Необходимые документы при организации праздника

83

Вопрос

Какие документы необходимы при организации праздника (выпускного студентов)? Бухгалтерские проводки? С какой статьи произвести оплату билетов в музей?

Ответ

По общему правилу расходы на проведение праздничного мероприятия необходимо документально подтвердить.

На практике перед началом праздничного мероприятия необходимо издать приказ, в котором указываются наименование мероприятия, его обоснование, дата, место проведения, ответственное лицо. Также утверждается программа праздника и смета расходов.

Если договор на организацию и проведение праздника будет заключен со сторонней организацией (исполнителем) (т. е. исполнитель берет на себя все расходы, связанные с реализацией данного мероприятия), расходы отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». Документально это будет оформлено актом оказания услуг, договором.

Если учреждение проводит праздник собственными силами, то расходы на ее организацию и проведение отражаются по соответствующим статьям (подстатьям) КОСГУ (исходя из экономического содержания производимых расходов). Например, расходы на приобретение продуктов питания отразите по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Вручение подарков, призов по КОСГУ 290 «Прочие расходы» Организация приобретения, учета и выдачи будет осуществляться по унифицированным формам.

Ниже в материалах « Системы Главбух» приведении пример приказа о осуществлении представительских расходов, который Вы можете взять за основу.

Так же приведены бухгалтерские проводки, которые могут быть использованы в Вашей ситуации.

Обоснование
 

1.Из статьи журнала «Учет в строительстве », № 5,май 2014

Е.Е. Петровой, аудитора

Подтверждаем расходы на банкет.

Организация провела банкет по случаю своего юбилея. Каких документов достаточно, чтобы подтвердить расходы на такое мероприятие?

Перед началом корпоративного праздника необходимо издать приказ, в котором указываются наименование мероприятия, его обоснование, дата, место проведения, ответственное лицо. Также утверждается программа праздника и смета расходов.

Если мероприятие организовывала приглашенная фирма, то в распоряжении компании должны быть: договор, акты, счета-фактуры.

Если банкет устраивался собственными силами, то документами, подтверждающими расходы, будут авансовые отчеты, кассовые и товарные чеки, накладные.*

2.Приказ об осуществлении представительских расходов

Когда понадобится: для документального подтверждения обоснованности расходов. Это поможет избежать претензий от сотрудников налоговой службы.

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 101

г. Москва 18.03.2014
   

В связи с направлением менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Ростов-на


Дону для проведения с ООО «Торговая фирма "Звезда предварительных переговоров о


совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. А.С. Кондратьеву организовать буфетное обслуживание во время переговоров (обед


или ужин в ресторане) в расчете 2000 (Две тысячи) руб. на человека.

2. А.С. Кондратьеву по возвращении из командировки составить отчет о проведенных


переговорах и акт об осуществленных представительских расходах.

3. Бухгалтерии учесть представительские расходы в составе общехозяйственных затрат.

Генеральный директор   А.В. Львов
     

3. Из рекомендации
Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Как отнести расходы на статьи (подстатьи) КОСГУ


Ситуация: по какой статье (подстатье) КОСГУ отразить расходы на оплату членских взносов в международные организации и организационных взносов за участие в международной конференции

Расходы на оплату членских взносов в международные организации отразите по подстатье КОСГУ 253 «Перечисления международным организациям» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Расходы на оплату организационных взносов за участие в семинаре-совещании, конференции отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». Объясняется это так.

Расходы на оплату взносов за участие в конференциях, выставках, семинарах и т. д. (организационные взносы) отражаются по подстатье КОСГУ 226(раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н). Данная подстатья применяется независимо от того, в каких мероприятиях участвует учреждение: в международных или российских. Поэтому расходы на оплату организационных взносов за участие в международной конференции (так же как и за участие в российской конференции) отразите по подстатье КОСГУ 226.

4. Справочник: Перечень типовых корреспонденций счетов бухучета для бюджетных учреждений. Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Внимание: таблица подготовлена с учетом планируемых изменений и размещена в Системе для предварительного ознакомления.

Содержание операции Бухгалтерская запись Документальное оформление Основание
дебет кредит
Расчеты с исполнителями за оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы
Расчеты за услуги связи1 п. 128129Инструкции № 174н
Отражены расходы на услуги связи 0.109.ХХ.221,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.221
0.302.21.730 Акт об оказании услуг
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.21.730 Счет-фактура
Оплата за услуги связи:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.21.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.21.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачены услуги связи через подотчетника 0.302.21.830 0.208.21.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате услуг связи в счет перечисленного аванса 0.302.21.830 0.206.21.660 Акт об оказании услуг
Расчеты по транспортным услугам1
Отражены расходы на транспортные услуги 0.109.ХХ.222,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.222
0.302.22.730 Акт об оказании услуг
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.22.730 Счет-фактура
Оплата за транспортные услуги:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.22.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.22.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачены транспортные услуги через подотчетника 0.302.22.830 0.208.22.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате транспортных услуг в счет перечисленного аванса 0.302.22.830 0.206.22.660 Акт об оказании услуг
Расчеты по коммунальным услугам1
Отражены расходы на коммунальные услуги 0.109.ХХ.223,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.223
0.302.23.730 Акт об оказании услуг
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.23.730 Счет-фактура
Оплата за коммунальные услуги:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.23.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.23.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачены коммунальные услуги через подотчетника 0.302.23.830 0.208.23.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате коммунальных услуг в счет перечисленного аванса 0.302.23.830 0.206.23.660 Акт об оказании услуг
Расчеты по арендной плате за пользование имуществом1
Отражены расходы на аренду имущества 0.109.ХХ.224,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.224
0.302.24.730 Акт об оказании услуг
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.24.730 Счет-фактура
Оплата за аренду имущества:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.24.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.24.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачена арендная плата через подотчетника 0.302.24.830 0.208.24.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате за аренду в счет перечисленного аванса 0.302.24.830 0.206.24.660 Акт об оказании услуг

В учете учреждения – налогового агента:

начислен НДС, подлежащий оплате по договору аренды

0.302.24.830 0.303.04.730 Справка (ф. 0504833)
Расчеты за работы и услуги по содержанию имущества1
Отражены расходы на выполнение работ и оказание услуг по содержанию имущества 0.109.ХХ.225,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.225
0.302.25.730 Акт о выполнении работ, оказании услуг
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.25.730 Счет-фактура
Оплата за работы и услуги по содержанию имущества:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.25.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.25.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачены выполненные работы (оказанные услуги) по содержанию имущества через подотчетника 0.302.25.830 0.208.25.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате работ и услуг по содержанию имущества в счет перечисленного аванса 0.302.25.830 0.206.25.660 Акт о выполнении работ, оказании услуг
Расчеты за прочие работы и услуги1
Отражены расходы на прочие работы и услуги 0.109.ХХ.226,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.226
0.302.26.730 Акт о выполнении работ, оказании услуг
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.26.730 Счет-фактура
Оплата за прочие работы и услуги:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.26.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.26.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачены прочие работы и услуги через подотчетника 0.302.26.830 0.208.26.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате прочих работ и услуг в счет перечисленного аванса 0.302.26.830 0.206.26.660 Акт о выполнении работ, оказании услуг
Расчеты с поставщиками нефинансовых активов1
Отражена задолженность за поставленные:       п. 128129Инструкции № 174н
– основные средства 0.106.Х1.310 0.302.31.730 Накладные, акты приема-передачи
– нематериальные активы 0.106.Х2.320 0.302.32.730
– непроизведенные активы 0.106.13.330 0.302.33.730
– материальные запасы 0.105.ХХ.340 0.302.34.730
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.31.730,
0.302.32.730,
0.302.33.730,
0.302.34.730,
Счет-фактура
Оплата поставщикам:
с лицевого счета в органе Казначейства3:     Выписка из счета
– за основные средства 0.302.31.830 0.201.11.610
– нематериальные активы 0.302.32.830 0.201.11.610
– непроизведенные активы 0.302.33.830 0.201.11.610
– материальные запасы 0.302.34.830 0.201.11.610
из кассы:3     Расходный кассовый ордер (КО-2)
– за основные средства 0.302.31.830 0.201.34.610
– нематериальные активы 0.302.32.830 0.201.34.610
– непроизведенные активы 0.302.33.830 0.201.34.610
– материальные запасы 0.302.34.830 0.201.34.610
через подотчетника:     Авансовый отчет (ф. 0504049)
– за основные средства 0.302.31.830 0.208.31.660
– нематериальные активы 0.302.32.830 0.208.32.660
– непроизведенные активы 0.302.33.830 0.208.33.660
– материальные запасы 0.302.34.830 0.208.34.660
Зачет обязательств перед поставщиками в счет перечисленного аванса:     Накладные, акты приема-передачи
– за основные средства 0.302.31.830 0.206.31.660
– нематериальные активы 0.302.32.830 0.206.32.660
– непроизведенные активы 0.302.33.830 0.206.33.660
– материальные запасы 0.302.34.830 0.206.34.660
Расчеты по прочим расходам1
Отражены прочие расходы (например, возмещение убытков, приобретение подарков, сувениров, организация приема и обслуживания делегаций, судебные издержки, членские взносы и пр.) 0.109.ХХ.290,
0.106.ХХ.3002,
0.401.20.290
0.302.91.730 Акт о выполнении работ, оказании услуг, накладные, акты приема-передачи и другиепервичные документы п. 128129Инструкции № 174н
Отражены суммы входного НДС 0.210.12.560 0.302.91.730 Счет-фактура
Плата за прочие расходы:      
– с лицевого счета в органе Казначейства3; 0.302.91.830 0.201.11.610 Выписка из счета
– из кассы3 0.302.91.830 0.201.34.610 Расходный кассовый ордер (КО-2)
Оплачены прочие расходы через подотчетника 0.302.91.830 0.208.91.660 Авансовый отчет (ф. 0504049)
Зачет обязательства по оплате прочих расходов в счет перечисленного аванса 0.302.91.830 0.206.91.660 Акт о выполнении работ, оказании услуг
Прочие расчеты по обязательствам
Удержание из вознаграждений, начисленных гражданам по гражданско-правовым договорам: Справка (ф. 0504833) п. 128129Инструкции № 174н
– НДФЛ 0.302.ХХ.830 0.303.01.730
– других удержаний 0.302.ХХ.830 0.304.03.730
Списание задолженности, не востребованной в течение срока исковой давности кредиторами4 0.302.ХХ.830 0.401.10.173 Справка (ф. 0504833)

Х – соответствующие группа или вид кода синтетического счета.

ХХ – соответствующие группа и вид кода синтетического счета.

1 Аналогичные корреспонденции счетов применяются и при расчетах по гражданско-правовым договорам с гражданами, не состоящими в штате учреждения.

2 В разрезе статей КОСГУ.

3 Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

4 Списанная задолженность одновременно отражается на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль