Организация документооборота в бухгалтерии госучреждения

19

Вопрос

Как правильно организовать документооборот в бухгалтерии? 

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

При ведении бухгалтерского учета в приоритете электронный документооборот, то есть когда первичные документы и регистры подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, таким образом они признаются равнозначными собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета. Если нет технической возможности, то первичные документы и регистры ведутся на бумажных носителях. Утвердите в учетной политике порядок ведения документооборота.

Первичные документы и регистры оформляются по унифицированным формам, а если такая форма не предусмотрена, то вы вправе разработать ее и утвердить в учетной политике.

Организация контроля за созданием, получением, обработкой и хранением документов осуществляется в соответствии с графиком документооборота, разработанным и утвержденным в учетной политике, а также в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерии.

Обоснование
 

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документооборот в бухгалтерии нужно организовать по двум типам документов: для бухгалтерского учета и для налогового.

Для налогового учета используют налоговые регистры. О них читайте в рекомендации Как вести регистры налогового учета.

Для бухучета оформляют учетные регистры и первичные документы. Их формы для учреждений госсектора утверждены отдельным приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). О первичных документах и регистрах учета пойдет речь в этой рекомендации.

<…>

Первичные документы

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Подробнее про первичные документы см. Как оформлять первичные документы.

Важно! Первичные документы составляйте в электронной форме. Подписывайте их электронной подписью. И только если такой технической возможности нет – оформляйте на бумаге. Так же поступайте с документами, в которых есть сведения, составляющие гостайну.

Читайте подробнее про электронные документы.

О том, как формировать документы по учету кадров, см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

<…>

Как нумеровать и подшивать первичку

Все первичные документы в бухгалтерии должны быть пронумерованы, подписаны и скреплены печатью учреждения. После этого их нужно подшить в папки. А в конце каждого месяца бухгалтерия распечатывает регистры учета и раскладывает их в эти же папки.

Это установлено в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

А для кассовых документов есть свои особенности в нумерации и брошюровании.

<…>

Ситуация: как правильно подшивать кассовые документы

Это зависит от того, как учреждение оформляет и хранит документы – в электронном или бумажном виде, и от вида самого документа. Порядок хранения первичных документов, в том числе кассовых, устанавливает руководитель учреждения. Закрепить его следует в учетной политике или во внутренних документах учреждения. Такой порядок следует из пункта 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157, пункта 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Так, если учетные кассовые документы учреждение формирует в электронном виде и подписывает электронной подписью, то распечатывать и подшивать их не нужно (Методические рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). И только при необходимости распечатайте и заверьте копии электронных документов. Например, по требованию проверяющих или других лиц. Подробнее о хранении документов в электронном виде см. в рекомендации Как организовать документооборот в бухгалтерии и ситуации Можно ли хранить документы в электронном виде.

Но даже если вы храните документы в электронном виде, то нужно формировать журнал операций на бумаге. Например, в данном случае по счету «Касса». А вместе с журналом формируйте реестр электронных документов. Его нужно подшить в отдельную папку. Период, за который нужно формировать журнал и реестр электронных документов, установите сами в учетной политике (к примеру, месяц). Об этом сказано в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если же вы оформляете и храните документы на бумажных носителях, тогда учитывайте следующее.

Кассовая книга (ф. 0504514) должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. А количество листов должно быть заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Это прямо предусмотрено в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Для приходных и расходных кассовых ордеров никаких особенностей по их хранению в бумажном виде ни приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, ни указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не установлено. Поэтому соблюдайте общие требования для хранения первичных документов. А именно по истечении каждого отчетного периода (месяц, квартал, год) их нужно собирать в хронологическом порядке и сброшюровывать. Об этом сказано в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункте 6.4 Положения Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

А нужно ли подшивать приходные и расходные кассовые ордера ко второму экземпляру кассовой книги?

Да, лучше это сделать.

Журнал операций по счету «Касса» формируйте на основании документов, которые приложены к отчету кассира. А отчетом кассира служит второй экземпляр кассовой книги. Об этом указано в пункте 168 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Но какие именно документы прилагать к отчету, не сказано.

Кассовую книгу кассир составляет на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому подшейте их ко второму экземпляру кассовой книги. Во избежание претензий со стороны проверяющих закрепите это в учетной политике. Например, так:

«12.3. Листы кассовой книги подшивать в папку к журналу операций по счету "Касса" в хронологическом порядке. К листам прикладывать приходные и расходные кассовые ордера за каждый день, в который проводились кассовые операции, вместе с подтверждающими документами, а также расчетно-платежные (платежные) ведомости».

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Важно! Регистры составляйте в электронном виде. Подписывайте их электронной подписью. И только если такой технической возможности нет – оформляйте на бумаге (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, п. 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Читайте подробнее про электронные документы.

<…>

Внимание: бухгалтерия не отвечает за данные в первичных документах, которые составлены другими лицами. Руководителю учреждения необходимо закрепить лиц, которые будут отвечать за отражение факта хозяйственной жизни в составленных ими первичных документах. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Как часто нужно распечатывать регистры

К конце каждого отчетного месяца, квартала и года бухгалтерия должна распечатать регистры учета и подшить их по папкам.

Это установлено в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Ситуация: нужно ли при ведении автоматизированного учета формировать регистры бухучета на бумажном носителе

Нет, не нужно. Но только если электронные регистры подписаны электронной подписью. Кроме того, необходимо будет распечатать регистры по требованию контролирующих органов.

Регистры бухучета оформляйте на бумажных носителях или электронно с электронной подписью (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, ч. 6 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Приоритет имеют регистры в электронной форме. В бумажной форме регистры составляйте, только если нет технической возможности использовать для этого бухгалтерскую программу или электронную подпись.

Об этом сказано в пункте 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Или же если законодательством предусмотрено составление регистров или других документов в бумажной форме. Например, когда они содержат сведения, которые относят к гостайне.

Если вы ведете регистры в электронном виде, то и храните их электронно. Для этого выведите их в отдельный файл и сохраните на компьютере. Электронные документы, так же как и бумажные, храните в течение пяти лет.

Главбух советует: для того чтобы электронные документы с ЭЦП не были утеряны, делайте резервную копию на внешние носители. Например, на внешний жесткий диск или флешки. Ведь электронная информация в любой момент может быть уничтожена из-за вируса или ошибки файла.

Если же вы ведете регистры в бумажной форме, то храните их на бумаге. Регистры на бумаге формируйте с периодичностью, которая установлена в учетной политике для целей бухучета. Но делать это нужно не реже формирования бухгалтерской (бюджетной) отчетности, которую составляют на основе данных регистров.

Также регистры бухучета формируйте на бумажном носителе, если этого требуют госорганы или другие лица (в законодательно установленном порядке).

Такой вывод следует из положений части 7 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 6, 11, 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Подтверждает его Минфин России в письме от 12 августа 2011 г. № 02-06-10/3701.

<…>

Документы – основания для составления первички и регистров

В документообороте бухгалтерии помимо первички участвуют договоры или контракты, счета и другие документы учреждения. На их основании бухгалтер определяет порядок и сроки для того, чтобы составить, передать и подписать первичные документы.

<…>

Электронный документооборот

Первичные документы и регистры бухгалтерия может составлять и хранить в электронном виде. Но только если они подписаны электронной подписью. Тогда не нужно распечатывать и хранить их на бумаге. А бухгалтерии надо наладить документооборот электронных документов.

Это установлено в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Первичные документы оформляйте в электронном виде. А если технической возможности нет – на бумаге. Это установлено в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Техническая возможность – это когда учреждение формирует документ с помощью программного обеспечения и подписывает электронной подписью. Это следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Как подписывать электронные документы

Электронные документы подписывайте электронной подписью. Требования к ней предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует учреждение, зависит юридическая сила документа.

Так, первичные документы, которые заверены простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не приравнивают к документам на бумажном носителе, которые подписаны собственноручно.

А документы, которые заверены усиленной квалифицированной электронной подписью, признают равнозначными собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

<…>

Как установить электронный документооборот в учетной политике

Если учреждение решило оформлять первичные документы в электронном виде, то это пропишите в учетной политике. В ней нужно зафиксировать:
– перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
– список сотрудников с правом подписи электронных документов;
– способ электронного обмена документами: с привлечением оператора электронного документооборота или без него;
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции: в электронном виде или на бумаге.

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет учреждение, в учетной политике отражать необязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Как организовать контроль за поступлением документов

Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи используйте:

Что проверить в полученных документах

Прежде чем принять первичный документ к учету, проверьте:

  • форму документа. Для разных случаев она может быть своя. Например, завскладом при приемке товара нашел расхождения по его количеству и качеству и составил акт приемки материалов (ф. 0504220). А ему нужно было составить и передать в бухгалтерию приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207). Завскладом составил документ не по той форме;
  • заполнение и все подписи ответственных сторон;
  • обязательные реквизиты;
  • факт операции, которая отражена в документе. При необходимости сличите документ с договором, к которому он относится.

Также проверьте, нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных больше, чем отражено в бухучете. В этом случае бухгалтеру нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Это следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

График документооборота

Порядок формирования и обработки документов закрепите в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя учреждения (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, письмо Минфина России от 15 октября 2015 г. № 02-06-05/58986).

В графике документооборота пропишите:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, которые:– выполняют хозяйственные операции;– оформляют документы;– проверяют документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График оформите в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязи исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Кроме того, график документооборота может утвердить вышестоящее учреждение.

Пример графика документооборота в табличной форме

Главный бухгалтер учреждения «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, которая посвящена кассовым документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

В учреждении «Альфа» в целях внутреннего контроля принято решение оформлять для сотрудников, которые направляются в служебные поездки, командировочные удостоверения. Главный бухгалтер «Альфы» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

Дополнительно к графику документооборота можно разработать памятки для сотрудников. Их оформите, чтобы сотрудник знал, какие документы он должен сдать в бухгалтерию. Разработка памяток приведет к уменьшению количества претензий к сотрудникам со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник забирает от поставщика товар, который оплачен. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти и срок для их представления в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в учреждении «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота в бухгалтерии руководителю учреждения нужно возложить на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Ознакомьте с ним сотрудников учреждения, так как если они нарушат требования по оформлению документов, к ним можно применить дисциплинарное взыскание.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробнее о сроках и порядке хранения документов см. Как хранить бухгалтерские документы.

Номенклатура дел

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Дополнительно по этой тематике: График документооборота в табличной форме (фрагмент). Кассовые документы, График документооборота (фрагмент). Документы по командировкам

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль