Документы к авансовому отчету

41

Вопрос

в казенном учреждении по командировочным расходам сотрудник предоставил квитанцию об оплате проживания в частной гостинице без кассового чека (аппарата у ООО нет). Все реквизиты согласно 402-ФЗ, как первичного документа, в квитанции об оплате проживания есть. В праве ли учреждение принять данный учётный документ к возмещению расходов?

Ответ

Отвечает Олеся Орлова, эксперт

Да, вправе.

Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Квитанция, оформленная к нему – полноценный оправдательный документ, подтверждающий понесенные подотчетным лицом расходы.

Единственное условие – квитанция должна содержать обязательные реквизиты и быть заполнена согласно законодательству.

Безусловно, при оказании услуг оказывающая их организация должна составить и вручить потребителю бланк строгой отчетности и приходный кассовый ордер (ф. 0310001) или пробить кассовый чек (п. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ), выдать счет-фактуру, акт и т.д. Но нарушение поставщиком (продавцом) законодательных норм никак не помешает подтвердить понесенные потребителем расходы. Согласно законодательству, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Такой вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 09.12.2005 г. № КА-А40/12227–05).

В дополнение к квитанции (но не обязательно) можно запросить у гостиницы счет и договор на оказанные услуги (либо другие документы).

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Документальное подтверждение расходов

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

Для федеральных гражданских служащих перечень документов, которые могут подтвердить расходы на проживание, содержится в приказе Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н. Так, чтобы подтвердить проживание в командировке, гражданский служащий должен представить:

  • при проживании в гостинице: квитанции (талоны) из гостиниц или другой документ, который подтвердит, что был заключен договор на проживание. Но нужно отметить, что такой документ должен содержать сведения, предусмотренные в постановлении Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085;
  • при проживании в другом месте: первичный учетный документ, который подтвердит факт проживания в командировке (например, акт). Такой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Об этом сказано в пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н. Правда, этот документ фактически предназначен для определения срока командировки, но его целесообразно использовать и для подтверждения расходов на проживание.

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

Да, можно.

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 34 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, он не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы на наем жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности) без кассовых чеков. Такой вывод следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

2. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 10%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70%
  • Над налоговой отчетностью 20%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль