КОСГУ на оплату командировки

124

Вопрос

Помогите, пожалуйста, в следующем вопросе.Мы казенное учреждение.В связи с производственной необходимостью два сотрудника осуществили командировку-выездную проверку в течение одного дня с выездом на место (в другой город) на личном автомобиле одного их них.После поездки на следующий день сотрудником был предоставлен авансовый отчет и служебная записка по расчету понесенных затрат на ГСМ (расчет расхода + чеки с заправок).Суточные я не оплачиваю, т.к. командировка была осуществлена в течение одних суток.Каким образом, я могу оплатить проезд по КОСГУ 222? Разрешено ли это для нашего учреждения? Что принимать к оплате? Достаточно ли кассовых чеков и служебной записки?

Ответ

Использовать личный автомобиль сотрудника можно, выплачивая ему специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. При этом положения статьи 188 Трудового кодекса РФ не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, учреждение вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.12.2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-западного округа от 21.10.2008 г. № А56-40623/2007. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16.05.2005 г. № 03-03-01-02/140.

Фактическое использование личного автомобиля в командировке могут подтвердить путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта. Об этом сказано в пункте 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Расходы на компенсацию за использование личного автотранспорта отражайте по подстатье КОСГУ 212 "Прочие выплаты".

Исходя из экономического содержания хозяйственных операций, возмещение расходов сотрудника на ГСМ в командировке на личном автотранспорте следует отражать по статье КОСГУ 340 "Увеличение стоимости материальных запасов". Такой порядок следует из раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н.

Обоснование
 

Из рекомендации

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как отнести расходы на статьи (подстатьи) КОСГУ

В государственных (муниципальных) учреждениях все доходы и расходы распределяются в соответствии с классификацией операций сектора государственного управления (КОСГУ). Статьи (подстатьи) КОСГУ едины для всех уровней бюджетов. Об этом сказано в статье 23.1 Бюджетного кодекса РФ, части 5 статьи 30 Закона от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ, разделе I указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

В настоящее время порядок применения статей (подстатей) КОСГУ установлен в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

КОСГУ группирует операции в зависимости от их экономического содержания и состоит из следующих групп:

100 – «Доходы»;

200 – «Расходы»;

300 – «Поступление нефинансовых активов»;*

400 – «Выбытие нефинансовых активов»;

500 – «Поступление финансовых активов»;

600 – «Выбытие финансовых активов»;

700 – «Увеличение обязательств»;

800 – «Уменьшение обязательств».

Об этом сказано в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Из справочника

Отнесение расходов на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ 

Вид расходов Статья (подстатья) КОСГУ Подтверждающие документы
Компенсации, выплаты, обусловленные статусом сотрудников*

<…>
Подстатья 212 «Прочие выплаты»* Раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н
Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей*
<…>
Приобретение (изготовление) материальных запасов*
<…> Статья 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»* Раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н
Приобретение ГСМ*
<…>

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Иногда в деятельности учреждения возникает ситуация, когда сотрудник вынужден использовать личное имущество в служебных целях. Это может быть компьютер, телефон, факс и т. д. То есть фактически сотрудник сдает их учреждению в аренду.

Отсюда возникает вопрос, как правильно оформить отношения с сотрудником и выплатить ему вознаграждение за использование имущества.

Возможны два варианта:

Назначить сотруднику компенсацию – эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ).*

Заключить с сотрудником договор аренды.

Из постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Об особенностях направления работников в служебные командировки

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).*

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.*

Из статьи журнала «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ », № 2, февраля 2015

Компенсацию сотруднику за личное имущество нужно прописать в соглашении

А.С. Мамонтов, юрист

Арбитры считают, что если сотрудник использует личное имущество в интересах работодателя, то начисляемая ему за это компенсация не облагается взносами в размере, определяемом соглашением*. О том, как оформить такие выплаты, – расскажем.

Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 декабря 2014 г. № 13АП-25449/2014.

Что можно использовать

На практике довольно часто возникают ситуации, когда работники используют свое личное имущество в служебных целях. Например, когда у учреждения недостаточно собственных средств для приобретения определенных инструментов, оборудования или иных технических материалов.

Кроме того, если сотрудник работает дома, он может использовать свой компьютер, принтер, сканер, факс, сотовый телефон, ездить по поручениям на собственном автомобиле или ином транспорте. Для образовательных учреждений самый часто встречающийся пример – педагог, который приходит к детям, обучающимся на дому, и использует, например, свой личный планшет или ноутбук.

При этом используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре. Так, компенсация за использование личной машины выплачивается, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, а за использование мобильного телефона – при частых переговорах с клиентами.

ФСС России в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 также напомнил, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Но при этом обязательно наличие документов, подтверждающих, что расходы сделаны работником именно в служебных целях.

Документальное оформление

Расчеты с работниками, личное имущество которых используется в интересах учреждения, могут совершаться посредством:

начисления и выплаты компенсации;*

заключения договора аренды или договора безвозмездного пользования.

Заключаем соглашение

Статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение расходов, связанных с использованием, износом (амортизацией) личного имущества работника в служебных целях.

Для реализации права на такую компенсацию должны соблюдаться следующие условия:

получено согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника;

заключено допсоглашение к трудовому договору об установлении размера и порядка выплаты компенсации.

В таком документе нужно отразить:

наименование личного имущества;

характеристики, отличительные признаки имущества (например, марку автомобиля, компьютера, мобильного телефона, год его выпуска, серийный номер и др.);

состояние имущества, стоимость на момент заключения соглашения, а также условия обслуживания;

порядок, размер и сроки выплаты компенсации (по причине износа имущества в процессе его использования);

порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества, и подтверждения таких расходов; › |

› | Работодатель может оплачивать расходы на обслуживание в связи с использованием имущества сотрудника в служебных целях сам или возмещать сотруднику его затраты.

основания права собственности на имущество (если это возможно) (например, договор купли-продажи, товарный чек).*

Если же решение об использовании имущества сотрудника в рабочих целях принимается при его трудоустройстве в учреждение, то прописать выплату и размер компенсации можно в отдельном пункте трудового договора при его заключении.

Стороны трудового договора вправе договориться между собой о выплате компенсации в любом размере. Ведь в данном случае трудовым законодательством ограничения не установлены.

Отметим, что имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться им по доверенности.

Договор аренды

Учреждение может заключить с работником договор аренды его имущества (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). Но, согласно пункту 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ, обязательно в письменной форме.

При заключении договора аренды имущество предоставляется работодателю за плату во временное владение и пользование или просто во временное пользование.

В договоре нужно указать: объект арендуемого имущества, его характеристики и порядок использования; права и обязанности сторон, предусмотренные статьей 606 Гражданского кодекса РФ; срок аренды; порядок, условия и сроки внесения арендной платы, ее размер.

Если в договоре не будет прописано, что имущество передается во временное владение и (или) пользование работодателя за определенную плату, то он может быть квалифицирован как договор другого вида. В соответствии с пунктом 2 статьи 616 Гражданского кодекса РФ работодатель, являющийся арендатором, обязан (если иное не установлено законом или договором аренды):

поддерживать имущество в исправном состоянии;

производить за свой счет его текущий ремонт;

нести расходы на содержание имущества.

Возможны два варианта аренды транспортного средства: с экипажем и без него. И в зависимости от выбора будет установлена компенсационная выплата.

Договор безвозмездного пользования

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона (в данном случае – работник) передает имущество в безвозмездное пользование другой стороне (работодателю). В свою очередь работодатель обязуется вернуть имущество в том состоянии, в котором он его получил с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. › |

› | К договору безвозмездного пользования применяются правила, аналогичные правилам договора аренды (п. 2 ст. 689 Гражданского кодекса РФ). Однако отличительной особенностью такого договора является освобождение арендатора от платы за пользование имуществом.

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами в ФСС России и на травматизм. Такое разъяснение дали специалисты фонда в письме № 14-03-11/08-13985.

Однако чиновники Минтруда России полагают, что если сотрудник для работы использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то на выплаченную ему компенсацию, проведенную в учете, учреждение обязано начислить страховые взносы (письмо от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92). Они обосновывают это следующим. Транспортное средство, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом. А возмещать сотруднику расходы на чужое имущество работодатель не обязан. Поэтому такое возмещение не может считаться компенсацией, выплачиваемой в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Однако у арбитров по этому вопросу иная точка зрения. Так, определением ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14 подтверждено, что сумма компенсации за использование транспорта, которым работник управляет по доверенности, не должна включаться в базу для начисления взносов.

Учтите: руководствоваться арбитражной практикой в данном случае рискованно. Скорее всего, свою позицию придется отстаивать в суде.

Зато с суммы арендной платы за личное имущество взносы уплачивать точно не нужно. Так как к объекту обложения взносами не относятся выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности (или иных вещных прав на имущество), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗп. 1 ст. 5п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

По общему правилу, предусмотренному пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, с компенсации за использование работником личного имущества на службе НДФЛ не удерживается. С этим согласился и Минфин России в письме от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Но сделать это можно лишь в пределах норм. Правда, утверждены они Правительством РФ только для личных легковых автомобилей и мотоциклов (постановление от 8 февраля 2002 г. № 92). › |

› | Для целей исчисления налога на прибыль норма расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля зависит от рабочего объема двигателя транспортного средства. Если его объем не превышает 2000 куб. см, норма равна 1,2 тыс. руб. в месяц, если превышает – 1,5 тыс. руб.

Важно запомнить
Учреждение обязано выплачивать компенсацию, только если использует имущество сотрудника в своих интересах. Конкретный размер такой компенсации определяется соглашением.

Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА- 2015», 2015

Компенсация за использование личного имущества работников

4.1 Компенсация за использование личного имущества работников

Если работник тратится в интересах компании, та должна компенсировать ему потраченное. Это могут быть, например, как командировочные расходы, так и компенсация за использование имущества работников.* С этой компенсации мы и начнем.

Чаще всего компания платит своему работнику за то, что «привлекает к работе» его личный автомобиль.

4.1.1 Компания использует автомобиль своего сотрудника

Общие правила. Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства (подробнее об этом читайте в разделе 12.3. «Аренда автомобиля»), но и выплачивая ему специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен письменно определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией.* Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно. При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.*

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Этих документов достаточно.

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать от вас предъявить путевые листы на личные машины. При этом они руководствуются письмами МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419иМинфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63.

В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.*

Из статьи журнала «Учет в казенных учреждениях», № 5, мая 2013

Компенсация за использование личного имущества работника: налоговый аспект

Документ:
Письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.

Что изменилось:
Компенсация работникам за использование личного имущества в служебных целях не включается в их доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, пояснили специалисты главного финансового ведомства.

Размер компенсации за использование сотрудником в работе своего личного имущества устанавливается по соглашению сторон трудового договора.

Нормы компенсации

Компенсационные выплаты в пределах действующих норм не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Такая норма закреплена в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Но поскольку Налоговый кодекс РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их принятия, то в этом случае нужно руководствоваться трудовым законодательством.

А оно позволяет устанавливать нормы компенсации по соглашению сторон трудового договора, что зафиксировано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное подтверждение

При этом работодателю необходимо иметь в наличии документы:

подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;

обосновывающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчеты компенсаций.

Понадобятся и документы, которые доказывают суммы расходов, произведенных работником в связи с использованием своего имущества по делам учреждения.*

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль