Проводки по возмещению личных разговоров

132

Вопрос

В бюджетном учреждении сотрудник учреждения разговаривал по служебному телефону в личных целях на 500,00 руб. Оплата за услуги связи оплачивалась за счет субсидий на гос. здание. Сотрудник возмещает в кассу учреждения 500.00 руб. за свои разговоры. Какими бухгалтерскими записями отразить возмещение данных расходов?

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Деньги, внесенные сотрудником за личные звонки, признаются собственными доходами учреждения и отражаются на счете 2.209.30.000. Проводки будут такие:

Д. 2.209.30.560 – К. 2.401.10.130 - начислен доход от возмещения сотрудником личных телефонных переговоров;

Д. 2.201.34.510 (одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130) – К. 2.209.30.660 - внесены деньги за личные звонки в кассу.

Обоснование
 

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как учесть компенсацию сотрудником стоимости личных разговоров по служебному мобильному телефону

Оплата переговоров

По договору с оператором связи учреждение обязано оплатить выставленные ему счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные (подп. «а» п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 декабря 2014 г. № 1342). Однако для учреждения экономически обоснованными являются только те расходы, которые связаны с оплатой служебных звонков.

Главбух советует: Для контроля за расходованием средств разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

  • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
  • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
  • порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.

На основании этих правил учреждение может расценить ведение личных переговоров со служебного телефона как нанесение материального ущерба и удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона учреждение вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, учреждение вправе взыскать с него сумму ущерба (для этого нужно издать приказ). Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.

<…>

Бухучет

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Деньги, внесенные сотрудником (удержанные из его зарплаты) за личные звонки, признаются собственными доходами учреждения. Такие доходы отразите на счете 2.209.30.000 «Расчеты по компенсации затрат» (как компенсацию затрат учреждения). Это следует из пункта 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354. В этом письме сказано, что возмещение от сотрудника нужно отражать на счете 2.205.31.000. Но оно выпущено еще в период действия старой редакции Инструкции к Единому плану счетов № 157н, когда компенсация затрат отражалась именно на этом счете. Однако сейчас компенсацию затрат нужно отражать на счете 209.30.

В бухучете расчеты с сотрудниками отразите следующими проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Начислен доход от возмещения сотрудником личных телефонных переговоров 2.209.30.560 2.401.10.130

Если сотрудник вносит деньги в кассу учреждения, сделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сотрудник внес деньги за личные звонки в кассу 2.201.34.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130)
2.209.30.660
2. Деньги внесены на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными) 2.210.03.560
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)
3. Отражено зачисление денег на лицевой счет (на основании выписки из лицевого счета) 2.201.11.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.210.03.660
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)

Если учреждение удерживает стоимость личных переговоров из зарплаты сотрудника (с его письменного согласия), сделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных переговоров (с его письменного согласия) 2(4).302.11.830 2(4).304.03.730

Дальнейшие проводки зависят от того, в рамках какой деятельности начислена зарплата, из которой удерживается стоимость личных звонков.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Зарплата начислена в рамках платной деятельности:
1. Погашена задолженность сотрудника перед учреждением 2.304.03.830 2.209.30.660
Зарплата начислена в рамках выполнения госзадания:
1. Отражено обязательство по перечислению средств, удержанных из зарплаты в рамках госзадания, на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (на основании Бухгалтерской справки по ф. 0504833) 4.304.03.830 4.304.06.730
2. Погашена задолженность сотрудника по возмещению стоимости личных переговоров 2.304.06.830 2.209.30.660

Такой порядок следует из пунктов 114–115, 139–140 Инструкции № 174н, подпункта «г» пункта 3.65 проекта Минфина России от 18 сентября 2014 г. б/н, пунктов 365, 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Внимание: В бухгалтерской отчетности операции по переводу средств с КФО 4 на КФО 2 (при удержании зарплаты в рамках госзадания) отражайте как некассовые операции.

В частности, в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) отразите в графе 8 «Некассовые операции» в разделах «Доходы учреждения» и «Расходы учреждения».

Об этом сказано в пункте 2 письма Минфина России от 18 октября 2012 г. № 02-06-10/4354, письме Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-10/3788.

Следует отметить, что ранее Минфин России давал указания отражать возмещение личных переговоров сотрудника как восстановление кассовых расходов учреждения. Однако с выходом более поздних разъяснений учреждениям следует руководствоваться ими.

Пример, как учесть возмещение затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника

Главный бухгалтер бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Глебова в рамках деятельности, приносящей доход, использует служебный мобильный телефон. В марте оператор связи выставил учреждению документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия и по желанию сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты или добровольно вносится в кассу учреждения. Глебова решила добровольно внести денежные средства в кассу.

Бухгалтер «Альфы» сделал проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Оплачен счет оператора мобильной связи 2.302.21.830 2.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 221, КВР 244)
1180 
2. Отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи) (1180 руб. – 180 руб. – (118 руб. – 18 руб.))  2.109.80.221 2.302.21.730 900
3. Отражена стоимость личных телефонных переговоров (на основании документов, предъявленных оператором связи) 2.401.20.221 2.302.21.730 118
4. Начислен доход от возмещения сотрудником услуг связи 2.209.30.560 2.401.10.130 118 
5. Учтен НДС по услугам мобильной связи (180 руб. – 18 руб.)  2.210.12.560 2.302.21.730 162
6. Глебова внесла деньги в кассу 2.201.34.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130)
2.209.30.660 118
7. Деньги внесены на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными) 2.210.03.560
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)
118
8. Отражено зачисление денег на лицевой счет (на основании выписки из лицевого счета) 2.201.11.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.210.03.660
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)
118
9. Принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров (180 руб. – 18 руб.)  2.303.04.830 2.210.12.660 162

<…>

Налог на прибыль

<…>

В бюджетных и автономных учреждениях при оплате стоимости личных переговоров и последующего возмещения указанных сумм сотрудником у учреждения могут возникнуть расходы и доходы для целей налогообложения.

Затраты на оплату услуг мобильной связи можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что расходы произведены в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачены за счет средств от этой деятельности. О том, можно ли учесть расходы на оплату услуг связи, понесенные при ведении как платной деятельности, так и деятельности на госзадании, см. Подробнее.

Затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у учреждения должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль компенсацию сотрудником расходов учреждения по оплате его личных телефонных разговоров. Учреждение установило лимит расходов на мобильную связь

Компенсацию учтите в составе доходов для целей налогообложения (при соблюдении прочих условий).

Если сотрудник использует телефон не только в служебных, но и в личных целях, то учреждение вправе установить лимит расходов на использование телефонной связи в личных целях. В этом случае сотрудник обязан будет возместить учреждению превышение этого лимита за счет собственных средств. Только после такого возмещения оплату личных телефонных переговоров, которую учреждение вносит по выставленным ему счетам оператора связи, можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (при соблюдении прочих условий) (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возмещенную сотрудником сумму нужно включить в состав доходов (ст. 249, 250 НК РФ). Чтобы отграничить личные переговоры (на которые установлен лимит) от служебных, потребуются документы, подтверждающие производственный характер переговоров.

Такая точка зрения отражена в письмах Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224, от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, от 29 марта 2006 г. № 03-03-04/1/297. При этом в письме от 3 декабря 2009 г. № 03-03-05/224 Минфин России придерживается мнения, что возмещенную сотрудником сумму телефонных переговоров нужно учесть во внереализационных доходах. А в письмах от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 финансовое ведомство указывает на то, что эти выплаты необходимо включить в состав доходов от реализации. В сложившейся ситуации учреждение вправе самостоятельно выбрать, какой из указанных позиций отдать предпочтение.

<…>



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль