Хранение документов

7

Вопрос

Уважаемый эксперт! Помогите, пожалуйста, разобраться в ситуации по хранению документов.Согласно письма Минфина, документы о стоимости основного средства для налогового учета хранят 4 года после окончания амортизации. Журналы-ордера в бухгалтерии хранят всего 5 лет. Означает ли это, что при уничтожении документов за старые года, необходимо отслеживать - какие основные средства приобретались в том периоде и изымать документы о стоимости основных средств для дальнейшего их хранения. Действительно ли ведомости по начислению амортизации надо хранить постоянно?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) хранят четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали.

Документы(ведомости) об определении амортизации основных средств, хранятся постоянно.

Обоснование
 

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как хранить бухгалтерские документы

<…>

В течение какого срока учреждение обязано хранить бухгалтерские документы


Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФЗаконе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗИнструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), учреждение должно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, система «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также аудиторское заключение нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации копии использованных бланков уничтожают на основании акта (ф. 0504816). Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604
Первичка за годы, когда учреждение получило убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ,письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности:

  • договоры с контрагентами;
  • письма;
  • платежки и т. д.
Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203Гражданского кодекса РФ 

<…>

2.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604

[О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли организаций]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли организаций и сообщает следующее.Частью первой Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусмотрен общий срок хранения документов, в том числе подтверждающих расходы для целей налогообложения прибыли.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ.

Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.

С учетом требований статьи 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).Одновременно сообщаем, что в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" установлено, что документы об определении амортизации основных средств, хранятся постоянно.

Заместитель директора
Департамента
А.С.Кизимов



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 23.91%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.7%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.39%
  • Над налоговой отчетностью 23.91%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль