Сдача в архив документов

52

Вопрос

Подскажите пожалуйста какие документы должны сдавать в архив бюджетные учреждения. За какой период времени должны быть эти документы. (Пример; приказы по заработной плате за какой период, банковские документы подтверждающие оплату по договорам за какой период) и т.д. Спасибо!

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Обязанность передавать документы в государственный архив возникает при ликвидации учреждения.

Если ликвидации учреждения нет, то документы хранят в архиве учреждения, но учреждение могут и не создавать архив в учреждении и сдавать документы на хранения в государственный архив, перечня документов подлежащих сдаче в государственный архив нет. Но по общему правилу в архив передают документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Срок хранение тех или иных документов указаны в Перечене типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков храненияСдача в архив документов.

Обоснование
 

1.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

Какие документы хранить обязательно

Есть документы, которые учреждение должно хранить обязательно. В частности, это первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Об этом сказано в пункте 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Правила хранения можно прописать во внутренних документах учреждения, например в Положении о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке их архивации.

Ситуация: в течение какого срока учреждение обязано хранить бухгалтерские документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗИнструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), учреждение должно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, система «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также аудиторское заключение нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожают на основании акта (ф. 0504816). Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604
Первичка за годы, когда учреждение получило убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности:

  • договоры с контрагентами;
  • письма;
  • платежки и т. д.
Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинают исчислять с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то учреждению и его ответственным сотрудникам грозит наказание.

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Причем госорганы, органы местного самоуправления обязаны создавать архивы для хранения документов, а вот учреждения создают их по своему желанию. Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

До момента передачи документов в архив соблюдайте такие правила.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки с лицевого счета с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

<…>

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов учреждение может создать архив. А госорганы, органы местного самоуправления обязаны составлять архивы для хранения документов, которые образовались в ходе их деятельности. Это установлено пунктами 12 статьи 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, пунктами 1.31.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение учреждения, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. О том, как вести работу по формированию дел, см. здесь.

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работы по формированию дел могут быть выполнены либо по гражданско-правовому договору, либо сотрудником учреждения в рамках трудового договора.

Ситуация: может ли учреждение передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет

Да, может.

Порядок передачи документов в архив учреждения определен в пункте 2.3Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, тоже можно передать в архив учреждения. Такой порядок предусмотрите, например, в Положении о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке их архивации.

<…>

2.ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558

Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 № 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст.2583; № 42, ст.4825; № 46, ст.5337; 2009, № 3, ст.378; № 6, ст.738; № 25, ст.3063),приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков храненияСдача в архив документов.

Сдача в архив документов Приказ без приложения опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38. - Прим.ред.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.

Врио Министра
А.Е.Бусыгин

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
8 сентября 2010 года,
регистрационный № 18380

3.Из статьи журнала «ЗАРПЛАТА» № 4 апрель 2016

Памятка о сроках хранения важных документов

Сдача в архив документов

Перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
** Статья 22.1 введена в Закон № 125-ФЗ Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ (действует с 13 марта).



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.57%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.84%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 66.67%
  • Над налоговой отчетностью 25.49%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль