Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

440

Вопрос

как отразить в учете и по каким кодам использование личного автомобиля для поездки в командировку? Договор аренды не заключен

Ответ

Ваш вопрос от 28.12.2015«»

Отвечает Наталья Силантьева, эксперт

Если сотрудник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему за это положена компенсация. Расходы по компенсации отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты». В бухгалтерском учете начисление и выплата компенсации отражается следующими проводками:

Дебет 2.401.20.212 Кредит 2.302.12.000 – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника;

Дебет 2.302.12.000 Кредит 2.201.34.000 – выдана компенсация сотруднику из кассы;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 212)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если компенсация перечисляется на зарплатную карту сотрудника, сделайте проводки:

Дебет 2.302.12.000 Кредит 2.201.11.000 (2.201.21.000)
– перечислена компенсация на зарплатную карту сотрудника (на основании выписки о списании денег со счета учреждения);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 212)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Обоснование
 

1. Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости путевок, приобретенных сотрудниками самостоятельно

<…>

Бухучет

Расходы по компенсации стоимости путевок, приобретенных сотрудником самостоятельно, отразите поподстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с начислением и выплатой компенсации стоимости путевок, приобретенных сотрудниками самостоятельно, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете автономных учреждений:

Начисление и выплату компенсации отразите проводками:

Дебет 2.401.20.212 Кредит 2.302.12.000
– начислена компенсация стоимости путевки, приобретенной сотрудником;

Дебет 2.302.12.000 Кредит 2.201.34.000
– выдана компенсация сотруднику из кассы;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 212)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если компенсация перечисляется на зарплатную карту сотрудника, сделайте проводки:

Дебет 2.302.12.000 Кредит 2.201.11.000 (2.201.21.000)
– перечислена компенсация на зарплатную карту сотрудника (на основании выписки о списании денег со счета учреждения);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 212)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3132157 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01201.34302.00401.20забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете компенсации расходов на оплату путевки, приобретенной сотрудником. Учреждение применяет общую систему налогообложения

16 марта 2015 года экономист автономного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев написал на имя руководителя заявление с просьбой компенсировать ему расходы на приобретение путевки в санаторий стоимостью 23 400 руб. Руководитель А.В. Львов согласно условиям, прописанным в коллективном договоре, принял решение полностью компенсировать стоимость путевки.

23 марта 2015 года Львов издал приказ о компенсации расходов на путевку за счет деятельности, приносящей доход.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете запись:

Дебет 2.401.20.212 Кредит 2.302.12.000
– 23 400 руб. – начислена компенсация стоимости путевки, приобретенной Кондратьевым.

На сумму компенсации стоимости путевки бухгалтер начислил взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Взносы бухгалтер начислил в общем порядке (по суммарному тарифу 30%). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента.

В учете были сделаны проводки:

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.10.000
– 5148 руб. (23 400 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.02.000
– 678,60 руб. (23 400 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.07.000
– 1193,40 руб. (23 400 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование;

Дебет 2.401.20.213 Кредит 2.303.06.000
– 46,80 руб. (23 400 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

«Альфа» платит налог на прибыль ежеквартально, применяет метод начисления. Сумма компенсации, начисленной Кондратьеву, не уменьшает налогооблагаемую прибыль.

В расходах при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» отразил страховые взносы в сумме 7068,80 руб. (5148 руб. + 678,60 руб. + 1193,40 руб. + 46,80 руб.).

<...>

2. Из статьи журнала «Учет в казенных учреждениях», № 6, июнь 2015

Компенсация госслужащему за пользование личным автомобилем

<...>

Если сотрудник использует личное имущество в интересах и с согласия работодателя, ему за это положена компенсация*. А как быть, если госслужащий использует для работы свой автомобиль? Расскажем, как оформить выплаты.

Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 апреля 2015 г. № 15АП-1676/2015.

Порядок выплаты компенсации определен

Сотруднику, который использует на работе личный автомобиль, положена компенсация.

Ее следут выплатить, если имущество эксплуатируется:

  • в интересах и с согласия работодателя;
  • для служебных нужд.

Такую норму содержит статья 188 Трудового кодекса РФ.

При этом использовать личное имущество сотрудника можно лишь тогда, когда это непосредственно связано с его функциональными обязанностями, указанными в должностной инструкции, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Компенсацию федеральному государственному гражданскому служащему за использование в служебных целях его личного автомобиля выплачивают в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563 (далее – Правила № 563).

Важно помнить, что основанием для ее начисления служит акт федерального государственного органа, в котором должны быть определены размеры компенсации и возмещения расходов. Об этом сказано в пункте 6 Правил № 563.

Получаем от работника заявление

Для выплаты компенсации гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя. В этом документе он указывает:

  • какие должностные обязанности выполняет на личном транспорте;
  • с какой периодичностью использует личный автомобиль.

К заявлению надо приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). Таково требование пункта 2 Правил № 563.

Помимо указанных документов работник обязан предъявить:

  • копию технического паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке;
  • путевые листы с отметками о служебных поездках. › |

Учитываем предельные размеры компенсации

Размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Об этом говорится, в частности, в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Выплачиваемая сотруднику компенсация не может превышать предельный размер, который предусмотрен приложением к постановлению № 563.

Нормативы зависят от объема двигателя легкового автомобиля:

  • 2,4 тыс. руб. в месяц, если объем двигателя до 2000 куб. см включительно;
  • 3 тыс. руб. в месяц, если объем двигателя свыше 2000 куб. см.

Принимаем решение о выплате

Решение о выплате компенсации нужно принять в течение 10 дней после получения заявления от госслужащего (п. 3 Правил № 563).

При этом следует учесть:

  • необходимость использования работником личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • время использования личного транспорта в служебных целях;
  • объем ассигнований из федерального бюджета, выделяемых соответствующему федеральному государственному органу на обеспечение его деятельности.

Начисляем компенсацию ежемесячно

Компенсацию не начисляют госслужащему за то время, в течение которого он:

  • находился в отпуске;
  • отсутствовал на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности.

А также в других случаях, когда личный автомобиль сотрудника не эксплуатировался (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63).

Следовательно, размер компенсации в каждом календарном месяце должен быть рассчитан пропорционально количеству фактически отработанных сотрудником дней.

Выплачивают компенсацию один раз в текущем месяце за истекший (п. 6 Правил № 563).

ПРИМЕР.

В апреле 2015 года приказом руководителя учреждения сотруднику, являющемуся федеральным государственным служащим, была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сотрудник представил документы, подтверждающие право владения машиной.

Согласно акту, размер компенсации – 2,4 тыс. руб. При этом с 17 по 30 апреля (14 календарных дней) работник был в очередном оплачиваемом отпуске.

Рассчитаем, какую сумму он получит за использование личного автомобиля в служебных целях.

В данном случае компенсация работнику будет выплачена за неполный месяц, то есть без учета времени отпуска. В апреле 22 рабочих дня, а на работе сотрудник присутствовал только 12 дней. Поэтому сумма компенсации составит:

2400 руб.: 22 дн. х 12 дн. = 1309,08 руб.

НДФЛ надо удерживать не всегда

В статье 217 Налогового кодекса РФ перечислены доходы, которые освобождены от налогообложения. В их числе компенсация за использование работником личного имущества на службе (п. 3). Но не облагать налогом можно только суммы в пределах установленных норм (письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996).

При этом учреждение должно иметь расчеты компенсаций и документы, которые подтвердят:

  • принадлежность работнику используемого имущества (например, технический паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации);
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы);
  • суммы произведенных расходов.

Аналогичные разъяснения есть в письмах Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076 и от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421 (также читайте об этом здесь).

Работник управляет автомобилем по доверенности

По мнению ФНС России, работодатель обязан начислить компенсацию только при использовании личного имущества сотрудника. Поэтому если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, но руководитель все равно принимает решение о выплате, тогда бухгалтер должен удержать с этой суммы налог на доходы физических лиц (письмо от 25 октября 2012 г. № ЕД-4-3/18123@). Такой же вывод содержится в письмах Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228,от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228.

Автомобиль – совместная собственность

Бывает и так, что автомобиль, которым работник управляет по доверенности, оформлен на его жену (мужа) и является их совместно нажитым имуществом. При таких обстоятельствах работник тоже признается собственником транспортного средства. Это следует из пункта 1 статьи 256 Гражданского кодекса РФ и статьи 34Семейного кодекса РФ.

В данной ситуации компенсация в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц на основании пункта 3статьи 217 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49).

Если же автомобиль является единоличной собственностью, например, супруги работника (причины могут быть различные: машина приобретена до вступления в брак, получена во время брака в дар, либо в порядке наследования, или по условиям брачного договора), то с выплачиваемых сумм налог на доходы физических лиц придется удержать.

Суммы взносами можно не облагать

Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается страховыми взносами в ФСС России. Причем в пределах сумм, определенных по соглашению сторон (письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985).

Этой же точки зрения придерживается и Минздравсоцразвития России (письмо от 12 марта 2010 г. № 550-19).

Однако если сотрудник для работы использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то на компенсацию нужно начислить страховые взносы (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92). Чиновники обосновывают такой вывод теми же доводами, что и в вопросе об удержании с компенсации НДФЛ.

Отметим, что судьи не всегда согласны с чиновниками. Подтверждает этопостановление ФАС Уральского округа от 29 мая 2013 г. № А76-15748/2012. В нем арбитры указали, что отсутствие права собственности на автомобиль – это не основание для начисления страховых взносов на компенсацию за его использование в служебных целях. Но учтите, что руководствоваться судебной практикой в данном случае рискованно. Скорее всего, свою позицию придется отстаивать в суде.

<...>

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль