Проездные билеты не установленного образца к отчету о командировке

77

Вопрос

Сотрудником по возвращении из служебной командировки предъявлены проездные автобусные (междугородние) билеты, не содержащие обязательные сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж). Так как билеты не установленной формы, они не могут быть приняты к учету, как документы подтверждающие расходы. Согласно пункта 22 Правил "При отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится". Пребывание в месте командировки подтверждается счетом на гостиницу. Подлежит ли в данном случае оплате проезд сотрудника? Если да, то на основании чего? каких дополнительных документов?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Если сотрудник предоставил проездные билеты не установленного образца, не на бланке строгой отчетности, поступите как в случае не предоставления проездных билетов.

Основанием для оплаты проезда является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина Россииот 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета на основании справки от перевозчика или его представителя, которая подтверждает факт покупки билетов и их стоимость (письмо Минтруда России от 11 марта 2016 г. № 18-4/ООГ-396);

    Обращаем Ваше внимание, оплату билета может подтвердить не только бланк строгой отчетности, но и один из следующих документов:

    На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

    В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется:

    Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

    В частности, федеральные учреждения при отсутствии подтверждающих документов возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

    Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

    <…>

    Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

    В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:

    Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

    При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:

    Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:

    • документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
    • документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).

      Обоснование
       

      1.Из рекомендации
      Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

      Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

      Состав расходов

      Организация обязана возместить сотруднику:

      В состав этих расходов входят:

      Об этом сказано в пунктах 1112, и 22 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

      Кроме того, при покупке билетов сотрудник может оплатить полис добровольного страхования пассажиров (страховка в авиабилетах). Такие затраты работодатель возмещать не обязан. Однако вправе это сделать, если компенсация этих расходов предусмотрена локальными документами (например, коллективным договором или Положением о командировках). Это следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

      При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

      Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

      Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФПоложение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749)

      <…>

      Отсутствие подтверждающих документов

      Если по возвращении из командировки сотрудник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд (например, потерял их), организация все равно должна возместить ему эти расходы. Ведь независимо от наличия и отсутствия документов командировка состоялась и сотрудник выполнил задание. Правда, в этой ситуации расходы возмещают в определенной сумме. Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

      Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

      • чек контрольно-кассовой техники;
      • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
      • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета.
        • расходы на проезд до места командировки и обратно;
        • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).
        • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
        • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
        • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
        • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.
        • на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
        • на оформление обязательной медицинской страховки;
        • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
        • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
        • по уплате иных обязательных платежей и сборов.
      • дату и время выезда в командировку;
      • вид транспортного средства;
      • стоимость билета на основании справки от перевозчика или его представителя, которая подтверждает факт покупки билетов и их стоимость (письмо Минтруда России от 11 марта 2016 г. № 18-4/ООГ-396);
      • причину утраты документов и т. п.
      • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
      • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.
      • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
      • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
      • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
      • оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
      • косвенно подтверждает произведенные расходы.
      • оплату билета;
      • факт поездки.
    • чек контрольно-кассовой техники;
    • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
    • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
    • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
  • документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
  • документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.

<…>



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.15%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.69%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.31%
  • Над налоговой отчетностью 25%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль