Электронный документооборот

146

Вопрос

Может ли федеральное бюджетное учреждение пользоваться электронным документооборотом при операциях с поставщиками и подрядчиками? Покупать товары/услуги через электронные документы (счета,накладные, акты выполненных работ, счета-фвктуры)?

Ответ

Отвечает Ольга Трошина, старший эксперт
Да, может. В Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ограничений на электронный документооборот с контрагентами не установлен. Поэтому можно использовать самостоятельно разработанный формат, согласованный с контрагентами. Об этом целесообразно указать в договорах.

Бюджетные учреждения могут оформлять УПД и УКД в электронном виде чаще всего при оказании услуг и выполнении работ.

Обоснование
 

Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав организациям вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время такие документы можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД). А в случае изменения стоимости товаров (работ, услуг) после отгрузки – универсальный корректировочный документ (УКД). Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов.

Однако организации госсектора в отличие от коммерческих по-прежнему обязаны применять формы, установленные бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Эти формы приведены в приложениях кприказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, в частности, это:

  • накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205);
  • акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101).

Поэтому учреждения могут оформлять УПД и УКД чаще всего при оказании услуг и выполнении работ. При отгрузке материальных ценностей оформление этих документов не совсем оправданно, так как в любом случае нужно формировать первичку с учетом требований бюджетного законодательства.

Также бухгалтер госучреждения может столкнуться в работе с УПД и УКД при получении таких документов от продавца при покупке товаров (работ, услуг).

Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа(УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы (www.nalog.ru).

Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно вносить дополнительную информацию. Например, в форму можно включать показатели, необходимые для отражения специальных условий сделок. Для этого бланк, предложенный налоговой службой, разрешается дополнять новыми графами или строками. Но вписывать новые реквизиты можно только за пределами черной рамки, которой ограничена включенная в УПД типовая форма счета-фактуры. Менять саму форму счета-фактуры нельзя. Любые дополнения внутри черной рамки приведут к тому, что УПД утратит статус счета-фактуры и покупатель не сможет принять к вычету предъявленный ему НДС.

Это следует из писем ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619 и от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121.

Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.

По своему статусу УПД и УКД приравниваются к первичным учетным документам. Поэтому эти формы (если учреждение примет решение их применять) должны быть утверждены руководителем учреждения и закреплены в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже лучше отразить в учетной политике. Если учреждение переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Стоит отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры и акты выполненных работ (услуг). Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор на выполнение работ предусматривает несколько этапов, то при выполнении одного этапа продавец может составить акт выполненных работ и счет-фактуру, а по другой партии – УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963 в отношении реализации товара, но их можно распространить и на случаи оказания услуг (выполнения работ).

Ситуация: можно ли применять УПД (УКД) в электронном виде

Лишь с контрагентами удастся обмениваться УПД или УКД в электронном виде. Передать же такие документы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в налоговую инспекцию не получится.* Объясним, почему так.

Отправлять в налоговую инспекцию электронные документы можно, только если есть утвержденные для этого форматы (абз. 3 п. 2 ст. 93абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Для УПД и УКД таких форматов пока нет. Поэтому передать их в инспекцию по ТКС не удастся.

А вот обмениваться электронными документами с контрагентами проще. Строгих требований к форматам первички Налоговым кодексом РФ не предусмотрено, в Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ограничений тоже нет. Поэтому можно использовать самостоятельно разработанный формат, согласованный с контрагентами. Такие выводы есть и в письме ФНС России от 30 мая 2014 г. № ГД-4-3/10380.

Разрабатывая свой формат УПД или УКД, учитывайте, что есть форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, утвержденные приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93. А потому дополнительную информацию продавца, характерную для УПД (УКД), можно или разместить в информационных полях данного формата, или связать с файлом счета-фактуры. Отдельным взаимосвязанным со счетом-фактурой файлом можно сформировать и информацию покупателя.

Требуется передать УПД или УКД, составленный в электронной форме, в налоговую? Тогда распечатайте документ на бумаге и заверьте отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Именно в таком порядке нужно подавать документы, формат которых не утвержден ФНС России. Разъяснение об этом есть в письмах Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.

Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур учреждение использует УПД

Законодательно такая обязанность не предусмотрена.

Однако по согласованию между собой учреждение и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как акт об оказании услуг) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.*

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору.

<…>

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль