Оплата проезда в командировку, если билеты куплены заранее

618

Вопрос

Работника организации направляют в командировку с 10 августа по 20 августа 2015 года. Зная о предстоящей командировке, работник заранее (20 февраля 2015 года) покупает билеты на самолет: туда на 10 августа 2015 года и обратно на 20 августа 2015 года. Бухгалтерия отказывается оплачивать проездные документы, мотивируя это тем, что они были куплены в феврале 2015 года. Без предоставления мотивированного ответа. Правы или нет? Спасибо за ответ.

Ответ

Ваш вопрос от 03.08.2015«

ина Халтурина, эксперт

Согласно ТК РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. При приобретении билетов на самолет сотрудник должен предъявить посадочный талон- документ подтверждающих факт посадки на самолет. То, что билеты приобретены заранее, не может послужить основанием для отказа в оплате проезда.

Также при приобретении билетов заранее возможна экономия расходов учреждения.

Обоснование
 

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Вопрос из практики: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. При этом в случае приобретения электронного билета ему необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.
  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
  • маршрут/квитанция электронного билета – для подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) – для подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа – для подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).*

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273, от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Для подтверждения факта направления сотрудника в командировку достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих его поездку: либо распечатку электронного билета, либо посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

При этом в распечатке электронного билета или посадочном талоне должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку, в частности: инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места. При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если у сотрудника нет распечатки электронного билета или посадочного талона, например, в связи с утерей, то расходы на проезд можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость: Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п. Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет или архивная справка составлены на иностранном языке, то для подтверждения расходов необходимо приложить перевод на русский язык основных реквизитов указанных документов. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты: месяц даты отправления, наименование или коды пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты, указывают в авиабилете кодами на латинице в соответствии с международным кодификатором. Перечень таких кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса РФ. Если реквизиты электронного авиабилета, указанные на иностранном языке, совпадают с кодами, приведенными в соответствующих кодификаторах, то переводить их на русский язык не нужно. Аналогичные разъяснения приведены в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656.

Трудовой кодекс РФ.

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду*; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль