Превышение отпускных выплат над суммой резерва расходов на отпуск

125

Вопрос

Согласно учетной политике автономное учреждение ежегодно создает резерв расходов на оплату предстоящих отпусков. Резерв рассчитывается как количество не использованных сотрудников дней отпуска умноженных на среднедневной заработок. Начисление отпускных отражается проводками Д401.60 К302.11. При этом в апреле стало ясно, что сумма отпускных выплат будет превышать сумму созданных резервов. Допустимо ли это? За счет каких средств и какими проводками отражать начисление отпускных, если резерв израсходован?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

В данном случае необходимо откорректировать сумму резерва.

На практике размер резерва подлежит уточнению. Теоретически оно может производиться и в течение календарного (финансового) года. Скажем, по итогам первого полугодия или трех кварталов.

Как в учете отразить формирование резерва отпусков приведено ниже.

Обоснование
 

1.Из рекомендации
Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Обязано ли учреждение создавать резервы в бухучете


Резерв на оплату отпусков безопаснее сформировать. Это советуют сделать специалисты профильных ведомств. Решение о создании остальных резервов принимайте самостоятельно. Но если есть прямое распоряжение учредителя на создание определенного резерва, то сформируйте и его. Давайте разбираться.

В Инструкции к Единому плану счетов № 157н приведен счет 401.60 «Резервы предстоящих расходов» (п. 302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Но в ней нет прямых указаний, что учреждения обязаны формировать в бухучете резервы (в т. ч. на оплату отпусков). То есть это право учреждения, а не обязанность. Более того, в пункте 302 данной инструкции сказано, что учреждение может не создавать резервы. Но только если расходы, которые относятся к будущим периодам, вы отражаете на одноименном счете 401.50.

Зачастую учредители (ГРБС) настаивают на формировании резервов. Поэтому, если до вас довели такое распоряжение, резервы создайте.

А вот резерв на оплату отпусков лучше сформировать, даже если учредитель не настаивает на этом. Такой позиции придерживаются специалисты профильных ведомств в частных разъяснениях. Это нужно, чтобы зарезервировать средства для оплаты обязательств по предстоящим отпускам, которые пока не определены по времени исполнения.

Формировать резервы можно по любому виду деятельности, независимо от источников финансирования (КФО 1, 2, 4, 5, 7). Ограничений на этот счет инструкция не содержит. Проводки смотрите в таблицах для:

О создании резерва по КФО 5 стоит сказать отдельно. В некоторых учреждениях решают создать резерв по этому КФО, чтобы учредитель не отозвал не использованные на конец года средства. Но это заблуждение. Ведь, несмотря на то, включены средства в резерв или нет, остаток все равно придется вернуть в бюджет. Исключение, конечно, если учредитель примет решение оставить средства на следующий год для тех же целей.

Порядок формирования резервов установите в своей учетной политике самостоятельно (см.образец). Сделайте это исходя из особенностей деятельности учреждения. В частности, надо решить:

  • какие резервы в учете необходимы;
  • как оценивать созданные резервы;
  • когда отражать в учете создание и расходование сумм резервов;
  • прочие вопросы (в т. ч. аналитику счета 401.60, применять или не применять резервы в бухучете).

Проводки для отражения резервов можно посмотреть в таблицах: для казенныхбюджетных,автономных учреждений.

Такой порядок следует из пунктов 6302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и разъяснен в письмах Минфина России от 14 января 2016 г. № 02-07-10/604от 31 октября 2014 г. № 02-07-10/55586.

О том, как отразить в учете отложенные обязательства по резервам предстоящих расходов, см.:
– Как отразить в учете ПБС отложенные обязательства;
– Как отразить в учете бюджетного (автономного) учреждения отложенные обязательства.

О создании резервов в налоговом учете см. здесь.

Пример формирования и использования в бухучете резерва на оплату отпусков

Бюджетное учреждение «Альфа» создает в бухучете резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время. Учреждение в учетной политике для целей бухучета установило следующий порядок расчета оценочного обязательства в виде резерва на оплату отпусков:

1. Оценочное обязательство на оплату отпусков определяется на последнее число каждого квартала, исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам (по данным кадрового учета).

2. Резерв на оплату отпусков рассчитывается в целом по учреждению:
Резерв отпусков = К × ЗПср, где

  • К – общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;
  • ЗПср – среднедневная зарплата по всем сотрудникам учреждения в целом.


3. Сумма резерва по страховым взносам рассчитывается аналогично резерву на оплату отпусков в целом по учреждению:
Резерв стр. взн. = К × ЗПср × С,

где С – ставка страховых взносов.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование рассчитываются по общим тарифам.

По состоянию на 31 декабря 2015 года в учреждении отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы. Поэтому на 31 декабря 2015 года величина оценочного обязательства на оплату отпусков равна нулю.

По данным кадровой службы на 31 марта 2016 года число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками учреждения составляет 37 дней.

Средний дневной заработок в учреждении за период с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года равен 1580 руб.

Резерв за I квартал рассчитывается с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по суммарному тарифу 30 процентов и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.

На 31 марта 2016 года бухгалтер «Альфы» рассчитал величину резервов следующим образом:

1. По выплатам работникам:
37 дн. × 1580 руб. = 58 460 руб.

2. По страховым взносам:
58 460 руб. × (30% + 0,2%) = 17 654,92 руб.

31 марта в учете бухгалтер сделал проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Сформирован резерв на оплату отпусков сотрудников учреждения за фактически отработанное время:
– по выплатам работникам 4.401.20.211 4.401.61.211 58 460
– по страховым взносам 4.401.20.213 4.401.61.213 17 654,92
2. Принято отложенное обязательство на сумму созданного резерва:
– по выплатам работникам 4.506.90.211 4.502.99.211 58 460
– по страховым взносам 4.506.90.213 4.502.99.213 17 654,92

В апреле 2016 года сотруднику учреждения «Альфа» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 10 календарных дней (с 13 по 22 апреля).

За расчетный период – с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года – Кондратьеву начислена зарплата в сумме 60 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
60 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 171 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных равна:
171 руб./дн. × 10 дн. = 1710 руб.

Страховые взносы с суммы отпускных составили:

– в ПФР – 376,20 руб. (1710 руб. × 22%);

– в ФСС России – 49,59 руб. (1710 руб. × 2,9%);

– в ФФОМС – 87,21 руб. (1710 руб. × 5,1%).

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных:

1710 руб. × 0,2% = 3,42 руб.

В бухучете бухгалтер списал расходы на оплату отпусков за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца включены не были. В учете бухгалтер сделал проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Начислены отпускные сотруднику за счет резерва 4.401.61.211 4.302.11.730 1710
2. Начислены обязательные страховые взносы за счет средств созданного резерва:
– на социальное страхование 4.401.61.213 4.303.02.730 49,59
– на медицинское страхование 4.401.61.213 4.303.07.730 87,21
– на пенсионное страхование 4.401.61.213 4.303.10.730 376,20
3. Начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний 4.401.61.213 4.303.06.730 3,42
4. Уменьшен размер резерва:
– на сумму начисленных отпускных Методом «красное сторно» 1710
4.506.90.211 4.502.99.211
– на сумму начисленных взносов Методом «красное сторно» 516,42
4.506.90.213 4.502.99.213
5. Принято обязательство текущего года за счет средств созданного резерва:
– по выплате отпускных сотруднику 4.506.10.211 4.502.11.211 1710
– по перечислению страховых взносов 4.506.10.213 4.502.11.213 516,42

2.Из статьи журнала «Зарплата в учреждении», № 1, январь 2016
Ольга ФУЦАЙ, ведущий эксперт журнала «Зарплата в учреждении»

ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ

Создайте резерв на оплату отпусков

<…>

Что нужно прописать в учетной политике

Инструкция по применению Единого плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н), пока не обязывает учреждения создавать резервы. Критерии и нормативы для их признания также не определены. Это позволяет учреждениям самостоятельно устанавливать принципы и подходы к учету резервов на предстоящие расходы. Создают резервы в наиболее вероятной оценке. То есть в размере, необходимом для оплаты отпусков в наиболее вероятный период. Метод расчета зафиксируйте в учетной политике. Также в ней нужно установить периодичность отчислений.

<…>

Возможно, годовую сумму резерва придется корректировать. Это зависит от того, как часто меняется кадровый состав учреждения и размер зарплат. Также необходимо утвердить форму регистра (журнал), в котором бухгалтер будет отражать сведения о начислении резерва и об его использовании. Когда все эти моменты прописаны в учетной политике, можно издавать приказ руководителя о начислении резерва.

<…>

На какой период создавать резерв

Инструкция № 157н никаких правил на этот счет не содержит. Но с точки зрения экономической целесообразности имеет смысл формировать резерв на каждый календарный год. Ведь именно на этот период утверждают график отпусков, а без него невозможно запланировать сумму накоплений. Впрочем, в балансе учреждения (ф. 0503730) в 2015 году появилась строка 626 «Резервы предстоящих расходов (0 401 60 000)». Это подразумевает наличие переходящего остатка. А сумма, соответствующая величине расходов на оплату неиспользованных отпусков, как раз является остатком, который можно перенести на следующий год. Однако такой перенос возможен лишь в случае, если учреждение примет решение и в следующем году копить деньги на выплату отпускных. Об этом сказано в Налоговом кодексе РФ.

Шпаргалка

Как часто надо корректировать и пополнять резерв

В бухгалтерском учете есть несколько вариантов пополнения и пересчета резерва. Выберите тот, который лучше всего подходит вашему учреждению. Например, можно перечислять средства в последний день каждого месяца. С точки зрения равномерности распределения затрат этот вариант идеален, хотя достаточно трудоемок, особенно если в учреждении много штатных работников. В некоторых случаях пополняют резерв лишь один раз в год. Но для многих оптимальной будет квартальная периодичность.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 22.45%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.16%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.35%
  • Над налоговой отчетностью 24.49%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль