Подписание товарной накладной заранее

352

Вопрос

Ситуация:Бюджетное учреждение, чтобы сделать заявку на денежные средства (закупка оборудования для инвалидов по программе "Доступная среда") вышестоящая организация и казначейство требуют документы на оплату договор, товарные накладные подписанные (товар получен), хотя на самом деле товар не поставлен.В такой ситуации создается риск о том что если товарные накладные на получение товара директор подписал, фирма может и не поставить товар, сослаться на то что все получено по накладным.Предлагали заключить договор о 100% предоплате, но все равно требуют подписать накладную что товар получен.Правомерно ли требование вышестоящий организации о том что мы должны подписывать товарные накладные, акты выполненных работ за фактически не поставленный товар (не выполненные работы).Что можно сделать в такой ситуации?

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 14.12.2015«Ситуация:
Бюджетное учреждение, чтобы сделать заявку на денежные средства (закупка оборудования для инвалидов по программе "Доступная среда") вышестоящая организация и казначейство требуют документы на оплату договор, товарные накладные подписанные (товар получен), хотя на самом деле товар не поставлен.
В такой ситуации создается риск о том, что если товарные накладные на получение товара директор подписал, фирма может и не поставить товар, сослаться на то, что все получено по накладным.
Предлагали заключить договор о 100% предоплате, но все равно требуют подписать накладную, что товар получен.
Правомерно ли требование вышестоящий организации о том что мы должны подписывать товарные накладные, акты выполненных работ за фактически не поставленный товар (не выполненные работы).
Что можно сделать в такой ситуации?»

Отвечает Ольга Трошина, старший эксперт
Требование вышестоящей организации неправомерны. Исполнение Плана ФХД по расходам предполагает принятие учреждением обязательств (денежных обязательств). Обязательства (денежные обязательства) принимайте к учету в пределах утвержденных плановых назначений. То есть на момент заключения договора поставки у учреждения уже должны быть денежные средства для его оплаты. А закупка предварительно должна быть внесена в план-график закупок.

Первичным документом, подтверждающим поставку товаров, является товарная накладная. Она подписывается сторонами в момент приема-передачи товара. Заранее ее подписывать заказчик не имеет право.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции либо сразу после ее окончания (п.3 статьи 9 Закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ).

Обоснование
 

1.Из рекомендации

Максима Чемерисова, директор департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России

Как проводить закупки товаров (работ, услуг)

Порядок приемки товаров (результатов работ, услуг) заказчик должен установить в контракте.* В том числе прописать порядок проведения экспертизы товаров (работ, услуг) и отдельных этапов исполнения контракта. В ходе проведения экспертизы нужно проверить соответствие товаров (работ, услуг) условиям контракта.

Если по итогам приемки заказчик примет решение о том, что все в порядке, то есть товары поставлены, услуги оказаны, работы выполнены полностью в соответствии с условиями контракта, подписываются документы о приемке. Как правило, это товарная накладная или акт выполненных работ, оказанных услуг. *

Составлять другие документы о том, что товар (работы, услуги) соответствует заявленным требованиям, закон о контрактной системе не требует.

По итогам приемки заказчик может обнаружить недостатки. Например, товары разбиты или испорчены, истек срок годности продуктов питания, услуга оказана не в полном объеме или некачественно. В этом случае документы о приемке не подписывайте, а составьте протокол разногласий, акт расхождений, акт по форме № 0504220. В нем укажите, какие именно выявлены недостатки по количеству, комплектности, объему, качеству или безопасности, не соответствующие требованиям, установленным контрактом.*

2. Статья 9. Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

«Первичные учетные документы

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.* Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.»

3.Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов

Материальные запасы, которые поступают в учреждение, важно правильно оформить и своевременно отразить в учете. При этом соблюдайте два простых правила. Первое – факт поступления и постановки на учет материальных запасов нужно подтвердить первичными документами.* Второе – оприходовать материальные запасы можно только по фактической стоимости. При этом фактическая стоимость, по которой материалы приняты к учету, не изменяется, кроме случаев, установленных законодательством (п. 107 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Поступление по возмездным договорам

Если материальные запасы поступают за плату, от поставщика или грузоотправителя вы получите:

  • расчетные документы (счета, счета-фактуры, накладные и т. п.);*
  • сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, удостоверения качества и т. п.).

При поступлении материальных запасов проверьте, соответствуют ли данные в сопроводительных документах тем, которые предусмотрены условиями договора* (ассортимент, количество, цены, способ и сроки отгрузки и т. д.). Также убедитесь, что все суммы в расчетных документах подсчитаны верно.

Если все в порядке, то составьте приходный ордер (ф. 0504207) В противном случае составьте акт по форме № 0504220. К слову, его нужно оформить, если сопроводительные документы и вовсе отсутствуют. Подробнее здесь.

4. Из статьи журнала «УЧЕТ В ТОРГОВЛЕ», № 7, ИЮЛЬ 2011

Дата составления накладной не совпадает с датой отгрузки

Поставщик, отгружая в адрес магазина товар, выписал товарную накладную* по постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В левом нижнем углу документа от руки проставлена дата отгрузки, заверенная подписью кладовщика. Она не совпадает с датой составления товарной накладной. Вправе ли магазин принять товары к учету на основании такой накладной?*

постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 введена в качестве первичного документа для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В данном постановлении нет конкретных указаний по заполнению реквизитов товарной накладной.

Тем не менее первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции либо сразу после ее окончания.* Таковы требования пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако, по нашему мнению, нарушение даты составления товарной накладной не делает ее недействительной, если все остальные реквизиты заполнены правильно. Ведь факт перехода права собственности подтвержден, а все обстоятельства передачи товара отражены достоверно и в полном объеме.

В то же время такая позиция может не совпасть с мнением налоговиков. Не исключено, что они будут исходить из формальных требований закона. Поэтому рекомендуем попросить продавца переоформить накладную либо изменить в ней дату. Корректировку следует заверить подписью руководителя и печатью поставщика.*

Ю.В. Ушаков,
налоговый консультант

5. Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственного советника РФ 2-го класса, к. э. н.

Как бюджетному (автономному) учреждению отразить в бухучете принятие и исполнение плановых назначений, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности

Исполнение Плана по расходам

Исполнение Плана ФХД по расходам предполагает принятие учреждением обязательств (денежных обязательств). Обязательства (денежные обязательства) принимайте к учету в пределах утвержденных плановых назначений.*

Аналитический учет сумм обязательств (денежных обязательств) ведите в журнале регистрации обязательств (ф. 0504064) в разрезе видов выплат (расходов), утвержденных Планом ФХД.

Такой порядок установлен пунктами 318320 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктом 163 Инструкции № 174н, пунктом 189 Инструкции № 183н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Обязательства

К обязательствам текущего года относятся расходные обязательства, которые предусмотрены к исполнению в текущем финансовом году (в т. ч. принятые и неисполненные обязательства прошлых лет).

Учет обязательств ведите на основании документов, подтверждающих их принятие. Перечень таких документов утвердите в рамках формирования учетной политики (с учетом требований по санкционированию, установленных финансовым органом).* Например, основанием для принятия обязательств могут быть приказы руководителя о премировании в межрасчетный период по формам№ Т-11 и № Т-11а, заявления на выдачу подотчетных сумм, подписанные руководителем, и т. п.

В учете бюджетных и автономных учреждений обязательства отражайте в следующем объеме:*

  • выплата зарплаты (вознаграждения) сотрудникам – в объеме утвержденных плановых назначений на эти цели (т. е. принимать данные обязательства ежемесячно не нужно);
  • выплата сотрудникам командировочных расходов, других выплат (в т. ч. суточных, разъездных и т. п.) в соответствии с трудовыми договорами – в сумме начисленных обязательств (выплат);
  • внесение обязательных платежей в бюджет (налоги, сборы, пошлины, взносы и другие выплаты) – в сумме начисленных обязательств (платежей);
  • возмещение вреда (причиненного учреждением при осуществлении им деятельности) и другие выплаты на основании вступивших в законную силу решений суда – в сумме начисленных обязательств (выплат);
  • другие расходные обязательства – в сумме обязательств.*

Полный перечень обязательств (и порядок их принятия) приведен в пункте 1 письма Минфина России от 21 января 2013 г. № 02-06-07/155. В данном пункте разъяснен порядок принятия бюджетных обязательств получателями бюджетных средств. Бюджетные и автономные учреждения вправе применять данный порядок с учетом Инструкций № 174н и 183н (п. 3 письма Минфина России от 21 января 2013 г. № 02-06-07/155).

Порядок учета принимаемых обязательств, исполнение которых предусмотрено за счет доведенных плановых назначений, зависит от типа учреждения.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль