Приказ на командировку и оплата суточных: правильность составления и расчета в нестандартных ситуациях

46

Вопрос

Работник отправлен в командировку по приказу в г. Санкт-Петербург на научно-практическую конференцию, которая будет проходить с 16 по 17 мая 2016 г. Согласно приказу работник отсутствует на рабочем месте с 16 мая по 18 мая 2016 г.13.05.2016г. работник отработал весь рабочий день и в 17:00 уехал из г. Тольятти в г. Санкт-Петербург. В г. Санкт-Петербург прибыл 14.05.2016г. в 18:00. При этом, 14.05.2016 г. является рабочим днём.Уехал из г. Санкт-Петербург в г. Тольятти 18.05.2016 г. в 9:35.Прибыла из Санкт-Петербурга в г. Тольятти 19.05.2016 г. в 05:44 и вышла на работу 19.05.2016г. в 08:30. Как правильно рассчитать оплату суточных и командировочных дней и как оплатить работнику проезд? Правильно ли составлен приказ? Как правильно должен быть оформлен приказ: с 13.05.2016 или с 14.05.2016?

Ответ

Отвечает Галина Халтурина, эксперт

По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки. Поэтому, Приказ нужно издать с 13.05.16.

Но в данном случае сотрудник выезжает раньше на сутки. За время задержки в пути без уважительных причин средний заработок можно не сохранять, суточные не выплачивать, расходы по найму жилья не возмещать.

Поэтому, в сложившейся ситуации руководитель принимает решение, с какого числа нужно издать Приказ на командировку.

Оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты, либо выезжает значительно раньше. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Обоснование
 

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как определять планируемые и фактические сроки командировки

Хотя это и не оговорено законодательно, существует два срока командировки: плановый и фактический.

Плановый срок – это предполагаемые даты служебной поездки, которые отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ составляют до того, как человек уезжает в командировку. Руководитель подписывает документ также до направления сотрудника в поездку. Поэтому эти даты являются ориентировочными.

На практике же командировка может затянуться или даже, наоборот, завершиться досрочно. Это может произойти по различным причинам: сотрудник задержался в пути, заболел или, например, раньше срока выполнил служебное задание. В любом случае это сдвигает фактические даты командировки относительно плановых.

По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки.* Немного другой порядок действует, если сотрудник ездил в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).

Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о командировке, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.*

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае учреждение оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).*

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.*

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.*

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как возместить командировочные расходы, если сотрудник задержался в командировке

Продление командировки

Командировка автоматически продлевается, если сотрудник не может вернуться к месту постоянной работы по объективным причинам. Например, если он заболел или задержался в пути из-за плохих погодных условий, поломки транспорта и т. п.*

Отсутствие уважительной причины

За время задержки в пути без уважительных причин средний заработок можно не сохранять, суточные не выплачивать, расходы по найму жилья не возмещать. Такая ситуация может возникнуть, если сотрудник потерял документы или их не было вообще.

Поясним на примере. Сотруднику выдали аванс на командировку с условием, что он сам купит обратный билет на поезд. Однако билетов в кассе не было, поэтому пришлось возвращаться на попутных машинах. Естественно, оправдательные документы, на каком транспорте ехал сотрудник и сколько он за это заплатил, вообще отсутствуют. Значит, и возмещать расходы на обратный проезд, а также суточные за время задержкив пути не нужно. А вот возмещать суточные за время проживания и расходы на него все равно необходимо.

Такой вывод следует из пунктов 4711 и 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль