Выплата аванса в повышенном размере по просьбе сотрудника

121

Вопрос

Разъясните, пожалуйста, следующую ситуацию.Сотрудница нашего учреждения уходит в длительный отпуск с 04 мая 2016г. Отпускные учреждение ей выплатит за 3 рабочих дня до начала отпуска. Сотрудница обратилась в бухгалтерию с требованием о том, чтобы ей вместе с отпускными начислили и выплатили полностью всю заработную плату за апрель, мотивируя это тем, что она надолго уезжает, и доступа к банкоматам нашего банка у неё не будет. Срок перевода заработной платы на карты в нашем учреждении - 15 число месяца, следующего за месяцем, когда заработная плата была начислена. То есть заработную плату за апрель мы выплатим не позднее 13 мая (так как 15 мая приходится на выходной день). Сотрудница, таким образом, требует выплаты ей заработной платы за апрель 27-28 апреля 2016г, ещё до закрытия табеля.Насколько я знаю, трудовой кодекс обязывает организацию выплачивать заработную плату 2 раза в месяц, и период между выплатами не должен превышать 16 дней. Однако в нём нет никаких рекомендаций по поводу выплаты заработной платы заранее ввиду отсутствия банкоматов в месте, куда уезжает работник.Нужно ли нам выполнить требования сотрудницы, учитывая, что у неё оформлена инвалидность, она часто уходит на больничный и нет никакой гарантии, что она полностью отработает апрель месяц. И есть ли какие-либо законодательные акты, регламентирующие размер повышенного аванса, который работник может запросить, а работник ему предоставить, в связи с уходом в отпуск.

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Выплата зарплаты производится в дни, установленные внутренними документами. Начисление зарплаты производится на основании табеля учета рабочего времени, поэтому закрыть зарплату без табеля вы не сможете и выплатить ее заранее тоже. Учреждение должно выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца (ст.136 ТК РФ). Порядок расчета и размер зарплаты за первую половину месяца (аванс) Трудовым кодексом не установлены. Поэтому, чтобы избежать споров, установите порядок расчета и выплаты аванса во внутренних документах.

Вместе с тем, выдача аванса в повышенном размере не является нарушением, так как минимальный размер аванса должен быть не меньше, чем работнику полагается за реально отработанное время (письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6).

Вы можете пойти навстречу работнику и выплатить аванс в повышенном размере. Рассчитайте сумму аванса с учетом всех выплат работнику, предусмотренных системой оплаты труда. В расчет не берите премии, стимулирующие вознаграждения, выплаты социального характера, например, материальную помощь (письмо Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709). Сделав так, вы не нарушите законодательство.

Также, следует учитывать последствия такой выдачи, если, например, сотрудник заболеет или уволится, то может возникнуть переплата по заработной плате, которую нужно будет удерживать с работника в соответствии с требованиями законодательства.

Обоснование
 

1. Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как выплатить аванс по зарплате

Периодичность выплаты

Государственное (муниципальное) учреждение должно выплачивать сотрудникам зарплату не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Размер аванса

Так как выплата зарплаты предусмотрена не реже чем каждые полмесяца, то начислять ее за каждые полмесяца нужно примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат). Такой вывод сделан в письме Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709.

Ситуация: в каком размере выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске или болел

В размере не меньше, чем сотруднику полагается за реально отработанное время. Если же отработанных дней в первой половине месяца нет, то аванс можно не выплачивать совсем.

Конкретный порядок расчета и выплаты аванса работодатель может установить на свое усмотрение, поскольку действующим законодательством размер аванса не установлен.

К примеру, можно выплатить за первую половину месяца фиксированную сумму аванса (скажем, 40% от месячной зарплаты) независимо от количества отработанных дней. А зарплату по итогам месяца посчитать уже с учетом дней болезни или отпуска, если такие у сотрудника были. Или же можно считать аванс строго по количеству фактически отработанных дней в первой половине месяца.

Выбранный порядок закрепите во внутренних документах, например в Правилах трудового распорядка или Положении об оплате труда.

Все эти выводы следуют из части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ и письма Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6.

<…>

Ситуация: в какие сроки нужно выплатить аванс по зарплате

Аванс нужно выплачивать в срок, установленный Правилами трудового распорядка, коллективным и трудовыми договорами.

Конкретные даты выплаты аванса трудовым законодательством России не установлены. В статье 136 Трудового кодекса РФ сказано только, что зарплату нужно платить не реже чем каждые полмесяца.

Вместе с тем, устанавливать сроки выплаты аванса по зарплате безопаснее с учетом мнения контролирующих ведомств и сложившейся судебной практики. Специалисты Роструда в устных разъяснениях рекомендуют устанавливать срок выплаты аванса в середине месяца (15-го или 16-го числа). Однако если установить дату выплаты аванса, например, 25-го числа, это не будет нарушением. Ведь законодательство таких ограничений не предусматривает. Главное, чтобы такой срок был прописан во внутренних документах учреждения.

Однако, по мнению Минздравсоцразвития России, срок выплаты аванса, приходящийся на конец отработанного месяца (например, 25-е число), противоречит положениям статьи 136 Трудового кодекса РФ. Ведь, например, если сотрудник поступил на работу 1-го числа месяца, то впервые аванс он получит 25-го числа этого же месяца. И, соответственно, требование статьи 136 Трудового кодекса РФ о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца соблюдаться не будет. Такая позиция отражена в письме Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709.

Аналогичную точку зрения разделяют и некоторые судьи. Они считают, что аванс нужно выплачивать 15-го или 16-го числа календарного месяца в зависимости от количества дней в данном месяце (30 или 31). А окончательно рассчитаться с сотрудником по зарплате – не позднее последнего дня месяца (см., например, определение Приморского краевого суда от 24 июля 2013 г. № 33-5948, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22 апреля 2013 г. № 33-3751/13). Правда, специалисты Минтруда России в своих устных разъяснениях признают допустимым окончательный расчет по зарплате за отработанный месяц в начале следующего месяца, но не позднее 1-го или 2-го числа.

Таким образом, работодатель вправе установить по своему усмотрению дату выплаты аванса в Правилах трудового распорядка. Вместе с тем если учреждение желает избежать споров по данному вопросу, лучше установить такую дату в середине месяца (15-го или 16-го числа). При этом следует учитывать, что проверку соблюдения трудового законодательства проводят специалисты Роструда, которые допускают более позднюю дату выплаты (например, 25-е число).

Стоит отметить, что работодатель вправе платить сотруднику зарплату и чаще, например, три раза в месяц (за каждые 10 дней), – это не будет нарушением трудового законодательства. Однако в любом случае вы должны прописать именно конкретные даты выплаты аванса и зарплаты, а не периоды выплат. Об этом сказано в пункте 3 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

<…>

Ситуация: можно ли выдать зарплату авансом за несколько месяцев вперед

Трудовым законодательством это не запрещено. Но есть причины, почему так делать не стоит.

Первая причина: удерживать ближайшую зарплату в счет аванса полностью не удастся, хотя бы часть придется выплачивать. Без заявления сотрудника на удержания из зарплаты работодатель вправе взыскивать с него не более 20 процентов от начислений.

Да, по заявлению сотрудника удерживать можно хоть всю зарплату. Но поступив так, вы нарушите требование о выплатах не реже чем каждые полмесяца, установленное частью 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Вторая причина: взыскать излишне выданную зарплату при увольнении удастся лишь частично. А именно в пределах сумм окончательного расчета. Если человек откажется добровольно вернуть деньги, взыскать их с него вы не сможете даже через суд. Ведь вернуть деньги можно, только если:

  • была допущена счетная ошибка;
  • органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина сотрудника в невыполнении норм труда или простое;
  • зарплата была излишне выплачена сотруднику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Как видно, ни одно из указанных условий не выполняется. А значит, вернуть деньги не получится. Это установлено частью 4 статьи 137 Трудового кодекса РФ. На эту же норму ссылается и Верховный суд РФ в определении от 12 сентября 2014 г. № 74-КГ14-3.

Третья причина: со всей суммы выплаты сразу придется перечислить страховые взносы. Не важно, что часть денег не относится к текущему месяцу. Подобный аванс – это «иные выплаты в рамках трудовых отношений». А их облагать нужно в месяце, когда деньги выданы сотруднику.

Заплатить придется и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Их перечисляют всегда в месяце выплаты сотрудникам.

Все это установлено частью 1 статьи 7, частями 3–5 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пунктом 4 статьи 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Четвертая причина:налоговые инспекторы расценят зарплату за несколько месяцев вперед как заем сотруднику. Причем беспроцентный. Тогда придется доначислить НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах. По ставке 35 процентов. При этом работодателя оштрафуют, если, зачитывая аванс в счет начислений, он не исполнит обязанности налогового агента. То есть не исчислит налог по повышенной ставке, не удержит его и не заплатит в бюджет.

Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 212, подпункта 3 пункта 1 статьи 223, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Учреждение, которое выдает своим сотрудникам зарплату реже чем каждые полмесяца, нарушает трудовое законодательство.

<…>

Отражение в локальных актах

Размер и сроки выдачи аванса следует закрепить в локальных документах учреждения (ч. 6 ст. 136 ТК РФ, письма Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004-6-1, от 1 марта 2007 г. № 472-6-0, от 8 сентября 2006 г. № 1557-6), например:

Главбух советует: несмотря на то, что по срокам выплаты аванса никаких ограничений в трудовом законодательстве нет, лучше, если срок будет приблизительно приходиться на середину месяца.

Выдача аванса в конце месяца (например, 25-го числа), когда месяц практически отработан полностью, является нарушением требований статьи 136 Трудового кодекса РФ (письмо Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709). В данном письме речь идет о вновь принятых сотрудниках, которые работают с 1-го числа календарного месяца. Аналогичные правила справедливы и для остальных сотрудников.

Документальное оформление

Чтобы начислить аванс к выплате, нужно оформить табель (ф. 0504421) за первую половину месяца. То есть за месяц придется сформировать два табеля:
– за период с 1-е по 15-е число месяца – для выплаты зарплаты за первую половину месяца;
– за весь месяц с 1-го по 30-е (31-е) число – для окончательного расчета зарплаты.

Такого мнения придерживаются специалисты профильных ведомств в частных разъяснениях.

Выдачу аванса оформляйте теми же документами, что и выплату окончательного расчета по зарплате. Перечень документов, которые нужно оформить при выплате аванса, зависит от способа его выдачи:

При выплате аванса наличными деньгами ведомость по форме № 0504401 не составляйте. Эта форма предназначена для учета начислений, выплат и удержаний за полный месяц. А аванс выплачивают только за часть месяца. Поэтому выдачу аванса наличными деньгами можно оформить платежной ведомостью по форме № 0504403 или расходными кассовыми ордерами по форме № КО-2 (0310002). Такой порядок следует из приложения 1 и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

<…>

2. Из статьи журнала «Главбух», № 15, август 2013
Подсказки, с которыми вам будет удобно считать зарплатные авансы

<…>

Борис ЧИЖОВ, государственный советник Российской Федерации 2-го класса

Сергей Шилкин, ведущий эксперт журнала «Главбух»

Чем поможет эта статья: Вы быстро и правильно посчитаете аванс по зарплате даже в самой затруднительной ситуации.

От чего убережет: Вы избежите споров как с работниками, так и с ревизорами из трудовой инспекции.

Осторожно!

Интервал между датами выдачи первой и второй части зарплаты должен составлять примерно 15 дней.

Выдавать работникам зарплату нужно каждые полмесяца — такая обязанность прописана в статье 136 Трудового кодекса РФ. И если ее проигнорировать, компании грозит как минимум денежный штраф до 50 000 руб. А при неоднократном нарушении закона директора провинившейся организации вообще могут дисквалифицировать на срок до двух лет. Такие меры наказания предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

<…>

Разъясняет Александр Елин,
директор компании «АКАДЕМИЯ АУДИТА»

С суммы аванса удерживать НДФЛ и начислять взносы в фонды не нужно

— Выдавая аванс по зарплате, удерживать с такой суммы НДФЛ не надо. И вот почему. Доход, с которого надо исчислить налог, считается полученным в последний день месяца. Того месяца, за который и начислена зарплата окончательно. Следовательно, пока не наступил этот день, авансы доходом не признаются. Удерживать и платить в бюджет НДФЛ нужно только один раз в месяц — со всех начисленных за этот месяц сумм оплаты труда. А пока месяц не закончился, нет оснований облагать НДФЛ авансовую часть. Нет необходимости платить с авансов и взносы во внебюджетные фонды. Ведь их начисляют по итогам каждого календарного месяца. А не позднее 15-го числа следующего направляют в фонды. Не надо начислять и взносы на страхование от несчастных случаев. Так что, выплачивая работнику аванс, вам достаточно лишь сделать проводку на перечисление денег.

Чему может быть равен минимальный размер авансаКак упростить работу

<…>

Ведь в Трудовом кодексе РФ все-таки говорится о том, что выдавать два раза в месяц надо именно зарплату. И значит, необходимо учитывать, сколько примерно дней сотрудник отработает в текущем месяце.

При этом специалисты Роструда ссылаются также на постановление Совета Министров СССР от 23 мая 1957 г. № 566, в котором сказано, что «минимальный размер… аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время». Заметим, что данная точка зрения специалистов Роструда неизменна и по сей день.

Итак, минимальный размер аванса должен быть не ниже оклада сотрудника за отработанное время. То есть минимум, на который может претендовать работник, это тарифная ставка (оклад) в сумме, пропорциональной количеству реально отработанного за первую половину месяца времени.

Что брать в расчет авансовой части зарплатыВажная деталь

Определяя суммы аванса, учитывайте практически все выплаты работнику, предусмотренные системой оплаты труда. В расчет не берите лишь премии и стимулирующие вознаграждения.

Зачастую оклад составляет лишь часть зарплаты. Поэтому, определяя сумму аванса, возьмите во внимание и прочие составляющие ежемесячного дохода: доплаты и надбавки за условия труда, выполнение дополнительного объема работ, совмещение профессий (должностей), замещение временно отсутствующего работника. Ведь работник уже точно отработал половину месяца, и потому вправе претендовать на часть подобных выплат.

А вот учитывать при расчете аванса стимулирующие премии и вознаграждения не нужно (письмо Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709). Ведь, как правило, результаты работы, то есть как раз основание для бонусов, становятся ясны лишь по итогам месяца. То же самое касается и процентной части зарплаты. Это в том случае, если доход некоторых ваших сотрудников состоит из постоянной и переменной частей.

Кроме того, не включайте в состав аванса и выплаты социального характера, скажем материальную помощь. Платой за труд они не являются.

<…>

Напоследок совет. Методику расчета аванса подробно пропишите в Положении об оплате труда или ином локальном документе. Тогда при проверке к вам не возникнет лишних вопросов.

<…>

3. Из книги «Зарплата — 2016»
1.9 Выплата зарплаты

<…>

Ситуация: можно ли по просьбе работника перенести выдачу ему зарплаты

Нет, нельзя. Если выдать деньги с опозданием, то проверяющие из Роструда могут оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Даже при наличии заявления от работника о том, что он сам хочет получить зарплату позже. Тогда понадобится в суде доказывать, что работодатель не виноват в нарушении и поэтому для штрафа нет оснований (ст. 1.5 КоАП РФ).

Кроме того, трудинспекторы в любом случае потребуют, чтобы за опоздание с деньгами вы заплатили работнику проценты (ст. 236 ТК РФ). Ведь их начисляют независимо от причин просрочки.

Но если вы все же хотите пойти навстречу своему работнику, то есть один способ. Вы как обычно начисляете зарплату в срок, но работник за выплатой не приходит. После чего вы ее депонируете. И выдаете тогда, когда сотруднику удобно.

Но чаще бывает, что сотрудник, напротив, просит выдать ему зарплату пораньше. Тут вы как работодатель можете пойти ему навстречу.

Однако просто выдать деньги по заявлению работника небезопасно. Ведь это не аванс и не подотчет. А выдача денег без заявления чревата проблемами при кассовой проверке, поскольку данные кассовой книги не совпадут с фактическим размером наличности.

В такой ситуации самый оптимальный вариант – выдать сотруднику беспроцентный заем или ссуду. Но не забудьте, что в таком случае у него возникнет материальная выгода, с которой нужно будет заплатить НДФЛ.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль