Заполнение отчета по форме СЗВ-М

141

Вопрос

Нужно ли в отчете СЗВ-М за май показывать уволенных сотрудников за январь-апрель? Или в форме отражать только все за май?

Ответ

Отвечает Наталья Синицына, эксперт

Отчет по ф. СЗВ-М предоставляется только по сотрудникам организации. Уволенных за январь-апрель в ф. СЗВ-М за май показывать не нужно. В отчете за май показывайте только работающих или уволенных сотрудников в мае.

Обоснование
 

Из рекомендации

Ольги Прыговой, заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М

По итогам каждого месяца все страхователи должны сдавать в Пенсионный фонд РФ сведения о сотрудниках. Впервые новый отчет нужно представить за апрель 2016 года. Сведения составляйте по форме СЗВ-М, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п.

Эта рекомендация поможет без ошибок заполнить новую форму и правильно определить, какую информацию о сотрудниках включать в отчет.

Кто должен отчитываться

Сдавать форму СЗВ-М должны все работодатели, а именно:

  • организации (в т. ч. иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения;
  • предприниматели, а также адвокаты, частные детективы и нотариусы.

В форму нужно включать сведения обо всех сотрудниках, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров. И неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, были выплаты сотрудникам в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае.

Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

В какой срок сдавать отчет

Сведения по форме СЗВ-М сдавайте ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Первый отчет сдайте за апрель 2016 года. Срок – не позднее 10 мая 2016 года.

Если последний срок сдачи отчета выпадает на выходной день, сдайте сведения в ближайший за выходным рабочий день. Даже если по регламенту Пенсионного фонда РФ этот выходной является рабочим днем для территориальных отделений. Например, сведения за август 2016 года нужно подать не позднее понедельника 12 сентября 2016 года. Даже если 10–11 сентября являются рабочими днями для отделений ПФР.

Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Как передавать копии сведений сотрудникам

Подав сведения по форме СЗВ-М в ПФР, в тот же срок их нужно передать сотрудникам. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.

Каждому сотруднику выдайте выписку из формы СЗВ-М, в которой данные только о конкретном человеке. Если сведения сдаете в ПФР электронно, то для сотрудников эти документы придется распечатать.

Выписку из персонифицированного отчета передавайте сотруднику еще в двух случаях:

– в течение 10 дней после того, как человек подал заявление о выходе на пенсию;
– в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора.

В обоих случаях сведения передавайте в общем порядке. Единственное отличие – при увольнении возьмите с сотрудника письменное подтверждение того, что документ он получил на руки.

Такие выводы следуют из части 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и статьи 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Как уточнить отчет

Уточните форму СЗВ-М, если в первичном отчете (с типом «исходная», код «исхд») ошибки. Например, указали неверный СНИЛС или ИНН сотрудников.

Есть два варианта:

  • сдать дополняющую форму (с признаком «доп»). Ее оформите, если хотите дополнить данные. Например, в исходных сведениях не указан ИНН сотрудника, а в дополняющем отчете ИНН заполнили;
  • сдать отменяющую форму (с признаком «отмн»). Ее оформите, чтобы отменить ранее сданные сведения. Например, исправить фамилию, имя, отчество сотрудника.

Это следует из постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п.

Последний день, когда ПФР может принять дополняющие или отменяющие формы СЗВ-М за апрель 2016 года, – 6 июня 2016 года.

Чтобы правильно рассчитать пенсии, фонд до 10 июня составит реестр работающих пенсионеров, которым выплаты не индексируют. Для этого специалистам ПФР нужно принять и обработать СЗВ-М за апрель до 6 июня включительно. Начиная со вторника 7 июня фонд не примет корректировки для апрельского отчета (письмо УПФР по Выборгскому району г. Санкт-Петербурга от 4 мая 2016 г. № 04/406/1984).

Даже если программа фонда примет уточняющий отчет после 6 июня, в реестр работающих пенсионеров сведения за апрель уже не попадут. Из-за этого фонд выплатит пенсии больше положенного. Ущерб взыщут с работодателя как с виновного в ошибке (ст. 28 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ).

Что будет, если сдать СЗВ-М позже срока или с ошибками

Если отчет СЗВ-М подать позже срока или же привести в нем неполные либо недостоверные сведения, то страхователя оштрафуют. Размер штрафа – 500 руб. Его рассчитают исходя из количества сотрудников, заявленных в форме СЗВ-М. За каждого сотрудника, не включенного в отчет, штраф тоже начислят.

Это следует из положений части 4 статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Правила заполнения

Форма СЗВ-М включает в себя четыре пункта:

  1. Реквизиты страхователя.
  2. Отчетный период.
  3. Тип формы.
  4. Сведения о сотрудниках.

Информацию для заполнения этих граф формы возьмите из индивидуальных карточек. Такие карточки должны быть на каждого сотрудника (ч. 6 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внизу формы поставьте дату составления и подпись страхователя: руководителя организации, предпринимателя или уполномоченного лица по доверенности.

Реквизиты страхователя

Откуда взять реквизиты страхователя для заполнения отчета, показано в таблице:

Реквизиты Где взять данные для заполнения
Регистрационный номер страхователя в Пенсионном фонде РФ из уведомления о регистрации организации или уведомления о регистрации физического лица, выданного Пенсионным фондом РФ
Наименование организации (предпринимателя) из устава (свидетельства о постановке на учет физического лица, паспорта). Можно указать полное наименование организации (как в уставе), а можно краткое
ИНН из свидетельства о постановке на учет организации или свидетельства о постановке на учет физического лица, выданного налоговой инспекцией при регистрации.
КПП из свидетельства о постановке на учет организации, выданного налоговой инспекцией при регистрации. Предприниматели в поле «КПП» ставят прочерки

Отчетный период

В поле «Отчетный период» укажите код месяца, за который подаете расчет:

Код Месяц Код Месяц Код Месяц
01 Январь 05 Май 09 Сентябрь
02 Февраль 06 Июнь 10 Октябрь
03 Март 07 Июль 11 Ноябрь
04 Апрель 08 Август 12 Декабрь

Год, за который отчитываетесь, укажите в поле «Календарный год». Например, при подаче в 2017 году отчета за декабрь 2016 года в этом поле поставьте «2016».

Тип формы

В пункте «Тип формы» вам нужно указать код: «исхд» (исходная), «доп» (дополнительная) или «отмн» (отменяющая). Подскажем, какой именно вариант выбрать.

Если сведения о сотрудниках подаете за отчетный период впервые, то поставьте код «исхд».

Укажите код «доп», если хотите дополнить данные в ранее сданной и принятой фондом форме СЗВ-М.

Хотите полностью отменить ранее поданные сведения о застрахованном сотруднике? Тогда укажите код «отмн».

Сведения о сотрудниках

В пункте «Сведения о застрахованных лицах» укажите следующие данные о своих сотрудниках:

  • фамилию, имя и отчество в именительном падеже;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) из страхового свидетельства сотрудника;
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), если такие данные есть у страхователя. Если данных об ИНН нет, поставьте прочерк.

Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Пример заполнения формы СЗВ-М

В организации «Альфа» (ИНН – 7708123450, КПП – 770801001, регистрационный номер ПФР – 087-101-012345) работают:

  • Львов Александр Владимирович (руководитель организации). Его СНИЛС – 150-223-667 19, ИНН 703254479214;
  • Глебова Алла Степановна (бухгалтер). Ее СНИЛС – 023-141-25761, ИНН 703254479215.

10 мая 2016 года заполненную и подписанную директором А.В. Львовым форму СЗВ-М бухгалтер «Альфы» представил в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

Как заполнять отчет в различных ситуациях, поможет разобраться таблица:

Ситуация Что указывать в отчете
В организации есть сотрудницы, которые находятся в декретном отпуске Укажите декретниц в отчете. Ведь трудовой договор с ними действует
Организация арендует имущество у физического лица Такого человека в отчете не указывайте. Он не состоит с организацией в трудовых отношениях, и выплаты ему не облагаются страховыми взносами
В организации числится только один директор, он же – единственный учредитель Укажите данные о директоре в отчете. Ведь на него распространяется обязательное пенсионное страхование
Организация не ведет никакой деятельности Форму все равно сдавайте. Ведь у организации есть сотрудники. По крайней мере директор-учредитель
В организации есть совместители Как внешних, так и внутренних совместителей занесите в отчет. Ведь с ними заключены трудовые договоры
У сотрудника нет ИНН или он не известен Поставьте в поле ИНН напротив фамилии сотрудника прочерк. Это не будет ошибкой. Отказать в приеме такого отчета в ПФР не вправе. Но обратите внимание: если ПФР выяснит, что вы подавали в налоговую инспекцию 2-НДФЛ за сотрудника и указали в нем ИНН, то проверяющие могут и оштрафовать организацию или предпринимателя
У предпринимателя нет наемных сотрудников Предоставлять СЗВ-М в отношении себя предпринимателям не нужно

Такие разъяснения на своем сайте приводит Отделение ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

<…>

Разъяснения на сайте приводит Отделение ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

Вопросы по оформлению и представлению ежемесячной отчетности – «Сведения о застрахованных лицах» по форме СЗВ-М

Ответы на наиболее часто задаваемые страхователями вопросы о порядке оформления и представления «Сведений о застрахованных лицах» по форме СЗВ-М, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 01.02.2016 № 83п[1] (ежемесячная отчетность страхователей)

[1] Далее – Сведения по форме СЗВ-М

Вопрос 1.

На кого конкретно страхователи должны представлять ежемесячную отчетность?

Ответ.

В соответствии с разделом 4 Сведений по форме СЗВ-М в названной форме указываются данные о застрахованных лицах – работниках страхователя, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены следующие договоры:

  • - трудовые договоры;
  • - гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
  • - договоры авторского заказа;
  • - договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
  • - издательские лицензионные договоры;
  • - лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Таким образом, для решения вопроса о представлении либо непредставлении на конкретное застрахованное лицо ежемесячной отчетности необходимо исходить из следующего:

  • 1) какой договор заключен между работодателем и застрахованным лицом (вид договора);
  • 2) действовал ли данный договор в отчетном периоде – месяце (Сведения по форме СЗВ-М подлежат представлению, если в отчетном периоде соответствующий договор действовал как минимум 1 день);
  • 3) не имеет значения, производились ли в отчетном периоде начисление и выплата заработной платы (вознаграждения) по данному договору и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Первый отчетный период, за который страхователи представляют ежемесячную отчетность – апрель 2016 года. Поэтому, если в апреле 2016 года с застрахованным лицом у страхователя-работодателя был заключен, продолжал действовать или был прекращен трудовой договор или один из указанных выше договоров гражданско-правового характера, то страхователь обязан представлять на данное лицо Сведения по форме СЗВ-М.

Рассмотрим данную ситуацию на примерах.

Пример 1.

Застрахованное лицо, работавшее по трудовому договору, было уволено (трудовой договор расторгнут) 1 апреля 2016 года – в пятницу (т.е. в апреле 2016 года у данного застрахованного лица был только один рабочий день).

В данном случае имеет место ситуация, когда договор прекращен в отчетном периоде – апреле 2016 года. Соответственно, страхователь обязан представить на данное застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за апрель 2016 года.

Пример 2.

Между страхователем и застрахованным лицом 29 апреля 2016 года (последний рабочий день апреля 2016 года) заключен гражданско-правовой договор, предметом которого является выполнение определенных видов работ. Поскольку работы по данному договору еще не выполнены, то, соответственно, на момент представления ежемесячной отчетности Акт приемки выполненных работ не оформлен, а также не произведена оплата по этому договору.

Договор заключен в отчетном периоде – апреле 2016 года. Соответственно, страхователь обязан представить на такое застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за апрель 2016 года.

Пример 3.

Застрахованное лицо работает у страхователя с 2012 года по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. С сентября 2015 года по настоящее время данный работник находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет.

В сведениях индивидуального (персонифицированного) учета, представляемых страхователем ежеквартально в составе отчетности по единой форме (Расчет по форме РСВ-1 ПФР) в подразделе «Период работы за последние три месяца отчетного периода» раздела 6 Расчета проставляется код «ДЕТИ».

В отчетном периоде – апрель 2016 года договор продолжает действовать. Соответственно, страхователь обязан представить на данное застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за апрель 2016 года.

Пример 4.

Застрахованное лицо работает у страхователя с 2010 года по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. С 1 по 30 апреля 2016 года указанный работник находился в отпуске без сохранения заработной платы.

В сведениях индивидуального (персонифицированного) учета, представляемых страхователем ежеквартально в составе отчетности по единой форме (Расчет по форме РСВ-1 ПФР) в подразделе «Период работы за последние три месяца отчетного периода» раздела 6 Расчета проставлен код «НЕОПЛ».

В отчетном периоде – апрель 2016 года договор продолжает действовать. Соответственно, страхователь обязан представить на данное застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за апрель 2016 года.

Аналогичным образом решается вопрос с представления ежемесячной отчетности и в случаях, когда работник, фактически состоящий со страхователем в трудовых отношениях (т.е. имеет место ситуация, когда в отчетном периоде договор действовал хотя бы один день), не работал (т.е. по каким-либо причинам не соблюдал правила внутреннего трудового распорядка). Например, в период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, а также в период прогула, простоя (как по вине администрации, так и по вине работника) и в других подобных ситуациях.

Одновременно обращаем внимание, что если организация производила какую-либо выплату застрахованному лицу вне рамок трудового договора или договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг (например, выплата вознаграждения к праздничной дате бывшим работникам организации, выплата стипендии учащимся и т.п.), на таких застрахованных лиц Сведения по форме СЗВ-М представлению не подлежат.

<…>

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль