Учет расходов по отмененной командировке

32

Вопрос

Как правильно решить ситуацию: сотруднику выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы. Когда сотрудник прибывает к месту служебной командировки, то мероприятие отменяется (а у него оплачена гостиница заранее, приобретены обратные проездные документы). Деньги за гостиницу ему не вернули, обратный билет он сдал и приобрел новые (при обмене железнодорожного билета стоимостью 2059,90 руб. ему возвращено 1874,50 руб.). Вопрос: 1. Стоимость проживания в гостинице я не принимаю к учету командировочных расходов (она подлежит возврату учреждению), т.к. документов, подтверждающих официальных отказ администрации гостиницы в возврате денежных средств нет? 2. Разница сумм при обмене билета подлежит ли учету в составе командировочных расходов, ведь эта ситуация форс-мажорная?

Ответ

Отвечает Елена Кузнецова, эксперт

Тот факт, что мероприятие не состоялось, не является препятствием для учета расходов на проезд и проживание, а значит удерживать с работника данные командировочные расходы не правомерно.

Сотрудник должен вернуть только суточные, так как расход на оплату гостиницы так же не удерживается с сотрудника в случае отмены командировки.

Подтверждением обоснованности понесенных расходов будут документы, служащие объяснением отмены командировки, а так же авансовый отчет сотрудника с приложением документов, подтверждающих понесенный расход и приказ руководителя на отмену командировки.

Удержанная агентством (перевозчиком) при сдаче билета сумму можно учесть как штрафную санкцию и так же отразить в составе командировочных расходов. (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФст. 330 ГК РФ).

Обоснование
 

1.Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Отмена командировки

Вопрос из практики: Какие документы нужно оформить для отмены командировки. Необходимость в служебной поездке отпала

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. На практике работодатели поступают следующим образом.

Руководитель организации издает приказ об отмене командировки, аннулировании ранее составленных решения и приказа о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому составить его можно в произвольной форме. В приказе следует указать причины отмены командировки и приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию.

Если командированный сотрудник получил денежные средства на командировочные нужды, то ему необходимо вернуть эти средства в кассу или на текущий счет организации.

2.Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль сумму, удержанную агентством (перевозчиком) при сдаче авиабилета по причине задержки в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство (перевозчик) вернуло стоимость билета за вычетом некоторой суммы


Да, можно (при условии, что расходы произведены и оплачены в рамках платной деятельности).

Учреждение обязано возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11,12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, он имеет право на возмещение понесенных расходов. В данной ситуации расходами сотрудника будет сумма, удержанная агентством (перевозчиком) при сдаче билета. Эту сумму можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФст. 330 ГК РФ).

Включите ее в расходы:

  • при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма). При этом более ранняя дата возврата сотрудника должна быть согласована с руководителем.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.

3.Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки


Ситуация: можно ли за счет средств бюджетного финансирования возместить ущерб (неустойку, штраф) за незаселение гостиничного номера. Командировка была отменена из-за болезни сотрудника. Гостиничный номер был забронирован

Да, можно, но только при гарантированном бронировании и условии, что возмещение ущерба (неустойки, штрафа) предусмотрено условиями договора.

При подписании такого договора учреждение –получатель бюджетных средств берет на себя обязательства выполнить его, а в случае нарушения – возместить ущерб гостинице.
А значит, ущерб за незаселение можно возместить за счет бюджетных средств.

4.Из рекомендации

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль