Оформление авансового отчета

926

Вопрос

Есть вопрос, помогите, пожалуйста, разобраться. Авансовый отчет №1 составлен в сентябре, на 1 октября у подотчетного лица образовался перерасход. Перерасход выдан в октябре (04.10.2015г.), но в октябре есть еще авансовый отчет №2 (20.10.2015г.). В каком авансовом отчете следует отразить выдачу перерасхода в Сведениях о внесении остатка, выдаче перерасхода (№1 и №2)? А если а/о №2 нет в октябре, а будет позже? Спасибо.

Ответ

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов (ф. 0504505) делаются записи в журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071). Такие записи в журнале нужно делать в следующем порядке.

Записи о расходах подотчетника переносятся согласно утвержденному авансовому отчету. Записи о выдаче аванса и погашении остатка неиспользованного аванса (возмещении перерасхода) делаются в журнале на основании первичных документов (в частности, приходных (ф. 0310001) и расходных (ф. 0310002) кассовых ордеров). То есть данные из авансового отчета используются только для отражения расходов.

Остаток, отраженный в авансовом отчете № 1, должен соответствовать остатку по журналу операций «Расчеты с подотчетными лицами» на 01.10.2015, следовательно, выдачу суммы перерасхода следует отразить в следующем авансовом отчете № 2. В случае отсутствия в октябре авансового отчета № 2, остаток переходит на ноябрь месяц и выдача суммы перерасхода должна быть отражена в ноябре и т.д.

Обоснование
 

1.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505) (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Ситуация: Нужно ли в таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) отражать проводки по выдаче аванса

Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве нет. Из толкования закрепленных норм следует, что отражать такие проводки на лицевой стороне авансового отчета не нужно. Давайте разбираться почему.

Для отражения информации о выданных авансах предназначено поле «Получен аванс» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505). Но о том, какие конкретно проводки следует отражать на лицевой стороне отчета, в таблице «Бухгалтерская запись» и Методических указаниях по заполнению этой формы не сказано.

В то же время итоговая строка в таблице «Бухгалтерская запись» лицевой стороны авансового отчета (ф. 0504505) подразумевает суммирование данных по соответствующему столбцу (строка «Итого»). А значит, при указании в таблице «Бухгалтерская запись» проводок по выдаче аванса и его расхода в графе «Итого» будет отражена общая сумма выданного аванса и расходов по авансовому отчету. Данный показатель будет являться несопоставимым по отношению к другим показателям бухучета.

Кроме того, из Методических указаний по заполнению журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) можно сделать вывод, что указывать проводки по выдаче (возврату) денег в авансовом отчете не нужно.

Так, на основании утвержденных руководителем авансовых отчетов (ф. 0504505) делаются записи в журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071). Такие записи в журнале нужно делать в следующем порядке. Записи о расходах подотчетника переносятся согласно утвержденному авансовому отчету. Записи о выдаче аванса и погашении остатка неиспользованного аванса (возмещении перерасхода) делаются в журнале на основании первичных документов (в частности, приходных (ф. 0310001) и расходных (ф. 0310002) кассовых ордеров). То есть данные из авансового отчета используются только для отражения расходов. Это следует из Методических указаний к форме № 0504071, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что указывать проводки по выдаче подотчетных сумм в таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) некорректно. Достаточно в поле «Получен аванс» указать дату и номер расходного кассового ордера.

При этом в связи с отсутствием утвержденного порядка заполнения таблицы «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) учреждение вправе определить его самостоятельно. Выбранный порядок закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

2.Из правовой базы

ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ от 30.03.2015 № 52н

Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению

Авансовый отчет

Авансовый отчет (ф.0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф.0504505) и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету (ф.0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет (ф.0504505) утверждаются руководителем учреждения или лицом им уполномоченным.

На оборотной стороне Авансового отчета (ф.0504505) графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Журнал операций по счету "Касса"

Журнал операций по счету "Касса" применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения и операций с ними. Записи в Журнале операций по счету "Касса" производятся ежедневно на основании отчета кассира, сформированного по видам валют. В Главную книгу (ф.0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в Журнале операций по счету "Касса", за исключением операций по получению наличных денежных средств со счетов учреждений и операций по внесению наличных денег из кассы учреждения, которые отражены в Журнале операций с безналичными денежными средствами.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения операций с подотчетными лицами учреждения (по движению денежных средств, принятию подтвержденных документами расходов подотчетного лица).Записи в Журнал операций расчетов с подотчетными лицами отражаются на основании утвержденных руководителем учреждения Авансовых отчетов, первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих получение (возврат) подотчетным лицом денежных средств, иных документов, оформляющих операции по указанным расчетам.

По каждой строке графы "Наименование показателя" Журнала операций расчетов с подотчетными лицами записываются фамилия подотчетного лица, его инициалы, суммы выданных денежных средств (аванса, возмещения принятого перерасхода), суммы расхода согласно утвержденного Авансового отчета, суммы возвращенного подотчетным лицом (погашенного) остатка неиспользованных денежных средств (аванса).

При отражении расчетов с подотчетным лицом в иностранной валюте, в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе "Наименование показателя" приводится запись: "в рублевом эквиваленте".

В Главную книгу (ф.0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету "Касса".



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль