Командировка на личном транспорте

97

Вопрос

Спасибо за ответ. Но хотелось бы уточнить еще раз следующее:На сколько неверным будет плата за проезд в служебную командировку сотруднику (в нашем случае, это оплата ГСМ) по КОСГУ 222 "транспортные услуги".Компенсация за использование личного авто выплачиваться не будет (по решению сторон).Еще раз уточняю потому, что оплата за аналогичную ситуацию прошла в 2014 г. по КОСГУ 222. Смогу ли я отстоять нашу позицию или нет шансов?С уважением,Людмила

Ответ

Организация обязана возместить сотруднику:

расходы на проезд до места командировки и обратно;

расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);

стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;

стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749.

В случае убытия сотрудника в командировку на личном транспорте перечисленных расходов по проезду у него не возникает. Однако при этом им производятся такие расходы в пути следования, как оплата ГСМ, услуг автостоянки, шиномонтажа и прочие затраты. Кроме того, автотранспорт изнашивается.

Отношения между сотрудником и работодателем, использующим личный автотранспорт сотрудника в служебных целях, по возмещению вышеуказанных затрат можно оформить либо приказом с указанием выплаты определенной суммы компенсации, либо заключением договора аренды автомобиля с выплатой арендной платы в размере, установленном сторонами договора.

Учет возмещения денежных средств на приобретение ГСМ отражен в рекомендации №3.

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:

расходы на проезд до места командировки и обратно;

расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);

стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;

стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 1112, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.*

Кроме того, при покупке билетов сотрудник может оплатить полис добровольного страхования пассажиров (страховка в авиабилетах). Такие затраты работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами (например, коллективным договором или Положением о командировках). Это следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);

на оформление обязательной медицинской страховки;

по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;

по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;

по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФПоложение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Размер и порядок возмещения расходов на проезд в командировку определяются:

для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;

для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий), полученной в процессе исполнения сметы или плана финансово-хозяйственной деятельности;

средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичной позиции придерживаются специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях.

Главбух советует: учитывая нестабильную экономическую обстановку, оформлять приказ на долгосрочный период (например, на год) о возмещении данных расходов в повышенном размере за счет средств от приносящей доход деятельности, а тем более за счет экономии бюджетных средств, не следует.

Ведь может сложиться ситуация, когда по приказу учреждение обязано возместить расходы на проезд в увеличенном размере, а по факту на это нет средств (например, нет доходов от платной деятельности). Давать распоряжение на возмещение расходов в повышенном размере за счет данных источников целесообразно отдельными приказами по каждой командировке. Определить нормы возмещения руководитель учреждения может прямо в приказе о направлении сотрудника в служебную командировку или в отдельном приказе (убедившись заранее в том, что средства на это есть). А в учетной политике и других локальных актах этот порядок можно прописать так: расходы на проезд в командировку возмещаются по нормам, определенным Правительством РФ. При наличии на момент командировки средств от платной деятельности по решению руководителя размер возмещения может быть увеличен до ____ руб., но не более суммы фактически понесенных расходов.

Порядок возмещения расходов на проезд для командированных государственных гражданских служащих определяйте с учетом положений Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 (для федеральных служащих) и нормативно-правовых актов субъекта РФ (для служащих субъекта РФ) (п. 8 ч. 1 ст. 52 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Чтобы возместить расходы на проезд сотруднику (госслужащему), нужно получить от него проездные документы: билеты, квитанции, чеки и т. д. (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749п. 22 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). А если сотрудник учреждения ездил в командировку на личном или служебном транспорте, должна быть служебная записка и оправдательные документы: путевой лист, квитанция гостиниц (п. 7Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть такие документы, которые подтвердят расход топлива и то, что сотрудник (служащий) был в командировке.*
Для федеральных гражданских служащих также установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы на личном или служебном транспорте. Это:

решение представителя нанимателя (руководителя) о направлении в служебную командировку на служебном или личном транспорте;

документы, определяющие маршрут следования транспорта (маршрутные или путевые листы, кассовые чеки, квитанции);

при использовании личного транспорта еще и служебная записка (рапорт, заявление) о фактическом сроке пребывания в командировке.

Об этом сказано в пункте 2 перечня, утвержденного приказом Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н.

2. Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Командировочные расходы

Помимо среднего заработка, учреждение компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее об этом см.:

Как рассчитать суточные;

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки;

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования.

КОСГУ

Выплату сотрудникам компенсации командировочных расходов отражайте по:

подстатье КОСГУ 212 – суточные;

подстатье КОСГУ 226 – расходы на проживание;

подстатье КОСГУ 222 – стоимость проезда, постельных принадлежностей, комиссионных и других (например, сервисных) сборов.*

Причем если проживание и проезд учреждение оплачивает само (по договору, контракту), то расходы отразите по тем же статьям КОСГУ.

Такой порядок установлен в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

3. Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

Бухучет: приобретение ГСМ

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505). К авансовому отчету сотрудник должен приложить кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. здесь.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Топливо учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.*

Если входной налог можно принять к вычету, его сумму в стоимость ГСМ не включайте. Учтите ее отдельно на счете 0.210.12.000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23100224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как учесть НДС при налогообложении, см. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– выданы под отчет деньги для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).*

Такой порядок установлен пунктами 234984 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00201.34208.00забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете казенного учреждения расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет*

Экономист казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 13 июля сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2500 руб. 15 июля Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. По данным путевого листа:

остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;

остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;

за время командировки пробег автомобиля – 700 км (в т. ч. по трассе – 600 км, по г. Владимиру – 100 км).

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными враспоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 15 процентов;

надбавка за использование кондиционера – 7 процентов.

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

нормативный расход бензина по трассе – 83 литра (0,01 × 13 л/100 км × 600 км × (1 + 0,01 × 7%));

нормативный расход бензина по г. Владимиру – 16 литров (0,01 × 13 л/100 км × 100 км × (1 + 0,01 × (7% + 15%));

общий нормативный расход бензина – 99 литров (83 л + 16 л);

фактический расход бензина – 110 литров (5 л + 110 л – 5 л).

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

13 июля:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина).*

15 июля:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы.

В конце месяца (июля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;*

Дебет КДБ.1.401.10.172 Кредит КРБ.1.105.33.4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль