Возмещение расходов на приобретение товара

128

Вопрос

Ответьте пожалуйста, каким образом возместить затраты материальному лицу за приобретение товара за свои деньги. Нужно ли составлять авансовый отчет (заявление на аванс не было и деньги не выдовались). Фактически получается возмещение затрат "302" счет. А по авансовому отчету - "208".Мы бюджетники, все расчеты идут через казначейство, отправляем платежку и на основании чеков, переводим деньги на з/платную карту. В казначействе говорят что мы обязаны приложить аванс.отчет (не понимаю почему, т.к. аванса нет), у нас есть заявление на возмещение расходов и чеки. Поясните как делать законно.

Ответ

Порядок отражения в учете сумм, израсходованных сотрудником, на которые не был выдан аванс, в Инструкции к Единому плану счетов № 157н не установлен. Однако представители Минфина России рекомендуют учитывать такие расходы на счете 0.208.00.000 "Расчеты с подотчетными лицами" аналогично расходам, на которые аванс был выдан. Объясняется это тем, что сумма перерасхода подотчетного лица над ранее выданным авансом отражается на 0.208.00.000 и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на 0.208.00.000. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30.09.2011 г. № 02-06-05/4406.

При этом необходимо составить авансовый отчет. После утверждения руководителем авансового отчета расход денежных средств признается принятым перед подотчетником денежным обязательством. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФ, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н). Во избежание замечаний со стороны проверяющих, порядок возмещения сотрудникам понесенных расходов для нужд учреждения за счет личных денежных средств утвердите в учетной политике.

При этом в бланке авансового отчета (ф. 0504505) предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что деньги можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

оплаты командировочных расходов;

компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что "все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников". Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Обоснование
 

Из рекомендации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Как выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм наличными

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

Выдача сотруднику наличных денег под отчет из кассы предусмотрена пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Суммы для выдачи под отчет получите в кассу:

со счета учреждения (подробнее об этом см. Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу);

через банкомат или пункт выдачи наличных с использованием карты учреждения (п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н).

Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги под отчет из наличной выручки (минуя лицевой счет).

Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары, работы и услуги непосредственно самой банковской картой – через электронный терминал и другие устройства. Операции с использованием карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам пропишите в Положении о расчетах с подотчетными лицами.*

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с выдачей из кассы наличных денег под отчет, зависит от типа учреждения.

Перечисление на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что деньги можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

оплаты командировочных расходов;

компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.*

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 исовместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;

при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денег путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт.

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.*

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с безналичным порядком выдачи денег под отчет, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Внимание: проводки приведены с учетом планируемых изменений

Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника или на карту учреждения отразите следующими проводками.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Перечисление на зарплатную карту:
1. Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту (на основании выписки из лицевого счета)* 0.208.ХХ.560 0.201.11.610
  Увеличение забалансового счета 18 (по соответствующему кодуКОСГУ)
Перечисление на карту учреждения:
1. Перечислены со счета учреждения деньги на карту (на основании выписки из лицевого счета) 0.210.03.560 0.201.11.610
  Увеличение забалансового счета 18 (по соответствующему кодуКОСГУ)
2. Отражено расходование (получение наличных) средств подотчетником с карты (на основании заявления о выдаче аванса и Сведений ф. 0531246) 0.208.ХХ.560 0.210.03.660
ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. Подробнее о том, какие аналитические счета нужно применять в зависимости от объекта учета и содержания операции, см. здесь.

Такой порядок установлен пунктом 73 Инструкции № 174н, подпункт «б» пункта 3.61пункт 3.71 проекта Минфина России от 18 сентября 2014 г. № б/н.

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504505) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетника над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетником денежным обязательством. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФп. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157нМетодические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).*

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

правильность оформления авансового отчета;

наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);

обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Компенсация перерасхода из кассы

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого составьте расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».*

В учете бюджетных учреждений:

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет;

Увеличение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если сотрудник не получил положенную ему компенсацию (в течение срока исковой давности), не востребованную подотчетным лицом задолженность можно списать. При этом сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 0.401.10.173
– списана задолженность учреждения, не востребованная подотчетным лицом.

Одновременно со списанием задолженности с учета отразите ее на забалансовом счете 20«Задолженность, не востребованная кредиторами» (аналогично порядку, установленному для списания депонированной зарплаты, которую сотрудник не получил).

Об этом сказано в пунктах 105150 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34208.00401.10, забалансовые счета 1820).

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм

Секретарь казенного учреждения «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для учреждения канцтовары. На эти цели 30 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. (на эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки)).

31 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.
3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.).

Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

30 марта:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– 2000 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

31 марта:

Дебет КРБ.1.105.36.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 2100 руб. – приняты к учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету Ивановой.

3 апреля:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– 100 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата

Решение о перечислении сумм перерасхода на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России считают возможным компенсировать на зарплатные карты сотрудников понесенные ими расходы. Для этого в учетной политике нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Подробнее об этом см. Как выдать деньги под отчет.

Вместе с тем, есть аргументы против такой позиции. Так, в бланке авансового отчета (ф. 0504505) предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. На титульном листе авансового отчета в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» предусмотрены реквизиты только кассового ордера.

Кроме того, указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (п. 6.3) предусматривает возможность выдачи денег под отчет только наличными из кассы. Из чего можно сделать вывод, что и все остальные расчеты по подотчетным суммам (возврат неиспользованного аванса, возмещение перерасхода) нужно вести так же. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.*

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику


Ситуация: на каком счете отражать суммы, израсходованные командированным сотрудником. Перед отъездом сотруднику не был выдан аванс

Представители Минфина России рекомендуют учитывать такие расходы на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок отражения в учете сумм, израсходованных командированным сотрудником, на которые не был выдан аванс, в Инструкции к Единому плану счетов № 157н не установлен. Однако представители Минфина России рекомендуют учитывать такие расходы на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» аналогично расходам, на которые аванс был выдан. Объясняется это тем, что сумма перерасхода подотчетного лица над ранее выданным авансом отражается на 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль