Восстановление сгоревших документов

109

Вопрос

В сельском поселении поселении полностью сгорело здание администрации СП. Спасти ничего не удалось кроме МЗ на складе. Каков алгоритм действий бухгалтера: проведение инвентаризации., восстановление учетных данных в 1С(резервная копия также уничтожена), первичных документов, отчетности. Какой период подлежит восстановлению?

Ответ

Отвечает Наталья Кузнецова, эксперт

Первичные бухгалтерские документы, согласно действующему законодательству, должны храниться минимум пять лет.

Расходы должны быть подтверждены документально. Исключений для пожара и других чрезвычайных ситуаций он не предусмотрено. Поэтому утраченные документы вам придется восстановить.

Механизм восстановления документов для таких случаев нормативно не установлен.

Поэтому советуем принять все меры, чтобы восстановить отсутствующие документы. Например, послать запросы контрагентам о предоставлении копий первичных документов, бухгалтерских и налоговых отчетов и т.д.

Аналогичные статьи приведены в обосновании.

Обоснование
 

1.Из статьи журнала «Главбух», № 9, май 2016
Светланы Курдиной, эксперта журнала «Главбух»

Будет ли штраф за отсутствие документов, которые сгорели

Да, есть риск, что налоговики оштрафуют компанию на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но этого можно избежать, если убедить инспекторов, что в нарушении нет вины компании. Для этого надо собрать доказательства того, что:

— компания предприняла все меры, чтобы восстановить отсутствующие документы;

— на момент получения требования у компании не было этих бумаг по объективным причинам.

Такими доказательствами могут быть:

1) справка Государственной противопожарной службы или МЧС, подтверждающая факт пожара;

2) акт инвентаризации имущества, проведенной сразу после пожара. Перечислите в нем, какие бумаги утрачены;

3) справка о служебном расследовании по факту пожара;

4) приказ о необходимости получить копии документов от контрагентов, банка, налоговиков. Составьте его сразу после инвентаризации. Назначьте ответственного;

5) акт о причинах, по которым невозможно восстановить какие-то из отсутствующих документов;

6) вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки, восстановленная первичка, выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП).

Часто инспекторы формально подходят к вопросу и штрафуют независимо от причин, по которым не представлены документы. Тогда штраф можно отменить в суде (постановление ФАС Московского округа от 26 сентября 2011 г. № А40-151887/10-90-904). В большинстве случаев суды встают на сторону налогоплательщика.

2.Из статьи журнала «Учет в строительстве», № 1, январь 2016
Ларисы КОНДРАШОВОЙ, заместителя генерального директора по правовым вопросам ООО «Аудит-Эскорт»

Сгоревшие документы надо восстановить

У нас произошел пожар в архиве. Сгорело кое-какое имущество и первичные документы. Как в случае проверки к такой ситуации отнесутся налоговики? Потребуют восстановить документы, иначе снимут расходы? Или все-таки мы избежим ответственности за недостающие документы в связи с чрезвычайной ситуацией?

Утраченные документы вам придется восстановить.

Расходы надо подтвердить документально — это требование НК РФ (п. 1 ст. 252). Исключений для пожара и других чрезвычайных ситуаций он не предусматривает.

Так что, если документов не будет, при проверке налоговики пересчитают налоговую базу. В частности, определят налоги исходя из предполагаемых доходов и расходов расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Важно запомнить!

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Когда в результате этого занижена налоговая база, штраф — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ)

Механизм восстановления документов для таких случаев нормативно не установлен. Поэтому, даже если в восстановленных документах будут отдельные недостатки, спор с ИФНС в суде можно выиграть. Это подтверждает, например, постановление ФАС Московского округа от 9 февраля 2009 г. № КА-А40/80–09.

А вот штрафа за то, что вы не представите документы при проверке, можно избежать. Только надо подтвердить, что вы не виноваты в том, что бумаги сгорели. Например, постановлением органа пожарного надзора об отказе возбудить уголовное дело в связи с пожаром.

Пока ИФНС не докажет вину организации в уничтожении документов, она считается невиновной (п. 6 ст. 108 НК РФ). А без вины наказать компанию нельзя. Такой вывод содержит постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2008 г. по делу № А56-2606/2008.

3.Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право», № 14, апрель 2015
Натальи Агуреевой, начальника отдела по правовому обеспечению и внутренней безопасности Государственной инспекции труда в городе Москве

Оформление кадровых документов, прием и увольнение сотрудников

Как восстановить сгоревшие трудовые книжки

— Из-за штормового ветра рядом с нашим офисом упало дерево, прямо на линии электропередачи. Начался пожар, и многие бумаги сгорели. В том числе трудовые книжки. Как теперь восстановить документы?

— Такую ситуацию можно отнести к чрезвычайной, в связи с которой компания утратила книжки. А значит, работодатель должен обратиться в Департамент труда и занятости Москвы с заявлением в свободной форме с просьбой сформировать комиссию по восстановлению трудовых книжек. В состав комиссии входят представители компании (п. 1.16 Порядка, утв. приказом Комитета труда и занятости правительства Москвы от 19.10.98 № 292. — Примеч. ред.). Затем необходимо собрать документы, подтверждающие стаж сотрудников. После этого комиссия составит акт. На основании этого документа компания оформит дубликаты.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 5.56%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 72.22%
  • Над налоговой отчетностью 5.56%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль