КВР, списание ГСМ, аванс на командировку

27

Вопрос

как правильно отразить следующую операцию в казенном учреждении: В следующем финансовом году после сдачи отчетности было обнаружено излишнее списание ГСМ (путевой лист проведен 2 раза). Была при этом сделана проводка Дт401.20 Кт 105.33 (50 литров). Можно ли в следующем финансовом году операцию провести сторно или необходимо спользовать дополнительные счета? Еще вопрос. Может ли счет 208.12 использоваться с КВР 244, если билеты для командировки приобретались у юридического лица и передавались подотчетному лицу?

Ответ

Отвечает Галина Нефедова, эксперт


Нет, не может. Если учреждение от своего имени заключает контракты на покупку билетов, в этом случае оплата пройдет по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете и отчетности расходы нужно будет провести по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

При оплате командировочных расходов учреждением, а не сотрудником в учете сделайте следующие проводки:

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.302.22.730
– отражено оказание услуг по приобретению проездных билетов на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет КРБ.1.302.22.830 Кредит КРБ.1.304.05.222 – оплачены проездные билеты для сотрудника, направленного в командировку.

Если проездные билеты для командировки приобретались у юридического лица и передавались подотчетному лицу, в учете сделайте следующие проводки:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730– оприходованы в кассу проездные билеты;

Дебет КРБ.1.302.22.830 Кредит КРБ.1.304.05.222
–оплачены проездные билеты;

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610 – выдан проездной билет сотруднику;

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.208.22.660 – списана стоимость использованного проездного билета.

Таким образом, при приобретении проездных билетов учреждением в проводках используется счет 208.22, а не 208.12.

Обоснование
 

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Бухучет

КВР и КОСГУ

Аванс на командировочные расходы выплачивайте по одному из следующих видов расходов:

– 112 – если аванс выплачен сотруднику учреждения: бюджетного, казенного или автономного;
– 122 – для персонала государственных (муниципальных) органов;
– 134 – военнослужащим и приравненным к ним лицам;
– 142 – для сотрудников государственных внебюджетных фондов.

Для справки: в бухучете и отчетности аванс на командировку в любом случае должен пройти по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты». То есть отражать его нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом:109.00.212, 401.20.212, 28.12.

Иногда учреждение от своего имени заключает контракты на покупку билетов и гостиницы. В этом случае оплата пройдет по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете и отчетности расходы нужно будет распределить:
– проезд – по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги»;*
– проживание – по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н. Также подтверждает правильность использования КВР и КОСГУ увязка этих кодов между собой.*

Порядок отражения в бухучете операций по выдаче аванса на командировку по России зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Выдачу сотруднику аванса на командировку по России из кассы отразите проводками:

Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– выданы из кассы под отчет деньги командированному сотруднику;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

При перечислении аванса на карту сотрудника сделайте проводки:

Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КРБ.1.304.05.212
– аванс перечислен на зарплатную карту командированному сотруднику.*

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 208.00201.34304.05забалансовый счет 18).

Пример, как отразить в бухучете выдачу денег сотруднику на командировку по России

Казенное учреждение «Альфа» направляет экономиста А.С. Кондратьева в командировку в г. Самару. Срок командировки – с 18 по 21 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

В заявлении на получение денег сотрудник указал, что примерная сумма расходов на командировку составит 8550 руб., в том числе:

суточные – 400 руб. (100 руб./дн. × 4 дн.);

проживание – 1650 руб. (550 руб./дн. × 3 дн.);

проезд – 6500 руб.

16 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 8550 руб.

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводки:

Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 8550 руб. – выдан Кондратьеву аванс на командировочные расходы;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)
– 8550 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Бухучет

В бухучете операции с командировочными расходами отразите в зависимости от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет КРБ.1.401.20.212 (КРБ.1.109.60.212–КРБ.1.109.90.212) Кредит КРБ.1.208.12.660
– отражены командировочные расходы (суточные, проезд, проживание).

При оплате командировочных расходов учреждением, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов, сервисных и других сборов и т. д.) в учете сделайте следующие проводки:

Дебет КРБ.1.401.20.222 (226) (КРБ.1.109.60.222 (226)–КРБ.1.109.90.222 (226)) Кредит КРБ.1.302.22.730 (КРБ.1.302.26.730)
– отражено оказание услуг по приобретению проездных билетов, услуг гостиницы (на основании утвержденного авансового отчета);

Дебет КРБ.1.302.26.830 (КРБ.1.302.22.830) Кредит КРБ.1.304.05.226 (222)
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты, сервисный сбор и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.*

Такой порядок установлен пунктами 84102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00208.00302.00304.05401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 109.00 при выплате сотрудникам компенсации командировочных расходов нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

Способы оплаты

Учреждение может оплатить сотрудникам, чья работа носит разъездной характер (курьеры и т. п.), проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты учреждение выбирает самостоятельно:

возместить сотруднику потраченные на проезд деньги;

купить ему проездной билет.

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты, как и другие денежные документы, нужно оприходовать в фондовую кассу. Ответственным за их сохранность будет кассир.

Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляйте приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами. Ордера заполняйте в общем порядке с оформлением на них записи «Фондовый» или проставлением аналогичного штампа. После чего зарегистрируйте их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Об этом сказано в пунктах 8687Инструкции № 174н, пункте 50 Инструкции № 162н, пункте 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов отражайте в специальной ведомости. Типовых бланков для ведомости учета проездных билетов нет, поэтому учреждение может разработать эту форму самостоятельно (ч. 14 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом имейте в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами (т. е. работа которых носит разъездной характер), должен быть утвержден приказом руководителя (другим локальным актом учреждения, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в коллективном договоре. Кроме того, о разъездном характере работ сотрудника должно быть сказано в трудовом договоре с ним (ч. 2 ст. 168.1абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Бухучет

Прежде чем выдать проездные билеты сотрудникам, их нужно оприходовать. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 201.35 «Денежные документы». Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

КВР и КОСГУ

Проездные билеты оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

Для справки: в бухучете и отчетности такие расходы должны пройти по подстатье КОСГУ 222«Транспортные услуги». То есть отражать ее нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом: 401.20.222, 302.22, 208.22.

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Проводки

Бухучет операций по приобретению и выдаче проездных документов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При поступлении проездных билетов в кассу сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730
– оприходованы в кассу проездные билеты.

Выдачу проездных билетов из кассы сотрудникам отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы проездные билеты под отчет.

Такой порядок установлен пунктами 50102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35208.00).

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы

1 марта казенное учреждение «Альфа» получило и оплатило перечислением единый проездной билет на 60 поездок. Стоимость билета составляет 1400 руб. (без НДС). По правилам, установленным в учреждении, проездные билеты хранят в кассе и выдают сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, которые используют проездные билеты, утвержден приказом руководителя учреждения. Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов бухгалтер оформляет фондовыми приходными и расходными кассовыми ордерами. А по окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывает на расходы.

1 марта сотруднику учреждения А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. В конце месяца сотрудник оформил авансовый отчет, приложив использованный проездной билет.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730
– 1400 руб. – оприходован в кассу единый проездной билет;

Дебет КРБ.1.302.22.830 Кредит КРБ.1.304.05.222
– 1400 руб. – оплачен проездной билет;

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– 1400 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.208.22.660
– 1400 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.*

Из приказа Минфина России от 01.07.2013 № 65Н

"Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации (не нуждается в госрегистрации)

Приложение 5.1
к Указаниям о порядке применения
бюджетной классификации Российской Федерации,
утвержденным приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 1 июля 2013 года № 65н
(Дополнительно включено
приказом Минфина России
от 1 декабря 2015 года № 190н
,
применяется при составлении и исполнении
бюджетов бюджетной системы Российской Федерации,
начиная с бюджетов на 2016 год (на 2016 год и
на плановый период 2017 и 2018 годов))

Приложение 5.1. Таблица соответствия видов расходов классификации расходов бюджетов и статей (подстатей) классификации операций сектора государственного управления

       
Вид расходов КОСГУ
Код Наименование Код Наименование
 
110 Расходы на выплаты персоналу казенных учреждений
111 Фонд оплаты труда учреждений 211 Заработная плата
112* Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда 212* Прочие выплаты
    222 Транспортные услугиКВР, списание ГСМ, аванс на командировку
    262 Пособия по социальной помощи населению
    290 Прочие расходы
КВР, списание ГСМ, аванс на командировку В части возмещения должностным лицам расходов на приобретение проездных документов в служебных целях на все виды общественного транспорта, в случае, если они не были обеспечены в установленном порядке проездными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации.
244* Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд 221 Услуги связиКВР, списание ГСМ, аванс на командировку
    222* Транспортные услуги
    223 Коммунальные услуги
    224 Арендная плата за пользование имуществом
    225 Работы, услуги по содержанию имущества
    226 Прочие работы, услугиКВР, списание ГСМ, аванс на командировку
    290 Прочие расходы
    310 Увеличение стоимости основных средств
    320 Увеличение стоимости нематериальных активов
    340 Увеличение стоимости материальных запасов
    530 Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале


Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль