Удержание подотчетных сумм

106

Вопрос

Подотчетное лицо не отчиталось за выданные денежные средства на транспортные услуги по 222 статье, в декабре по приказу и с согласия подотчетного лица мы удерживаем эту сумму из заработной платы сотрудника. написали в казначейство письмо об уточнении платежа с 211 на 222, казначейство отказывается ссылаясь на инструкцию, где сказано, что уточнению подлежат суммы ошибочно произведенного расхода. в нашем же случае расход был произведен на законных основаниях. Вопрос - как заставить казначейство произвести передвижку кассового расхода?

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 14.12.2015«Подотчетное лицо не отчиталось за выданные денежные средства на транспортные услуги по 222 статье, в декабре по приказу и с согласия подотчетного лица мы удерживаем эту сумму из заработной платы сотрудника. написали в казначейство письмо об уточнении платежа с 211 на 222, казначейство отказывается ссылаясь на инструкцию, где сказано, что уточнению подлежат суммы ошибочно произведенного расхода. в нашем же случае расход был произведен на законных основаниях. Вопрос - как заставить казначейство произвести передвижку кассового расхода? »

Отвечает Галина Нефедова, эксперт

Заставить орган Федерального казначейства произвести передвижку кассового расхода в рассматриваемой ситуации нельзя.
Согласно пункту 2.5.3 Порядка № 8н, бухгалтер учреждения вносит исправления в учетные записи для изменения КБК по произведенным операциям в двух случаях.

Во-первых, если изменилась структура КБК. Такая корректировка может быть внесена нормативным актом Минфина России или финансового органа субъекта РФ (муниципального образования) в соответствии с установленными Бюджетным кодексом полномочиями.

Во-вторых, если получатель бюджетных средств указал в заявке на кассовый расход неверный КБК. Или такую же ошибку допустил финансовый орган в расчетном документе. Бухгалтер может исправить учетную запись, если ошибка не влечет создания нового бюджетного обязательства.

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 и пункта 1 приложения 1 к приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке.

Поэтому в рассматриваемой ситуации внесите исправления в регистры бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н способом "красное сторно":

Дебет 0.302.11.830 Кредит 0.304.03.730
– сторнировано удержание из зарплаты сотрудника неподтвержденной документами подотчетной суммы.

Исправление оформите первичным учетным документом – справкой (ф. 0504833). В справке отразите:

обоснование внесения исправлений;

наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер (при наличии), период, за который он составлен.

Затем сотрудник должен денежные средства вернуть в кассу учреждения наличными.
Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:

Дебет 0.201.34.510 Кредит 0.208.22.660 - внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Обоснование
 

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как сотрудник должен вернуть неизрасходованные подотчетные суммы

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и пункта 1 приложения 1 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.*

Из рекомендации «Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет»

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

В учете казенных учреждений:

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств КИФ.1.201.34.510  КРБ.1.208.ХХ.660
Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель учреждения издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.*

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с удержанием из зарплаты сотрудника невозвращенных в срок подотчетных сумм, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При удержании из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных суммсделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Удержана из зарплаты сотрудника не возвращенная всрок подотчетная сумма КРБ.1.302.ХХ.830 КРБ.1.304.03.730
2. Погашена задолженность подотчетного лица КРБ.1.304.03.830  КРБ.1.208.ХХ.660
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета

Поскольку в приложении 1 к Инструкции № 162н корреспонденция счетов 304.03 и 208.00 не приведена, ее следует согласовать:

с финансовым органом;

с главным распорядителем бюджетных средств;

с Казначейством России.*

Такой порядок установлен пунктами 284108 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 208.00302.00304.03).

Следует учитывать, что при удержании подотчетных сумм из зарплаты сотрудника восстановление кассовых расходов на лицевом счете учреждения не отразится. Поэтому учреждению необходимо обратиться в Казначейство России для восстановления произведенных учреждением расходов с подстатьи КОСГУ 211 на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ.*

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как исправить ошибки в бухучете и отчетности

Как правило, ошибкой признают неправильное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности. Так же оценивают ситуацию, когда операции вовсе не были зафиксированы в учете. Проще говоря, если вы по своей вине сделали неверные проводки или вовсе не отразили операцию, неправильно заполнили отчетность, то это ошибка.

Ошибки могут возникнуть по разным причинам:

неправильно применяют законодательство о бухучете;

неверно используют учетную политику;

допускают неточности в вычислениях;

неправильно классифицируют и оценивают факты хозяйственной деятельности;

должностные лица совершают недобросовестные действия.

Основание для исправлений

Исправления оформляйте первичным учетным документом – Бухгалтерской справкой (ф. 0504833) на основании документов, которые не были проведены в нужном отчетном периоде (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В Бухгалтерской справке отразите:

почему вносите исправления (т. е. дайте обоснование);

наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер (при наличии), период, за который он составлен.*

Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 718 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для отражения в бухучете операций, указанных в Бухгалтерской справке, главный бухгалтер (руководитель структурного подразделения) делает отметку в разделе «Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету». Такой порядок установлен вМетодических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Порядок исправления

Порядок исправления ошибки в регистрах бухучета зависит от ее характера. Если бухгалтер оформил неправильную проводку или излишне начислил какие-либо суммы – исправления вносите способом «красное сторно», если не доначислил – дополнительной бухгалтерской записью.

Исправления в электронный регистр вносит сотрудник, ответственный за его формирование (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого в бухгалтерской программе нужно сделать Бухгалтерскую справку (ф. 0504833).

В бухучете исправления отражайте в зависимости от того, в какой момент была обнаружена ошибка – до момента представления отчетности или после.*

Из приказа Казначейства России от 10.10.2008 № 8Н

О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций... (с изменениями на 6 сентября 2013 года)

2.5. Отражение операций по кассовым выплатам и кассовым поступлениям на лицевых счетах

2.5.3. Клиент вправе в пределах текущего финансового года уточнить операции по кассовым выплатам и (или) коды бюджетной классификации, по которым данные операции были отражены на лицевом счете клиента. Для уточнения указанных операций и кодов бюджетной классификации по операциям клиент представляет в Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа согласно приложению N 8 к настоящему Порядку (код формы по КФД 0531809).
Внесение в установленном порядке изменений в учетные записи в части изменения кодов бюджетной классификации по произведенным клиентом кассовым выплатам возможно в следующих случаях:

- при изменении на основании нормативных правовых актов Министерством финансов Российской Федерации или финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) в соответствии с установленными Бюджетным кодексом Российской Федерации полномочиями принципов назначения, структуры кодов бюджетной классификации;- при ошибочном указании получателем бюджетных средств (администратором источников финансирования дефицита бюджета) в Заявке или финансовым органом в расчетном документе кода бюджетной классификации, на основании которого была отражена кассовая выплата на его лицевом счете, в случае если указанная ошибка не влечет создания нового бюджетного обязательства.*

Из статьи журнала «УЧЕТ В КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 9, сентябрь 2015

Как уточнить кассовые расходы

С.К. Штейнерт, эксперт по бюджетному учету

При оформлении платежных документов бухгалтеру казенного учреждения часто приходится вносить исправления в данные об операциях, совершенных ранее. На практике такие корректировки чаще всего связаны с применением КОСГУ, целевой статьи или вида расхода. Нередко они требуют и изменений в бюджетной смете. Давайте рассмотрим установленный порядок.

Если изменилась кассовая выплата

Учреждение вправе уточнить кассовые выплаты или коды бюджетной классификации (КБК) по ним, но только в пределах текущего финансового года. По кассовым операциям, произведенным в предыдущие годы, исправления не вносят. Это регламентировано пунктом 2.5.3 Порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н (далее – Порядок № 8н).

Когда можно уточнить расход

Согласно пункту 2.5.3 Порядка № 8н, бухгалтер учреждения вносит исправления в учетные записи для изменения КБК по произведенным операциям в двух случаях.

Во-первых, если изменилась структура КБК. Такая корректировка может быть внесена нормативным актом Минфина России или финансового органа субъекта РФ (муниципального образования) в соответствии с установленными Бюджетным кодексом РФ полномочиями.

Во-вторых, если получатель бюджетных средств (администратор источников финансирования дефицита бюджета) указал в заявке на кассовый расход неверный КБК. Или такую же ошибку допустил финансовый орган в расчетном документе. Бухгалтер может исправить учетную запись, если ошибка не влечет создания нового бюджетного обязательства.*

Для внесения исправительных записей необходимо, чтобы на лицевом счете получателя бюджетных средств оставался свободный остаток лимитов бюджетных обязательств и предельных объемов финансирования по КБК, на который кассовые выплаты должны быть отнесены. Для администратора источников финансирования на лицевом счете остаток бюджетных ассигнований по необходимому КБК должен оставаться после проведения процедур санкционирования оплаты денежных обязательств.

Как внести поправки в кассовые выплаты

› | Пример заполнения Уведомления об уточнении вида и принадлежности платежа приведен в разделе «Формы».

Такой документ обычно формируют с помощью бухгалтерской программы, а затем загружают в информационную систему органа казначейства. Большинство современных программ содержит форматы и настройки, которые позволяют максимально автоматизировать этот процесс.

ОФК обрабатывает полученные уведомления и, согласно представленной информации, отражает операции по уточнению КБК в бюджетном учете (приказ Минфина России от 18 декабря 2013 г. № 125н).

Копия Уведомления возвращается в бухгалтерию учреждения вместе с выпиской с соответствующего лицевого счета, на котором были произведены исправления.

Каков порядок внесения изменений в смету

На практике уточнение кассовых расходов зачастую требует исправления данных в бюджетной смете. Подробнее о ее планировании и формировании читайте в статье на стр. 24.

Порядок внесения изменений в бюджетную смету казенного учреждения определен в Общих требованиях, утвержденных приказом Минфина России от 20 ноября 2007 г. № 112н.

Учреждение вправе внести корректировки, если изменился объем лимитов и были перераспределены сметные назначения:

по кодам КОСГУ, когда корректировка бюджетной росписи главного распорядителя бюджетных средств (ГРБС) и утвержденных лимитов бюджетных обязательств не требуется;

по кодам КОСГУ, которые требуют исправления ранее утвержденных лимитов;

по кодам классификации расходов бюджетов (кроме кодов КОСГУ), если необходимы изменения бюджетной росписи и лимитов;

по дополнительным аналитическим показателям, не изменяющим бюджетную роспись и лимиты.

Как уточнить КОСГУ без изменения сметы
Перераспределяя средства в пределах одного кода КОСГУ для уточнения кассового расхода, учреждение само корректирует обоснования сметных назначений.

Исправление кассовых операций может быть связано с уточнением суммы расходов по КОСГУ. В ряде случаев это не потребует изменения показателей бюджетной росписи и лимитов, утвержденных на текущий год. Если при этом в смете казенного учреждения по статье расходов недостаточно средств, исправления необходимо согласовать. Порядок следующий.

1. Оформите в письменном виде предложение о внесении изменений в утвержденную смету с подробным обоснованием причин.

2. Заполните заявку на изменение сметы по установленной форме (ее утверждает ГРБС). Величину исправлений следует указать в абсолютных суммах в виде отклонений от сметных назначений: со знаком «+» – при увеличении, со знаком «–» – при уменьшении.

3. Представьте выписку с лицевого счета об остатке средств, не использованных на момент подачи заявки. Учтите, что если орган казначейства не подтвердит наличия остатка средств, ГРБС будет вправе отклонить предложение о внесении изменений в смету.

4. Направьте документы главному распорядителю бюджетных средств.

Предложение об уменьшении расходов по кодам КОСГУ будет рассмотрено при условии, что учреждение приняло обязательство не допустить образования кредиторской задолженности по этим расходам. Такое обязательство, как правило, включают в сопроводительное письмо главному распорядителю бюджетных средств.

Далее рассмотрим пример, в котором казенное учреждение переносит кассовый расход с одной статьи КОСГУ на другую.

Пример.

В бюджетной смете управления судебного департамента предусмотрены средства на ремонт по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Учреждение заключило договор, предметом которого является приобретение материалов для ремонтных работ, и оформило заявку на оплату в ОФК по подстатье 225 КОСГУ.

Учреждение заключило договор, предметом которого является приобретение материалов для ремонтных работ, и оформило заявку на оплату в ОФК по подстатье 225 КОСГУ.

ОФК при получении заявки проверил правильность применения классификации расходов бюджета и отклонил ее. Причина – ошибка в применении статьи КОСГУ (приказ Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н). Чтобы произвести оплату по статье расходов 340 КОСГУ, необходимо внести корректировки в утвержденную смету. Перераспределение сметных значений не потребует изменения лимитов бюджетных обязательств. Поэтому управление оформило все необходимые документы (письменное обращение и заявку на изменение сметы). После чего отправило их вместе с выпиской с лицевого счета главному распорядителю бюджетных средств.

В исключительных случаях учреждение может самостоятельно вносить изменения в обоснования (расчеты) сметных назначений. Например, если для уточнения кассового расхода потребовалось перераспределить средства в пределах одного кода КОСГУ: со статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» на статью 310 «Увеличение стоимости основных средств». Но это должно быть отражено в порядке составления, утверждения и ведения смет, утвержденного ГРБС.

Когда бюджетную роспись можно изменить

› | Помните, что любое изменение бюджетных ассигнований и утвержденных лимитов влечет за собой и корректировку показателей бюджетной сметы казенного учреждения. Ведь согласно статье 221 Бюджетного кодекса РФ, показатели сметы должны соответствовать доведенным до учреждения лимитам бюджетных обязательств.

Изменения в смету, требующие исправления показателей бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств ГРБС, утверждают после того, как эти исправления были внесены. При этом в отношении уточненных смет действует тот же порядок утверждения, что и для первоначальных.

Важно запомнить
Учреждение вправе уточнить кассовые выплаты или коды бюджетной классификации по ним, но только в пределах текущего финансового года. Для этого нужно оформить Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа по установленной форме и отправить его в орган Федерального казначейства. На основании полученной информации ОФК внесет необходимые исправления.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль