос, как правильно оформить отношения с сотрудником и выплатить ему вознаграждение за использование имущества.

Возможны два варианта:

  1. Назначить сотруднику компенсацию – эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ).
  2. Заключить с сотрудником договор аренды.

Как раз второй случай мы подробно и рассмотрим в этой рекомендации.

Порядок заключения договора аренды

В учете бюджетных учреждений:

Бюджетные учреждения могут заключать договоры аренды как в рамках госзадания, так и по платной деятельности.

При заключении такого договора за счет средств субсидии надо применять порядок, установленный Законом о контрактной системе. Причем независимо от того, у кого учреждение арендует имущество: у сторонней организации, гражданина или своего же сотрудника.

В данном случае мы рассматриваем аренду имущества сотрудника. А значит, есть смысл говорить о закупке у единственного поставщика, ведь проведение конкурентной процедуры (конкурса, аукциона или котировок) невозможно по причине того, что арендодатель и объект аренды заранее известны.

Так вот при заключении контракта с единственным поставщиком не следует забывать об ограничении такого договора по сумме – 100 000 или 400 000 руб. (п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).

Подробнее о том, как проводить малые закупки, см. здесь.

А вот при закупке за счет средств от платной деятельности учреждение вправе применять порядок, установленный Законом от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ. Но только если учреждение разработало и разместило на официальном сайте Положение о закупке. Подробнее об этом см. здесь.

Так как положение о закупке в этом случае является основным документом, регулирующим закупочную деятельность, то лучше заблаговременно прописать в нем порядок заключения договоров аренды имущества у сотрудника. В частности, возможность закупки у единственного поставщика и предельную сумму, на которую можно заключить такой договор.

Документальное оформление

Операции по получению имущества в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче. Он будет первичным документом, отражающим факт передачи имущества от арендодателя арендатору. Необходимость его составить следует из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Единой типовой формы документа, который подтвердит факт передачи имущества, нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. При этом не забудьте указать все необходимые реквизиты. Главное, включите в акт приема-передачи информацию, которая потом позволит точно идентифицировать переданное арендатору имущество.

Кроме того, для оформления факта передачи вы можете воспользоваться унифицированным бланком акта формы № 0504101, который утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Бухучет

Имущество сотрудника, которое учреждение получает в аренду, отразите за балансом на счете 01 «Имущество, полученное в пользование». О том, как это сделать, см. здесь.

Порядок отражения в бухучете операций по оплате сотруднику арендной платы зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Для отражения расчетов с арендодателем в учете сделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Отражено обязательство учреждения по выплате арендной платы 0.109.ХХ.224<2> 0.302.24.730
Оплата безналом:
2. Перечислена сумма арендной платы на счет сотруднику 0.302.24.830 0.201.11.610
Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 224)
Оплата из кассы:
3. Арендная плата выдана сотруднику из кассы 0.302.24.830 0.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 224)

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на счет 0.401.20.224.

Такой порядок следует из положений пунктов 60, 61, 128, 129, 153 Инструкции № 174н.

Пример отражения в бухучете бюджетного учреждения (арендатора) сумм арендной платы

В январе бюджетное учреждение «Альфа» в рамках платной деятельности заключило договор аренды с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель). Объект аренды – личный компьютер сотрудника. Компьютер используется для контроля за выполнением производственного графика, учета нарядов и т. п. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.

Стоимость компьютера по соглашению сторон – 25 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер составляет 1200 руб.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у сотрудника нет. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ему не предоставляют.

Страховые взносы с суммы арендной платы бухгалтер «Альфы» не начисляет.

В учете учреждения сделаны следующие проводки.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
В феврале:
1. Принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче) Увеличение забалансового счета 01 25 000
Ежемесячно с февраля по июль:
2. Списана в расходы сумма арендной платы за пользование личным компьютером сотрудника 2.109.60.224 2.302.24.730 1200
3. Удержан НДФЛ
(1200 руб. × 13%)
2.302.24.830 2.303.01.730 156
4. Выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях
(1200 руб. – 156 руб.) 
2.302.24.830 2.201.34.610 1044
Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 224)
В июле:
5. Возвращен сотруднику компьютер, полученный в аренду, по окончании срока действия договора аренды (на основании акта о приеме-передаче) Уменьшение забалансового счета 01 25 000

НДФЛ и страховые взносы

Арендная плата, которую учреждение выдает сотруднику, будет его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является этот сотрудник резидентом или нет, НДФЛ начисляйте по ставке 13 или 30 процентов и удерживайте при фактической выплате арендной платы (ст. 224, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте. Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.

Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль