Бухучет бланков трудовых книжек

29

Вопрос

столкнулись со следующей ситуацией- приобрели бланки трудовых книжек и вкладыши для выдачи их сотрудникам по цене 230руб. за 1 шт., вопрос-по какой стоимости выдавать их сотрудникам, стоит ли начислять НДС и перечислять налог в бюджет(бюджетная организация), все проводки по движению трудовых книжек. Спасибо.общие фразы, я их уже читала, а мне нужны конкретные проводки для бюджетных учреждений

Ответ

Отвечает Олеся Орлова, эксперт

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. После приобретения (Дебет 0.109.60.226 Кредит 0.302.26.730) нужно внести сведения о бланках трудовых книжек в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (прил. 2 к пост. Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69) и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (прил.к пост. Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69). Обе эти книги учреждение должно вести в обязательном порядке.

Учет бланков книжек ведется на забалансовом счете 03 в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета).

Поступление на забаланс отражают простым увеличением счета 03. Списывают бланк трудовой книжки в день выдачи сотруднику (уменьшение счета 03).

При выдаче трудовой книжки сотруднику учреждение вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225). Деньги сотрудник может заплатить наличными в кассу, перечислить на счет учреждения через банк или попросить удержать из будущей заработной платы. Книжки можно также выдавать бесплатно.

Выдача сотрудникам трудовых книжек (в том числе безвозмездная) признается реализацией товаров - с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК, письма Минфина России от 30.09.2015г. № 03-07-11/55714, от 16.08.2013г. № 03-03-05/33508 и ФНС России от 23.06.2015г. № ГД-4-3/10833).

При расчете налога на прибыль средства, полученные от сотрудника в качестве возмещения стоимости трудовой книжки, включают в состав доходов (п. 1 ст. 249 НК РФ).

Порядок бухучета операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован. Т.е. типовых проводок нет. Учреждение вправе самостоятельно разработать правила бухучета трудовых книжек – их нужно закрепить в учетной политике учреждения (п. 6 Инструкции №157н). Проводки могут быть, например, такими:

Дебет 2.205.31.560 Кредит 2.401.10.130 - начислен доход от возмещения работником стоимости трудовой книжки в сумме 230 руб.;

Дебет 2.401.10.130 Кредит 2.303.04.730 – начислен НДС;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.205.31.560 – сотрудник внес деньги за бланк трудовой книжки в кассу учреждения.

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как учитывать и хранить трудовые книжки


Плата за бланк

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Внимание: безвозмездная выдача трудовых книжек учреждениями –получателями бюджетных средств может привести к неэффективному использованию бюджетных средств (ст. 2834 Бюджетного кодекса РФ).

Это связано с тем, что учреждение (в рамках выполнения бюджетных полномочий) должно обеспечить достижение заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (ст. 34 Бюджетного кодекса РФ).

Бесплатная выдача трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, сотрудникам приведет к увеличению расходов учреждения (средства, оплаченные за трудовую книжку сотрудника, не будут возмещены в бюджет). То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (не минимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 2834 Бюджетного кодекса РФ).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 12 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.

Бухучет и налоги

Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Учреждение применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Трудовые книжки – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Расходы на их приобретение оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухгалтерском учете и отчетности проведите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Это следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Приобретенные учреждением трудовые книжки учтите на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета).

Списать бланк трудовой книжки можно в день ее выдачи сотруднику. Датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ. При этом в бухучете сделайте запись (на основании акта по ф. 0504816).

Уменьшение забалансового счета 03
– списаны бланки трудовых книжек.

Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

С сотрудников, принятых на работу впервые, учреждение может брать плату за бланк трудовой книжки в размере расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или перечислить по безналичному расчету.

Бухучет операций, связанных с внесением (перечислением) сотрудником денег за бланк трудовой книжки, зависит от типа учреждения.

Налогообложение

Выдача сотрудникам учреждения трудовых книжек признается реализацией товаров. Поэтому с такой операции нужно заплатить НДС. Данное правило распространяется в том числе и на казенные учреждения (органы власти, органы местного самоуправления). Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508 и ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833. При этом сотрудник оплачивает учреждению стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

При расчете налога на прибыль средства, полученные учреждением от сотрудника в качестве возмещения стоимости трудовой книжки, включите в состав доходов (п. 1 ст. 249 НК РФ).

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним уменьшают налогооблагаемую базу. Такие затраты экономически обоснованны, так как обязанность работодателя приобретать эти бланки обусловлена подзаконным актом органа власти (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Причем прибыль будет равна нулю. Ведь в соответствии с пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, сумма возмещения должна быть равна величине затрат учреждения на приобретение бланка (ст. 247 НК РФ).

Так считает ФНС России. При этом специалисты налогового ведомства говорят, что это актуально и для казенных учреждений тоже (письмо ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833).

Если учреждение не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), оно не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка трудовой книжки с сотрудника необходимо удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

2. Из статьи журнала «Учет в бюджетных учреждениях», №11, ноябрь 2012 г.

Оплата бланков трудовых книжек

Как отразить в учете бюджетного учреждения поступление денежных средств от реализации работникам трудовых книжек?

Отвечает
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

Сотруднику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу. Поэтому работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. При их выдаче работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). В бухгалтерском учете подобные операции оформляются так:

Содержание операции Дебет Кредит
Списан бланк трудовой книжки 03 «Бланки строгой отчетности»
Начислен доход в связи с выдачей трудовой книжки работнику 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг» 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»
Начислен НДС 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг» 303 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»
Внесены работником денежные средства за выданную трудовую книжку в кассу учреждения 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль