Суточные при различных по срокам командировок

220

Вопрос

Подскажите, за сколько дней выплатить суточные в следующих ситуациях: 1. Согласно приказа, сотрудник направляется в командировку с 20 по 24 октября 2015г. (сроком на 5 дней, с учетом нахождения в пути). Работник, отработав день 19 октября, решает выехать в этот день в командировку, т.е. раньше срока. Соответственно, дата выезда, согласно билета, будет 19 октября. За сколько дней ему выплатить суточные и как оформить его решение выехать раньше (если можно, то приведите пример оформления служебной записки)? 2. Как быть в ситуации, когда работник решает провести выходные в месте командировки? В этом случае даты отъезда/приезда не будут совпадать с реальным сроком командировки. Как оформить служебную записку в этом случае и как определить размер суточных? 3. Согласно приказа сотрудник направляется в командировку сроком на 4 дня с 10 по 13 октября 2015г. Дата отъезда, согласно проездным билетам 10 октября, дата приезда 14 октября. Также имеется приказ, согласно которому, с 14 октября сотруднику предоставлен отпуск. За сколько дней ему выплатить суточные и нужно ли как-то оформить задержку в командировке?

Ответ

1.За 5 дней плюс день выезда (19 октября). Суточные сотрудникам выплачиваются:

- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;

- за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку в более раннюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что покупка билета на более раннюю дату позволила сократить расходы на проезд. Или, например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

В данном случае служебная записка не составляется, если иное не установлено локальным документом учреждения. Случаи ее составления представлены в ситуации № 4. Образец также представлен в тексте.

2. Суточные сотрудникам выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни.

Нахождение в месте командировки на выходные, будет осуществляться вне рамок командировки. Поэтому за эти дни суточные не положены.

В этом случае, если сотрудник остается на выходные нахождение должно быть подкреплено разрешением руководителя, в виде приказа (приведен ниже). Сотрудник может приложить служебную записку, но в любом случае первоочередным аспектом является приказ.

3. Задержка командированного сотрудника в пути должна быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т. п.). За время вынужденной задержки организация обязана выплатить сотруднику суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке (п. 111719 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749);

За время задержки в пути без уважительных причин средний заработок можно не сохранять, суточные не выплачивать, расходы по найму жилья не возмещать. Такая ситуация может возникнуть, если сотрудник потерял документы или их не было вообще.

То есть, причину задержки нужно документально зафиксировать (плохие погодные условия, поломка транспорта и т.д.).

Если сотрудник подтвердит – суточные выплатите за 5 дней; не подтвердит – за 4 дня.

Задержку в пути должен оформить сам сотрудник, учреждение должно принять справку при утверждении авансового отчета.

Обоснование
 

1. Из ситуации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя

Оплату рассчитайте исходя из среднего заработка.

На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Оплачивать так нужно все дни в командировке по установленному графику работы. В том числе дни, когда сотрудник находится в пути, день отъезда в командировку и прибытия из нее (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Днем отъезда считается дата отправления транспорта, на котором сотрудник выезжает в место назначения командировки из населенного пункта, где он постоянно работает. Причем если транспорт (поезд, самолет и т. д.) отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда считаются текущие сутки. Если же транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя. То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, оплату за этот день нужно рассчитать исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные.

Из рекомендации «Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника»

2. Из ситуации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке. Командировка организована и оплачена в рамках платной деятельности

При расчете налога на прибыль расходы на проезд включите в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

Такие выводы следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»), от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558.

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

3. Из ситуации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о командировке, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае учреждение оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

4. Из ситуации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Из рекомендации «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

5. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как рассчитать суточные

Период командировки

Суточные сотрудникам выплачивайте:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие сутки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.

Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

Пример начисления суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки

Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 11 ноября.

Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

6. Из формы

Служебная записка о направлении сотрудника в командировку

Директору «Альфы»


А.В. Львову


от начальника швейного цеха


А.В. Волкова

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О необходимости направить сотрудника в командировку

В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о направлении


мастера швейного цеха Александра Сергеевича Кондратьева в командировку в г. Тверь с


25 по 28 августа 2015 года.


Необходимость командировки связана с тем, что в г. Твери открылся новый швейный цех.


Сотрудник проведет обучение персонала швейного производства и запустит


производственную линию.

Это позволит в кратчайшие сроки запустить производственную линию, наладить само


производство, увеличить производительность труда и улучшить качество выпускаемых


нами швейных изделий в г. Твери.

Начальник швейного цеха   А.В. Волков
     

15.08.2015

7. Из формы

Приказ о переносе даты выбытия сотрудника (сотрудников) из места командировки

ГУ НИИ «Альфа»


ИНН 7708123459, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование учреждения
 

 

ПРИКАЗ № 18


о переносе даты выбытия сотрудника (сотрудников) из места командировки

г. Москва 16.03. 2013
   

В связи с отсутствием в пункте отправления авиа- и железнодорожных билетов на 16


марта 2013 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

Разрешить экономисту Кондратьеву А.С., командированному в г. Красноярск (период


командировки с 14 марта по 16 марта 2013 года), выбыть из места командировки 17 марта 2013


года.

Директор   А.В. Львов
     

8. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить командировочные расходы, если сотрудник задержался в командировке

Возмещаемые расходы

Направляя сотрудника в командировку, организация обязана возместить ему:

  • стоимость проезда;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома администрации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ, а также в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Продление командировки

Командировка автоматически продлевается, если сотрудник не может вернуться к месту постоянной работы по объективным причинам. Например, если он заболел или задержался в пути из-за плохих погодных условий, поломки транспорта и т. п.

Задержка в пути

Задержка командированного сотрудника в пути должна быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т. п.). За время вынужденной задержки организация обязана:



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 22.92%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.33%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 22.92%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль