Расчетные листы

910

Вопрос

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015г. № 52н утверждена форма 0504417 Карточка-справка для регистрации сведений о заработной плате работника. Ранее мы ежемесячно распечатывали расчетные листы на каждого работника и комплектовали их. Сведения хранятся 75 лет. Можем ли мы не печатать расчетные листы, а только ежегодно формировать форму 0504043 по приказу 52н?

Ответ

Ваш вопрос от 22.12.2015« »

Отвечает Людмила Абрамова, эксперт

Расчетный листок обязательно печатайте и выдавайте сотруднику, чтобы известить его о причитающейся ему зарплате. Для регистрации сведений о зарплате сотрудника, начисленной ему в течение календарного года, используйте форму 0504417.

Подробнее см. в рекомендации.

Обоснование
 

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты

<…>

«Расчетная ведомость

Суммы начисленной зарплаты и удержаний фиксируйте в расчетной (ф. 0504402) или расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401). Если зарплата начислена в межрасчетный период (например, при уходе сотрудника в отпуск или увольнении), сумму, подлежащую выдаче, отразите в платежной ведомости (ф. 0504403).

На сотрудников, которые получают зарплату на банковскую карту, расчетно-платежная и платежная ведомости не заполняются. В этом случае начисление зарплаты отражайте в расчетной ведомости (ф. 0504402).

Такие правила установлены приложением 1 и Методическими указаниями к формам 0504401, 0504402,0504403, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Пример заполнения расчетной ведомости (ф. 0504402) при начислении зарплаты

Сотруднику учреждения «Альфа» экономисту А.С. Кондратьеву начислена зарплата за август – 15 000 руб., 15-процентная надбавка – 2250 руб. и премия – 7000 руб. Итого – 24 250 руб. Из этих денег удержан НДФЛ в сумме 3153 руб. Сотрудники учреждения получают зарплату на банковскую карту.

20 августа экономисту выдан аванс 6000 руб. Оставшуюся часть зарплаты за текущий месяц «Альфа» перечисляет на счета сотрудников 5-го числа следующего месяца.

Таким образом, сумма к выплате за август составила 15 097 руб. (24 250 руб. – 3153 руб. – 6000 руб.).

Бухгалтер заполнил расчетную ведомость (ф. 0504402).

На титульном листе расчетной ведомости бухгалтер указал:

  • наименование учреждения;
  • код по ОКПО;
  • номер и дату составления расчетной ведомости;
  • отчетный период (месяц, за который составлена расчетная ведомость).

В графах 1–5 таблицы бухгалтер указал информацию о сотруднике (Ф. И. О. сотрудника, табельный номер и СНИЛС, должность).

В графах 6–8 таблицы он указал сумму зарплаты, надбавки и премии, начисленных за отчетный месяц.

Графы 9–13 не заполняются, поскольку других начислений у сотрудника не было (например, пособия по временной нетрудоспособности, оплаты отпуска или служебной командировки).

В графе 14 «Всего начислено» бухгалтер указал сумму 24 250 руб.

В графе 15 он указал сумму удержанного НДФЛ – 3153 руб., а в графе 18 «Выплачено/заработная плата» – сумму зарплаты за первую половину месяца (аванса) – 6000 руб.

В графах 21 «Задолженность за организацией» и 22 «Задолженность за работником» отражается общая задолженность учреждения перед сотрудником или, наоборот, сотрудника перед организацией на конец месяца. В рассматриваемом случае заполняется графа 21, поскольку за август «Альфа» должна выплатить экономисту Кондратьеву 15 097 руб. В графе 23 «К выплате» бухгалтер также отразил эту сумму.

Обратите внимание: если в прошлых периодах учреждение недоплатило сотруднику причитающуюся сумму, то бухгалтер отразит ее в расчетной ведомости в графе 21 «Задолженность за организацией». Тогда в этой графе нужно будет указать общую сумму, которая полагается сотруднику (неуплаченная зарплата за август плюс сумма прежней задолженности). Соответственно, в графе 23 «Сумма к выдаче» будет показана общая сумма, подлежащая уплате.

Если же по состоянию на конец отчетного месяца имеется задолженность сотрудника перед учреждением, то она отражается в графе 22, а в графе 23 «Сумма к выдаче» показывается разность значений граф 21 и 22.

Справочные сведения о зарплате

Данные о зарплате (справочные сведения о зарплате), начисленной сотруднику в течение календарного года, отражайте в карточке-справке (ф. 0504417).

Карточки-справки заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника (по видам выплат, удержаний) по всем источникам финансового обеспечения (средства бюджета, субсидии, внебюджетные источники). Сведения о дополнительных выплатах сотруднику отражайте в разделе «Отметки о приеме на работу и переводах». При его заполнении укажите следующие данные:

  • дату и номер приказа учреждения, на основании которого производятся доплаты (графы 1, 2);
  • наименование подразделения и должность сотрудника (графы 3, 4);
  • размер заработка (графа 5);
  • виды и суммы постоянных начислений на зарплату, надбавок и доплат (графы 6–13).

Карточки-справки заполняйте на основании расчетно-платежных ведомостей, расчетных ведомостей.

Такие правила следуют из Методических указаний и реквизитов формы № 0504417, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Расчетный листок

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме. Для этого используется расчетный листок. Об этом сказано в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его можно составить в произвольной форме и согласовать с профсоюзом (при его наличии в учреждении). Форму расчетного листка закрепите в учетной политике учреждения, например, в приложении «Перечень неунифицированных форм документов».

В расчетном листке, в частности, укажите:

  • составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
  • удержания из зарплаты;
  • общую сумму зарплаты, подлежащую выплате.

Такой порядок установлен в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Сотрудникам расчетные листки выдавайте независимо от того, каким способом вы платите зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам трудовая инспекция может привлечь учреждение и его должностных лиц к административной ответственности. Она возникнет, если одновременно соблюдаются два условия: отсутствует локальный акт учреждения об утверждении формы расчетного листка и наличия жалоб сотрудников.

Ответственность предусматривает:

  • для учреждений – наложение административного штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
  • для должностных лиц учреждения (например, руководителя) – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб.

Повторное совершение нарушения лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, может повлечь наложение штрафа:

  • для учреждений – от 50 000 до 70 000 руб.;
  • для должностных лиц учреждения – от 10 000 до 20 000 руб.

Кроме того, должностное лицо учреждений (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.

Такая ответственность установлена статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Аналитический учет

Аналитический учет по расчетам зарплаты ведите в журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071). Основанием для составления журнала операций является свод расчетно-платежных ведомостей (расчетных ведомостей) с приложением первичных документов (табелей, приказов и т. д.).

Свод составляйте отдельно по операциям за счет разных источников финансового обеспечения. Унифицированная форма свода расчетно-платежных ведомостей (свода расчетных ведомостей) законодательством не установлена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. Порядок аналитического учета расчетов по оплате труда установите в учетной политике.

Об этом сказано в пункте 257 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Ситуация: обязано ли учреждение подшивать в папку (дело), сформированную к журналу операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071), ведомости на выплату зарплаты и оригиналы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора и т. д.

Приказы учреждение подшить может, но не обязано. А ведомости на выплату зарплаты нужно подшить к другому журналу операций.

По общему правилу первичные (сводные) учетные документы, относящиеся к соответствующему журналу операций, по истечении отчетного периода (например, месяца), нужно подшить в папку (дело). Об этом сказано в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071) составляется на основании сводов расчетно-платежных ведомостей с приложением первичных документов. К сводам прикладываются, в частности, приказы или выписки из приказов о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для штатных сотрудников). Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Таким образом, подшивать оригиналы приказов по личному составу в папку (дело), сформированную к журналу операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071) учреждение не обязано. К ней (нему) вместе со сводами можно подшить выписки из этих приказов, а не оригиналы. Поскольку типовой формы выписки из приказа нет, ее можно составить в произвольной форме.

Главбух советует: если приказы по личному составу имеют небольшой объем (содержат только информацию, необходимую для начисления зарплаты, премий, окончательного расчета сотрудника при увольнении и т. п.) и в них нет конфиденциальной информации, выписку из приказа можно не делать. В этом случае достаточно снять с него копию. При этом на копии сделайте заверительную надпись «Копия верна» и поставьте печать.

В расчетно-платежных (платежных) ведомостях (ф. 0504401, ф. 0504403) отражаются кассовые операции по выплате зарплаты сотрудникам. На основании сведений из ведомостей на всю сумму выданной из кассы зарплаты формируется расходный кассовый ордер (РКО). Ведомости вместе с РКО подшиваются к отчету кассира. А тот, в свою очередь, подшивается к журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071). Поскольку ведомости подшиваются к отчету кассира, к журналу операций расчетов по оплате труда их подшить невозможно. Следовательно, подшейте к нему только свод ведомостей.

Такие правила установлены Методическими указаниями к формам № 0504401, № 0504071, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, а также пунктами 6.2, 6.5 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У».

<…>

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль