КВР, КОСГУ, расчеты с подотчетными лицами

17

Вопрос

Мы являемся Областным государственным автономным учреждением "Ульяновский Театр юного зрителя". Возникла спорная ситуация с вышестоящими органами в части оттеснения расходов пор видам КВР и КОСГУ.1) Сотрудник нашего учреждения ездил в командировку. Билеты на поезд он покупал сам за свой счет, после окончания командировки он принёс билеты для отчета в бухгалтерию. Мы ему будем возмещать эти расходы путём перечисления на его зарплатную карту (так делаем последние 2 года, вышестоящие органы с нами согласны). По какому КВР с привязкой к КОСГУ мы должны провести данный расход?2) Сотрудник поедет в командировку, но билеты на поезд мы покупаем через юридическое лицо - организацию, занимающуюся продажей билетов. По какому КВР с привязкой к КОСГУ мы должны провести данный расход?3) Суточные сотрудникам мы перечисляем на зарплатную карту (так делаем последние 2 года, вышестоящие органы с нами согласны). По какому КВР с привязкой к КОСГУ мы должны провести данный расход?С уважением Главный бухгалтер Козлов Евгений Евгеньевич ОГАУК "Ульяновский Театр юного зрителя"

Ответ

Отвечает Галина Нефедова, эксперт

1). Если командированный произвёл расходы из личных средств и по возвращении составил авансовый отчёт с приложением всех первичных документов, расходы отражайте по элементу вида расходов 112. В бухучете проводите их по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

Порядок расчета с подотчетными лицами путём возмещения расходов на зарплатную карту предусмотрите в учетной политике.

2). Если проезд оплачивает непосредственно учреждение через юридическое лицо - организацию, занимающуюся продажей билетов, тогда расходы отражайте по элементу вида расходов 244, в бухучете эти расходы должны пройти по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

3). Перечисление суточных на зарплатную карту сотруднику выплачивайте по элементу вида расходов 112. В бухучете проводите их по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

Такой порядок следует из раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н.

Обоснование
 

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Игоря Кузьмина, советника государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

На какой вид расходов и код КОСГУ отнести командировочные расходы

Компенсацию командировочных расходов (суточные, проезд, проживание и другие расходы) сотруднику выплачивайте по одному из следующих элементов вида расходов:

112 – если компенсация выплачена сотруднику учреждения: казенного, бюджетного, автономного;*

122 – для персонала государственных (муниципальных) органов;

134 – для военнослужащих и приравненным к ним лиц;

142 – для сотрудников государственных внебюджетных фондов.

В бухучете и отчетности все командировочные расходы (суточные, проезд, проживание) должны пройти по коду КОСГУ 212«Прочие выплаты». То есть отражать ее нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом: 401.20.212, 109.00.212, 208.12.

Эти коды применяйте даже в том случае, если сотрудник едет в командировку на служебном автомобиле и вы возмещаете ему расходы на ГСМ, ремонт авто (в т. ч. покупку запчастей).

Проезд и проживание оплачивает непосредственно учреждение (по договорам, контрактам)? Тогда расходы отнесите на элемент вида расходов 244. А в бухучете эти расходы должны пройти по:

подстатье КОСГУ 226 – расходы на проживание;

подстатье КОСГУ 222 – стоимость проезда, постельных принадлежностей, комиссионных и других (например, сервисных) сборов.*

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Из рекомендации «Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику»

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Бывают ситуации, когда сотрудник расходует денег больше, чем получил авансом. В этом случае образуется перерасход. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признают денежным обязательством, принятым перед подотчетником. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФп. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н,Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

правильность оформления авансового отчета;

наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);

обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетника на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска

Да, можно.

Ждать, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФп. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Поэтому при необходимости учреждение вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск

Да, можно.

После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней после того, как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому учреждение вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать пункт 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с выдачей перерасхода подотчетных сумм, зависит от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.000 (0.208.22.000, 0.208.26.000…) Кредит 0.201.34.000
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет;

Увеличение забалансового счета 18 (соответствующие КОСГУ и КВР)*
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Если сотрудник не получил положенную ему компенсацию (в течение срока исковой давности), не востребованную подотчетным лицом задолженность можно списать. При этом сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.000 (0.208.22.000, 0.208.26.000…) Кредит 0.401.10.173
– списана задолженность учреждения, не востребованная подотчетным лицом.

Одновременно со списанием задолженности с учета отразите ее на забалансовом счете 20«Задолженность, не востребованная кредиторами» (аналогично порядку, установленному для списания депонированной зарплаты, которую сотрудник не получил).

В 24–26-ом разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Об этом сказано в пунктах 3108178 Инструкции № 183н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34208.00401.10, забалансовые счета 1820).

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата

Учреждение должно самостоятельно решить, перечислять перерасход на банковские счета сотрудников или нет.*

Представители Минфина России и Казначейства России считают возможным компенсировать на зарплатные карты сотрудников понесенные ими расходы. Для этого в учетной политике нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. *Подробнее об этом см. здесь.

Вместе с тем, есть аргументы против такой позиции. Так, в бланке авансового отчета (ф. 0504505) предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. На титульном листе бланка в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» предусмотрены реквизиты только кассового ордера.

Кроме того, указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (п. 6.3) предусматривает возможность выдачи денег под отчет только наличными из кассы. Из чего можно сделать вывод, что и все остальные расчеты по подотчетным суммам (возврат неиспользованного аванса, возмещение перерасхода) нужно вести так же. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.Однако позднее Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 34.38%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.38%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 18.75%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль