Документы на поставку угля для котельной больницы

191

Вопрос

Вучреждение привезли уголь, по каким документам его принять? Нужен ли документ о взвешивании угля?для отопления для использования в котельной больницы.Как провести приемку товара.

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 15.12.2015«В учреждение привезли уголь, по каким документам его принять? Нужен ли документ о взвешивании угля?для отопления, для использования в котельной больницы.Как провести приемку товара.»

Отвечает Валентина Малофеева, эксперт

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни надо подтвердить первичными документами. Состав первичных документов при поставке товара должен быть предусмотрен условиями договора и соответствовать положениям статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Получить товар со склада поставщика можно несколькими способами. Например, самовывозом. Поставщик может и сам доставить товар. Не запрещено привлечь и стороннего перевозчика.

Получить товар от поставщика сможет только сотрудник, который уполномочен доверенностью. Составьте ее в одном экземпляре. Для этого вы можете использовать унифицированную форму № М-2 или разработанную самостоятельно доверенность – при условии что она содержит все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).Материально ответственному лицу, получившему доверенность на получение угля следует при получении товара убедиться в соответствии количества (веса угля),указанного в накладной путем взвешивания партии товара на автомобильных весах, имеющих действующее свидетельство о поверке. Условие о взвешивании партии угля в присутствии представителя учреждения следует отразить в договоре поставки. Документ о взвешивании будет обязательным, если это предусмотрено условиями договора. Положение о приемке товара может быть разработано в составе учетной политики Вашего учреждения. При приемке комиссия по поступлению и выбытию активов должна проверить количество и качество поступившего товара. Если все в порядке, то составьте приходный ордер (ф. 0504207). Если фактическое количество (качество, ассортимент) не соответствует документам или сопроводительные документы вовсе отсутствуют, нужно составить акт по форме № 0504220. При поступлении материальных запасов проверьте, соответствуют ли данные в сопроводительных документах тем, которые предусмотрены условиями договора (количество, цены, способ и сроки отгрузки и т. д.). Также убедитесь, что все суммы в расчетных документах подсчитаны верно.

Обоснование
 

Из рекомендации
Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов

Материальные запасы, которые поступают в учреждение, важно правильно оформить и своевременно отразить в учете. При этом соблюдайте три простых правила.

Первое – убедитесь, что поступившие ценности относятся к материальным запасам.

Второе – факт поступления и постановки на учет матзапасов нужно подтвердить первичными документами.

Третье – оприходовать матзапасы можно только по фактической стоимости. При этом фактическая стоимость, по которой материалы приняты к учету, не изменяется, кроме случаев, установленных законодательством (п. 107 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Например, в случае их переоценки.

Внимание: невыполнение вышеуказанных требований может привести к занижению налогов и искажению баланса. А если данные будут отличаться от реальных более чем на 10 процентов, то налоговые инспекторы, выявив такие нарушения, накажут виновных должностных лиц. Например, руководителя или главного бухгалтера учреждения.

Ведь речь идет о грубом нарушении правил ведения бухучета и представления отчетности. Размер штрафа составит от 2000 до 3000 руб.

Избежать наказания можно, только исправив ошибки до сдачи бухгалтерской отчетности. А также представив уточненные налоговые расчеты или декларации.

Такой порядок установлен статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Состав материальных запасов

К материальным запасам относите ценности в виде сырья и материалов, которые используются (потребляются) в деятельности учреждения или для изготовления других ценностей (п. 98 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). А также те, которые имеют короткий срок полезного использования. А именно:
1) предметы, которые используются менее 12 месяцев, независимо от их стоимости;
2) готовая продукция и товары для продажи;
3) материальные ценности независимо от их стоимости и срока службы:
– орудия лова (тралы, неводы, сети, мережи и прочие орудия лова);
– бензомоторные пилы, сучкорезки, сплавной трос, временные здания в лесу сроком эксплуатации до двух лет (передвижные обогревательные домики, котлопункты, пилоточные мастерские, бензозаправки и т. д.);
– сезонные и временные дороги, а также лесные дороги, подлежащие рекультивации;
– специнструменты и приспособления для серийного и массового производства определенных изделий или для изготовления индивидуального заказа;
– сменное оборудование;
– приспособления к основным средствам, используемые многократно;
– одежда и обувь – специальная, форменная, спортивная, а также вещевое имущество;
– постельное белье и постельные принадлежности, другой мягкий инвентарь;
– временные сооружения, приспособления и устройства, затраты на которые относятся на стоимость строительно-монтажных работ;
– тара для хранения ценностей;
– предметы, предназначенные для выдачи напрокат;
– молодняк животных и животные на откорме, птица, кролики, пушные звери, семьи пчел, приплод молодняка, подопытные животные;
– посадочный материал (для многолетних насаждений);
– готовые к установке строительные конструкции и детали, оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки;
– инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;
– драгоценные и другие металлы для протезирования;
– спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками;
– матценности специального назначения;
4) строительные материалы: цемент, песок, камень, кирпич, пиломатериалы, фанера, железо, сталь, гвозди, гайки, болты, краны, муфты, тройники, краска, олифа, толь и др.;
5) посуда

Полный перечень имущества, учитываемого в составе материальных запасов, приведен в пункте 99 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в пункте 117 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, где приведено и их распределение между аналитическими счетами синтетического счета 0.105.00.000.

Внимание: учреждение самостоятельно принимает решение о том, к какой группе нефинансовых активов относить имущество – к основным средствам или материальным запасам.

Какие первичные документы должны быть

По общему правилу каждый факт хозяйственной жизни надо подтвердить первичными документами. Это касается и поступления материальных запасов. Часть документов получите у поставщика, а часть оформите самостоятельно. Состав первички зависит от способа получения материальных запасов. Если приходуете материальные запасы, которые произведены в вашем учреждении, то и документы будут только те, что составите самостоятельно вы или сотрудники подразделений.

Это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Материальные запасы могут поступить в учреждение:

Приходовать материальные запасы, то есть отражать в учете, нужно обязательно по фактической стоимости. Такое требование прямо установлено в пункте 100 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Это правило действует всегда. Порядок определения фактической стоимости зависит от способа поступления материальных запасов.

Так, фактическая стоимость материальных запасов, приобретенных за плату, включает в себя:

  • сумму, уплачиваемую поставщику материальных запасов;
  • суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования;
  • затраты по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию;
  • другие платежи, которые непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.

Об этом сказано в пункте 102 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В свою очередь, фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением равна затратам на изготовление этих активов.

Доверенность на получение

Забрать материальные запасы со склада поставщика можно несколькими способами. Например, самовывозом. Поставщик может и сам доставить материальные запасы. Никто не запрещает привлечь и стороннего перевозчика.

Когда забираете материальные запасы самовывозом, то получить их от поставщика сможет только сотрудник, который уполномочен доверенностью. Составьте ее в одном экземпляре. Для этого вы можете использовать:

Свой выбор закрепите в учетной политике.

Форму № М-2а применяют, когда получение материальных запасов по доверенности носит массовый характер. Доверенность по форме № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая данные паспорта и образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материальные запасы поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц. Такой порядок описан в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

В разработанной самостоятельно доверенности должны быть заполнены все необходимые реквизиты. При этом для подтверждения личности человека, которому выдают доверенность, учреждение вправе предусмотреть любой документ, в том числе и водительские права.

Доверенность нужно заверить подписью руководителя учреждения и печатью. Выдавайте такой документ сотруднику под расписку и зарегистрируйте его в журнале учета выданных доверенностей. Не забудьте также поставить в доверенности дату составления. Без этой информации такой документ ничтожен. А значит, получить материальные запасы от поставщика сотрудник не сможет.

Все это следует из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и статей 182–189 Гражданского кодекса РФ.

Приемка на складе

Поступление материальных запасов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. При приемке комиссия по поступлению и выбытию активов должна проверить количество и качество поступивших материалов. Если все в порядке, то составьте приходный ордер (ф. 0504207). Если фактическое количество (качество, ассортимент) не соответствует документам или сопроводительные документы вовсе отсутствуют, нужно составить акт по форме № 0504220. Подробнее см. Как оформить, отразить в бухучете и при налогообложении недопоставку материальных запасов.

Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями к формам № 0504207, № 0504220, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, пунктом 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Ситуация: кто должен поставить подпись в строке «Сдал» в приходном ордере (ф. 0504207)

В приходном ордере на приемку материальных ценностей (ф. 0504207) в строке «Сдал» подпись ставит представитель поставщика: экспедитор, курьер и т. д. Это следует из содержания самой формы ордера (образец заполнения см. здесь). Поясним.

Приходный ордер (ф. 0504207) оформляют, когда в учреждение поступают нефинансовые активы. В реквизитах формы есть четыре строки для подписи. Две из них для подписи ответственными исполнителями. А именно сотрудником, который оформлял сам бланк приходного ордера, а также сотрудником бухгалтерии, который принял полученные товары к учету. Остается еще две строки – «Принял» и «Сдал». Логично, что строку «Принял» заполняет сотрудник, ответственный за приемку товара, а строку «Сдал» – представитель поставщика, который эти товары доставил и передал в учреждение. Чаще всего в этой строке ставят свою подпись водители, экспедиторы, логисты, курьеры или представители транспортной компании, через которую поставщик отправлял товар. А при самовывозе или покупке через подотчетника в графе «Сдал» должен расписаться именно сотрудник учреждения, который доставил товар на склад.

Такие выводы вытекают из реквизитов формы № 0504207 и Методических указаний по ее заполнению, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Но иногда случается, что представитель поставщика отказывается подписывать приходный ордер, составленный заказчиком. Обычно отказ мотивируют тем, что вместе с товаром уже идет первичка (накладная). И эти документы уже подписаны со стороны поставщика.

Как же быть в этой ситуации? Выход только один – оставить данную строку незаполненной. Ведь законодательством не установлена обязанность для поставщика подписывать внутренние документы заказчика. А приходный ордер является именно таким документом, и в указаниях по его применению не сказано, что он должен быть передан на сторону. Соответственно, вы не можете обязать представителя поставщика, который доставил товары, подписать приходный ордер.

Главбух советует: если вам так и не удалось убедить представителя поставщика поставить подпись в строке «Сдал», сделайте на ордере отметку об этом. Например, можно написать: «Представитель поставщика, водитель Ю.И. Колесов, со своей стороны ставить подпись на приходном ордере отказался». И не забудьте к ордеру приложить первичку поставщика. В ней должны быть все необходимые подписи с его стороны.

Ситуация: как отразить в бухучете поступление и списание материальных запасов, если в учреждении нет склада и должности кладовщика

Если у учреждения нет склада и должности кладовщика, то материальные запасы сразу поступают материально-ответственным лицам. При этом оформите те же документы, что и при приемке материалов на склад.

Списываются поступившие таким образом материальные запасы в обычном порядке.

По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 0.105.00.000 «Материальные запасы» на основании первичных учетных документов (п. 98, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.

Важно отметить, что в учреждениях здравоохранения наличие склада обязательно. Объясняется это тем, что при приобретении или безвозмездном получении мягкий инвентарь (белье) должно поступить на склад. Его передача непосредственно в пользование отделений (кабинетов, лабораторий), минуя склад, запрещена. Об этом сказано в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 февраля 1984 г. № 222.

Если склада и должности кладовщика в учреждении нет, материальные запасы сразу поступают сотрудникам (материально ответственным лицам), а затем списываются с учета в обычном порядке. При этом в документах на списание (например, в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210) в реквизите «Выдал» ставится подпись материально ответственного лица, а в графе «Расписка в получении» – подпись сотрудника, получившего материальные ценности.

В любом случае (при наличии в учреждении склада и должности кладовщика или при их отсутствии) аналитический счет счета 0.105.00.000 дополните аналитическим признаком «Материально ответственное лицо» и (или) «Место хранения» (п. 119 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Наименование и единицы измерения

Приходовать материальные запасы под тем же наименованием, которое указывает поставщик, не обязательно. Достаточно указать в учетной политике, что планируете вести учет по специально разработанной номенклатуре. Отметьте, что наименования товаров в приходных (первичных) документах и учетных регистрах могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материальных запасов. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670.

Приходовать материальные запасы надо в определенном количестве в соответствующих единицах измерения. Обычно используют данные, предоставленные поставщиком. На это же указывают и специалисты Минфина России в письме от 24 января 2006 г. № 07-05-06/09.

Ситуация: можно ли оприходовать материальные запасы в единицах измерения – штуки, если в отгрузочных документах поставщика указана упаковка

Да, можно. Поступление материальных запасов в бухучете отражается на основании приходного ордера (ф. 0504207). Который, в свою очередь, составляется на основании документов от поставщика (товарной накладной и др.). Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Запрета отражать материальные запасы в других единицах, чем это указано в документах поставщика, нет. Поэтому приходовать товар под той единицей измерения, которая указана поставщиком, необязательно. При приемке товара ответственный сотрудник (комиссия) может вскрыть упаковку, пересчитать все материальные запасы поштучно и при заполнении приходного ордера указать единицу измерения в штуках.

Поступление по возмездным договорам

Если материальные запасы поступают за плату, от поставщика или грузоотправителя вы получите:

  • расчетные документы (счета, счета-фактуры, накладные и т. п.);
  • сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, удостоверения качества и т. п.).

При поступлении материальных запасов проверьте, соответствуют ли данные в сопроводительных документах тем, которые предусмотрены условиями договора (ассортимент, количество, цены, способ и сроки отгрузки и т. д.). Также убедитесь, что все суммы в расчетных документах подсчитаны верно.

Если все в порядке, то составьте приходный ордер (ф. 0504207) В противном случае составьте акт по форме № 0504220. К слову, его нужно оформить, если сопроводительные документы и вовсе отсутствуют. Подробнее здесь.

Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями к формам № 0504207, № 0504220, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, пунктом 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Фактическую себестоимость материальных запасов отразите в сумме:

  • оплаты поставщику материальных запасов;
  • транспортно-заготовительных расходов;
  • затрат по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию;
  • прочих платежей, непосредственно связанных с приобретением материальных запасов.

Об этом сказано в пункте 102 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При этом включение приобретенных ценностей в состав материалов не зависит от их фактической стоимости (п. 99 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Когда вы получили материалы не в собственность, а на время (например, многооборотную тару, которую надо вернуть поставщику), их поступление отражайте на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение»:

  • по стоимости, указанной в документе передающей стороной (по стоимости, предусмотренной договором);
  • в условной оценке – 1 объект = 1 руб. – в случае одностороннего оформления акта учреждением.

Об этом сказано в пункте 335 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В бухучете порядок отражения операций по поступлению материальных запасов по возмездным договорам зависит от типа учреждения.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль