Задолженность перед сотрудникам по авансовым отчетам прошлого года

117

Вопрос

Я пришла на предприятие в ноябре 2015 года. По учетным данным у нас весела задолженность перед сотрудниками по оплате проезда в отпуск (подотчет). Я выплатила всю задолженность. При проверке обнаружено, что данные отчеты никем не подписаны. Имела ли я право оплачивать эти авансовые отчеты только по учетным данным в программе? Меня интересует только выплата правомерна она или нет, если авансовый отчет все таки принят к учету.

Ответ

Отвечает Людмила Абрамова, эксперт

Нет, выплата неправомерна.

Суммы произведенных сотрудником расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно принимаются к бухучету и, соответственно, подлежат оплате, если авансовый отчет утвержден руководителем.

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции 157н).

Подробнее см. в рекомендации.

Обоснование
 

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

<…>

«Суммы произведенных сотрудником расходов на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно примите к бухучету на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504505). Отчитаться сотрудник должен в течение трех дней после выхода на работу.

Пример, как отразить в бухучете и налогах компенсацию расходов на проезд сотрудника к месту использования отдыха и обратно. Сотрудник работает в федеральном учреждении, которое расположено в местности, приравненной к району Крайнего Севера

Федеральное бюджетное учреждение «Альфа» расположено в г. Мурманске. Один раз в два года каждый сотрудник и его неработающие члены семьи имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту использования отдыха и обратно.

В мае экономисту учреждения А.С. Кондратьеву предоставлен очередной оплачиваемый отпуск. Кондратьев вместе с неработающей женой и сыном (10 лет) отпуск будет проводить в г. Санкт-Петербурге.

16 апреля Кондратьев написал заявление о компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно. Согласно заявлению примерная стоимость проезда составляет 45 000 руб.

Компенсацию Кондратьеву выплатили 30 апреля за счет средств субсидий (исходя из примерной стоимости проезда).

30 мая (по возвращении из отпуска) Кондратьев представил в бухгалтерию проездные документы на общую сумму 55 200 руб.:

  • три билета экономкласса на рейс Мурманск – Санкт-Петербург от 5 мая 2016 года;
  • три билета экономкласса на рейс Санкт-Петербург – Мурманск от 28 мая 2016 года.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
30 апреля:
1. Выплачена компенсация на основании заявления Кондратьева (исходя из примерной стоимости проезда) 4.208.12.560  4.201.34.610 45 000 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)
30 мая:
2. Отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно 4.109.80.212 4.208.12.660 55 200 
3. Произведен окончательный расчет с Кондратьевым (55 200 руб. – 45 000 руб.)  4.208.12.560  4.201.34.610 10 200 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 112)

НДФЛ, страховые взносы на сумму компенсации не начисляют».

<…>

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

<…>

«Бывают ситуации, когда сотрудник расходует денег больше, чем получил авансом. В этом случае образуется перерасход. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признают денежным обязательством, принятым перед подотчетником. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФп. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

  • правильность оформления авансового отчета;
  • наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);
  • обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетника на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н».

<…>

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль