Компенсация дополнительных командировочных расходов

43

Вопрос

Сотрудник бюджетного учреждения был в командировке и представил проездные документы (ж/д), в которые включена стоимость доп.услуг (питание, печат.продукция). Оплата командировочных была произведена авансом- суточные, проезд и проживание. 1. За счет каких источников можно оплатить доп.услуги, 2. Какие проводки отразить в авансовом отчете. бюджетное учреждение

Ответ

Отвечает Людмила Абрамова, эксперт

Согласно подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 сотрудникам в командировках возмещаются расходы на проезд, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда. Для сотрудников учреждений, которые финансируются из региональных и местных бюджетов, нормы возмещения командировочных расходов устанавливают соответствующие органы субъекта РФ или муниципалитета.

Учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, если такие расходы произведены с разрешения или ведома руководителя учреждения (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749ст. 168 ТК РФ).

Компенсацию командировочных расходов сотруднику выплачивайте по элементу вида расходов 112. В бухучете и отчетности все командировочные должны пройти по коду КОСГУ 212 «Прочие выплаты»:

Дебет 0.401.20.212 Кредит 0.208.12.660

– отражены командировочные расходы (суточные, приобретение билетов, проживание);

Подробнее см. в рекомендации.

Обоснование
 

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

<…>

«Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 1112, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Кроме того, при покупке билетов сотрудник может оплатить полис добровольного страхования пассажиров (страховка в авиабилетах). Такие затраты работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами (например, коллективным договором или Положением о командировках). Это следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

  • на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
  • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
  • по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФПоложение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Размер и порядок возмещения расходов на проезд в командировку определяются:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий), полученной в процессе исполнения сметы или плана финансово-хозяйственной деятельности;
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичной позиции придерживаются специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях.

Ситуация: может ли учреждение оплатить командированному сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)

Да, может, но только если такие расходы произведены:

При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите приказом».

<…>

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

«Командировочные расходы

Помимо среднего заработка, учреждение компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее об этом см.:

КВР и КОСГУ

Компенсацию командировочных расходов (суточные, проезд, проживание и другие расходы) сотруднику выплачивайте по одному из следующих элементов вида расходов:

  • 112 – если компенсация выплачена сотруднику учреждения: казенного, бюджетного, автономного;
  • 122 – для персонала государственных (муниципальных) органов;
  • 134 – для военнослужащих и приравненным к ним лиц;
  • 142 – для сотрудников государственных внебюджетных фондов.

В бухучете и отчетности все командировочные расходы (суточные, проезд, проживание) должны пройти по коду КОСГУ 212 «Прочие выплаты». То есть отражать ее нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом:401.20.212, 109.00.212, 208.12.

Эти коды применяйте даже в том случае, если сотрудник едет в командировку на служебном автомобиле и вы возмещаете ему расходы на ГСМ, ремонт авто (в т. ч. покупку запчастей).

Проезд и проживание оплачивает непосредственно учреждение (по договорам, контрактам)? Тогда расходы отнесите на элемент вида расходов 244. А в бухучете эти расходы должны пройти по:

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Ситуация: на какую статью КОСГУ отнести расходы на приобретение железнодорожного билета на проезд в вагоне повышенной комфортности с дополнительным сервисным обслуживанием. В билете отдельной строкой выделены стоимость питания и обеспечения печатной продукцией

Если билет покупает сотрудник, то деньги ему выдайте по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты». А если проезд оплачивает непосредственно учреждение (по договорам, контрактам), то расходы отразите по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

Для справки: код КОСГУ для оплаты больше не используется. Но для бухучета и отчетности он по-прежнему важен. Ведь балансовые счета должны быть с ним увязаны. Подробнее.

Теперь объясним, почему же нужно использовать именно указанные выше статьи КОСГУ?

При проезде в вагонах повышенной комфортности пассажирам оказывают дополнительные сервисные услуги (предоставляют питание, обеспечивают печатной продукцией и т. д.) (см., например, п. 24приложения 2 к распоряжению ОАО РЖД от 20 марта 2008 года № 537р). Стоимость дополнительных услуг организации-перевозчики включают в стоимость железнодорожных билетов (т. е. эти услуги формируют стоимость проезда) (п. 3 Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 9 июля 2007 г. № 89п. 33Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2005 г. № 111).

Следовательно, независимо от того, выделена в билете стоимость дополнительных сервисных услуг отдельно или нет, расходы на приобретение железнодорожного билета в вагоне повышенной комфортности отнесите на следующие подстатьи КОСГУ:

  • возмещение сотрудникам командировочных расходов на проезд – по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты»;
  • а если железнодорожный билет учреждение покупает по договору с перевозчиком – по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

Об этом сказано в разделе V (ст. 212222) указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

В учете бюджетных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.660
– отражены командировочные расходы (суточные, приобретение билетов, проживание);

Дебет 0.105.33.340 Кредит 0.208.12.660
– приобретены ГСМ во время командировки на служебном автомобиле.

При оплате командировочных расходов учреждением, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных и других сборов и т. д.) в учете сделайте проводки:

Дебет 0.401.20.222 (226) (0.109.60.222 (226)–0.109.90.222 (226)) Кредит 0.302.22.730 (0.302.26.730)
– отражено оказание услуг по приобретению проездных билетов, услуг гостиницы (на основании утвержденного авансового отчета);

Дебет 0.302.26.830 (0.302.22.830) Кредит 0.201.11.610
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор и т. д. для сотрудника, направленного в командировку (по КВР 244);

Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 222, 226)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Такой порядок установлен пунктами 106128–129 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00201.01208.00302.00401.20забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 19 по 21 января экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев был в служебной командировке в г. Челябинске. Командировочные расходы Кондратьеву были выданы за счет средств от платной деятельности.

22 января руководитель учреждения утвердил авансовый отчет, представленный Кондратьевым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 1100 руб. (в счете сумма НДС 167,80 руб. выделена отдельной строкой);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Кондратьеву положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер учреждения сделал в учете следующие записи:

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.660
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.660
– 932,20 руб. (1100 руб. – 167,80) – отражены расходы на проживание Кондратьева в гостинице;

Дебет 2.210.12.560 Кредит 2.208.12.660
– 167,80 руб. – выделен входной НДС со стоимости проживания в гостинице;

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.660
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно;

Дебет 2.210.12.560 Кредит 2.208.12.660
– 864 руб. – выделен входной НДС со стоимости проезда;

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.12.660
– 1031,80 руб. (864 руб. + 167,80 руб.) – принят к вычету входной НДС по командировочным расходам».

<…>



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль