Списание трудовых книжек и отражение операции в бухучете учреждения

103

Вопрос

В бюджетном учреждении приобрели трудовые книжки и вкладыши к трудовым книжкам для сотрудников. Как списать трудовые книжки и вкладыши к ним, если сотрудник уволился и книжка ему выдана на руки, кто должен возмещать данные расходы на трудовую книжку?  Каким нормативным документом оформить данную операцию в бухгалтерском учете?

Ответ

Отвечает Наталья Синицына, эксперт

Бланк трудовой книжки может быть выдан сотруднику безвозмездно, но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте учреждения (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

В общем случае, если сотруднику выдается трудовая книжка, то с этого сотрудника взимается плата за трудовую книжку.

Если плата за трудовую книжку не была взята с сотрудника, то решением комиссии по учреждению выявляются причины, по которым денежные средства не были получены. Уволенному сотруднику можно предложить внести средства за трудовую книжку. Если уволенный сотрудник отказывается оплатить бланк трудовой книжки, то комиссией по учреждению устанавливаются виновные лица. По решению комиссии и на основании приказа по учреждению плата за трудовую книжку может быть возложена на виновное лицо. Если виновное лицо не установлено, то в бюджетном учреждении оплата может быть произведена за счет приносящей доход деятельности.

При этом, по окончании года бюджетное учреждение должно подать на уволенного сотрудника сведения в налоговую инспекцию о не удержании с него дохода в натуральной форме.

Обоснование
 

Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

и Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Плата за бланк

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

<…>

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Внимание: безвозмездная выдача трудовых книжек учреждениями – получателями бюджетных средств может привести к неэффективному использованию бюджетных средств (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ).

Это связано с тем, что учреждение (в рамках выполнения бюджетных полномочий) должно обеспечить достижение заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (ст. 34 Бюджетного кодекса РФ).

Бесплатная выдача трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, сотрудникам приведет к увеличению расходов учреждения (средства, оплаченные за трудовую книжку сотрудника, не будут возмещены в бюджет). То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (не минимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.

<…>

Бухучет и налоги

Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Учреждение применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Трудовые книжки – это бланки строгой отчетности (п. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Расходы на их приобретение оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухгалтерском учете и отчетности проведите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Это следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Приобретенные учреждением трудовые книжки учтите на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения. Бланки трудовых книжек за балансом учитывайте в условной оценке (1 руб. за один бланк) либо по стоимости приобретения (если это закреплено в учетной политике для целей бухучета).

Списать бланк трудовой книжки можно в день ее выдачи сотруднику. Датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ. При этом в бухучете сделайте запись (на основании акта по ф. 0504816).

Уменьшение забалансового счета 03
– списаны бланки трудовых книжек.

Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

С сотрудников, принятых на работу впервые, учреждение может брать плату за бланк трудовой книжки в размере расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или перечислить по безналичному расчету.

Бухучет операций, связанных с внесением (перечислением) сотрудником денег за бланк трудовой книжки, зависит от типа учреждения.

Налогообложение

Выдача сотрудникам учреждения трудовых книжек признается реализацией товаров. Поэтому с такой операции нужно заплатить НДС. Данное правило распространяется в том числе и на казенные учреждения (органы власти, органы местного самоуправления). Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714, от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508 и ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833. При этом сотрудник оплачивает учреждению стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

При расчете налога на прибыль средства, полученные учреждением от сотрудника в качестве возмещения стоимости трудовой книжки, включите в состав доходов (п. 1 ст. 249 НК РФ).

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним уменьшают налогооблагаемую базу. Такие затраты экономически обоснованны, так как обязанность работодателя приобретать эти бланки обусловлена подзаконным актом органа власти (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Причем прибыль будет равна нулю. Ведь в соответствии с пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, сумма возмещения должна быть равна величине затрат учреждения на приобретение бланка (ст. 247 НК РФ).

Так считает ФНС России. При этом специалисты налогового ведомства говорят, что это актуально и для казенных учреждений тоже (письмо ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833).

Если учреждение не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), оно не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка трудовой книжки с сотрудника необходимо удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

<…>

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

и Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности

Что включать в бланки строгой отчетности

Как правило, в своей деятельности учреждения используют такие бланки строгой отчетности:

Бланки строгой отчетности можно использовать даже при оказании платных услуг населению вместо применения ККТ. В частности, госучреждения для этого могут применять квитанцию по форме № 0504510 (пример ее заполнения см. здесь). Другие виды деятельности, когда можно использовать БСО вместо ККТ, приведены в таблице.

Кстати, при использовании квитанции (ф. 0504510) нужно иметь в виду следующее. С 19 июня 2015 года форма квитанции изменилась. Сейчас она утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Но у учреждений могли остаться запасы типографских бланков квитанции по старой форме, утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. В такой ситуации Минфин России допускает их использование до 1 апреля 2016 года. Но придется дополнить бланки необходимыми дополнительными реквизитами: кодом УИН и кодом документа, удостоверяющего личность плательщика. Как именно вы будете вносить такие дополнения (вручную или автоматизированно), нужно прописать в учетной политике учреждения. Такие разъяснения дал Минфин России в письме от 24 августа 2015 г. № 02-06-10/48743.

<…>

Бухучет

Поступление бланков строгой отчетности отразите на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу, мест хранения. За балансом БСО учитывайте в условной оценке: 1 руб. за один бланк, либо по стоимости приобретения. Порядок закрепите в учетной политике для целей бухучета. Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аналитический учет по забалансовому счету 03 ведите в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045):

  • по видам, сериям и номерам БСО;
  • по местам их хранения: подразделениям, ответственным лицам.

Такой порядок установлен пунктом 338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Бланки строгой отчетности списывайте на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Списывать нужно все бланки, которые вы выдаете по назначению или передаете организациям, а также испорченные бланки. Об этом сказано в пункте 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Также правилами внутреннего документооборота может быть установлено, что для списания БСО нужно оформить приказ. Но это не отменяет составление акта (ф. 0504816).

Порядок отражения в бухучете поступлений и выбытия бланков строгой отчетности зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Приобретение бланков строгой отчетности (БСО), их дальнейшее движение и списание отразите проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Отражены расходы на приобретение БСО 0.109.ХХ.226<2> 0.302.26.730
2. Приняты БСО на забалансовый учет Увеличение забалансового счета 03 субсчет «БСО в кассе»
3. Выданы БСО из кассы под отчет сотруднику подразделения Уменьшение забалансового счета 03 субсчет «БСО в кассе»
Увеличение забалансового счета 03 субсчет «БСО в подразделении»
4. Списаны БСО с забалансового учета Уменьшение забалансового счета 03 субсчет «БСО в подразделении»

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на счет 0.401.20.226.

Такой порядок установлен пунктом 128 Инструкции № 174н, пунктом 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности

Бюджетное учреждение «Альфа» в рамках деятельности, приносящей доход, проводит курсы повышения квалификации (не облагается НДС) и использует бланки строгой отчетности.

23 августа «Альфа» приобрела 10 бланков строгой отчетности (свидетельства о повышении квалификации), общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. 24 августа было выдано 8 бланков. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за один бланк.

Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти затраты учитываются в составе канцелярских, а расходы включаются в состав прочих расходов.

Приобретение, движение и списание бланков бухгалтер отразил в учете следующими проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Отражены расходы на приобретение БСО 2.109.60.226 2.302.26.730 236
2. Приняты БСО на забалансовый учет в условной оценке Увеличение забалансового счета 03 субсчет «БСО в кассе» 10
3. Выданы БСО из кассы под отчет сотруднику подразделения Уменьшение забалансового счета 03 субсчет «БСО в кассе» 8
Увеличение забалансового счета 03 субсчет «БСО в подразделении» 8
4. Списаны БСО, выданные участникам курсов повышения квалификации Уменьшение забалансового счета 03 субсчет «БСО в подразделении» 8

В налоговом учете стоимость восьми выданных бланков (236 руб./шт. : 10 шт. × 8 шт. = 188,80 руб.) была учтена в расходах в III квартале.

<…>

ОСНО: НДС

В учете казенных учреждений:

Выполнение работ (оказание услуг) казенными учреждениями не является объектом обложения НДС (подп. 4.1 п. 2 ст. 146 НК РФ). Поэтому входной НДС по БСО, используемым в деятельности учреждения, к вычету не принимайте, а учитывайте в их стоимости (подп. 4 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Бюджетные и автономные учреждения НДС по приобретенным бланкам строгой отчетности могут принять к вычету при соблюдении следующих условий:

  • налог предъявлен поставщиком;
  • бланки строгой отчетности приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС;
  • бланки строгой отчетности приняты на учет;
  • по ним имеется счет-фактура.

Такой порядок установлен в статье 171 Налогового кодекса РФ.

Подробнее об этом см. Когда входной НДС можно принять к вычету.

Исключение из этого правила составляют случаи, когда:

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости бланков строгой отчетности. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

<…>



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль