Командировочные расходы за счет приглашающей стороны

1192

Вопрос

Как правильно отразить в бухгалтерском учете лечебного учреждения расходы по командировке сотрудника на конференцию в другой город, если оплату командировочных расходов (проезд, проживание,суточные) произведет приглашающая сторона. Нужно издать приказ по кадрам и выдать командировочное удостоверение? Как на эту ситуацию отреагируют проверяющие органы.

Ответ

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). С 8 августа оно действует в редакции постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. При оформлении приказа следует указать что оплату командировочных расходов (проезд, проживание,суточные) произведет приглашающая сторона.

Следует отметить,что в локальном акте учреждения (в положении о командировочных расходах) можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Что касается суточных и других расходов, произведенных с разрешения или ведома администрации организации,они представляют собой возмещение работнику расходов, связанных с его проживанием вне постоянного места жительства (статья 168 ТК РФ). Поскольку суточные выплачиваются дополнительно к сумме возмещения расходов на проживание, чаще всего их отождествляют именно с компенсацией расходов на питание. Однако суточные — это компенсация не только расходов на питание, но и любых других расходов, возникающих в связи с временным проживанием вне дома (например, расходов на междугородние переговоры, химчистку и глаженье одежды, оплату услуг носильщика). Перечень подобных расходов законодательно не утвержден. Следовательно, оплата принимающей стороной проезда, проживания,суточных не лишает командированного работника права на получение суточных и других расходов, произведенных с разрешения или ведома администрации организации, в которой он работает. Более того, подобная ситуация не приведена ни в Трудовом кодексе, ни в Положении. Значит, работнику, проживание, питание и суточные которого во время командировки организует и оплачивает принимающая сторона, суточные и дополнительные расходы выплачиваются в учреждении с разрешения или ведома администрации.
Обоснование
 

1.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Организации госсектора могут по собственному выбору:

Стоит отметить, что унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму.

Служебная записка

Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не обязательно.

Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

2.Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам определяются:

Федеральные бюджетные и автономные учреждения могут установить повышенный размер возмещения за счет средств от деятельности, приносящей доход, а федеральные казенные учреждения и другие ПБС – за счет экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). Прописать порядок и повышенный размер возмещения в этом случае нужно в локальном акте. Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Ситуация: должна ли организация оплатить сотруднику суточные, проезд и проживание за время нахождения в служебной командировке. Сотрудник по своей вине не выполнил порученное ему задание

Да, должна.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплату ему выплачивать не нужно (ч. 3 ст. 157 ТК РФ). Однако оплата проезда, суточных и проживания за время командировки не является вознаграждением за труд. Это не зарплата, а компенсация (ст. 129 ТК РФ). Возместить данные расходы надо независимо от того, выполнил сотрудник служебные обязанности или нет (ст. 168 ТК РФ).

Подтверждает такой вывод Роструд в письме от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

Средний заработок

За время командировки за штатным сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Средний заработок по командировке выплачивайте за все дни работы сотрудника по графику, установленному для него. В том числе за дни, когда командировочный находится в пути или вынужденно задерживается (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Средний заработок за время командировки выплачивайте вместе с зарплатой. Это следует из абзаца 4 пункта 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

3.Из статьи журнала «Учет в образовании» № 9, Сентябрь 2015

Правила оформления командировок скорректированы

Срок подтверждают проездные документы

Важный документ

Положение о направлении работников в служебные командировки скорректировано постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). С 8 августа оно действует в редакции постановления № 771.

Ранее в пункте 7 Положения № 749 говорилось, как подтвердить период командировки, в которую работник ездил на личном транспорте. Теперь речь идет и о поездке на служебном транспорте, а также на машине третьего лица, которую работник использовал на основании доверенности.

Согласно поправкам, на использование любого транспорта необходимо письменное разрешение работодателя.

Как и прежде, фактический срок пребывания в месте командирования указывают в служебной записке. Работник должен ее представить по возвращении из командировки. К записке следует приложить документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

От количества дней командировки зависит сумма суточных, полагающихся работнику

Это могут быть:

  • путевой лист;
  • маршрутный лист;
  • счета;
  • квитанции;
  • кассовые чеки;
  • иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

В прежней редакции пункта 7 Положения № 749 не упоминался маршрутный лист, а также иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля.

Если проездных документов нет

Согласно поправкам, в случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердят документы о найме жилого помещения в месте командирования.

Если работник останавливался в гостинице, он может представить квитанцию (талон). Или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание гостиничных услуг. Главное, чтобы он содержал сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 (далее – Правила № 490). Это:

Совет

Контрагент может указать в служебной записке название своей организации, дату прибытия и убытия сотрудника, поставить подпись и печать

  • наименование исполнителя (для ИП – фамилия, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
  • фамилия, имя, отчество потребителя;
  • сведения о предоставленном номере (месте в номере);
  • цена номера (места в номере);
  • другие необходимые данные на усмотрение исполнителя.

Если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья

Положением № 749 предусмотрен и тот случай, когда у работника нет ни проездных документов, ни каких-либо бумаг, подтверждающих проживание по месту командирования. Тогда можно представить служебную записку и (или) другой документ, в котором указан фактический срок пребывания работника в другом городе. Надо, чтобы в таком документе принимающая сторона подтвердила даты прибытия работника к месту командирования и убытия.

Журналы учета командировок можно не вести

Документ

Формы журналов учета, связанных с командировками работников, утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

С 8 августа учреждения больше не обязаны вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Не надо вести и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8, где говорилось о необходимости такого учета. Правда, формы журналов по-прежнему считаются действующими, поэтому образовательная организация может и дальше их применять.

На заметку

Даже если командировка однодневная, расходы можно признать

Проанализировав нормы Положения № 749, а также Налогового кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, чиновники пришли к такому выводу. Если работник вернулся из однодневной командировки, расходы, связанные с возмещением ему затрат и подтвержденные документально, учреждение вправе включить в состав прочих расходов. Об этом сказано в письме Минфина России от 16 июля 2015 г. № 03-03-07/40892.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль