Возмещение расходов по использованию личного автомобиля в рабочих целях

36

Вопрос

Бюджетное учреждение по договору на оказание услуг с физлицом предусматривает еще и возмещение расходов на ГСМ за разъездной характер работ, необходимо ли при предоставлении Исполнителем первичных документов (чеков на бензин) еще предоставлять, и путевки и списание по норме?

Ответ

Отвечает Наталья Кузнецова, эксперт

Да, необходимо.

Путевой лист оформляется на любое транспортное средство, используемое учреждением.

Потребуйте, чтобы исполнитель приложил к акту оказанных услуг документы, подтверждающие использование автомобиля, путевой или маршрутный лист, квитанции, кассовые чеки.

Расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Для определения суммы возмещения расходов на ГСМ списывайте его по установленным нормам. Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными в разделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Обоснование
 

Из рекомендации

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного автомобиля сотрудника

Вернемся к аренде автомобиля без экипажа. Хотелось бы подробнее остановиться на расходах на ГСМ. Ведь на практике именно этот момент вызывает много вопросов.

Организовывать порядок расчетов с сотрудником в части ГСМ по арендованному у него транспортному средству можно одним из двух способов:

– сотрудник сам покупает бензин, а учреждение возмещает ему расходы;
– учреждение само оплачивает покупку бензина.

Сотрудник покупает бензин сам.

В этом случае учреждение возмещает расходы сотрудника на бензин на основании подтверждающих документов. Это условие, как правило, прописывают в договоре аренды либо оформляют отдельным соглашением. Как же это выглядит на практике?

В течение месяца (либо другого расчетного периода) сотрудник сам приобретает ГСМ. А по его окончании представляет в бухгалтерию документы, которые подтверждают как факт покупки, так и факт расхода.

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение бензина, сотрудник предъявляет кассовые чеки, а на его расход оформляет путевые листы. Подробнее о порядке списания бензина по путевым листам см. здесь.

Следует отметить, что возмещение расходов на ГСМ в этом случае закупкой по законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ не является. Потому что арендатор фактически не покупает топливо, а только компенсирует расходы арендодателя.

Бензин покупает учреждение.

Если же учреждение само обеспечивает арендованный автомобиль бензином, то возмещать расходы сотруднику не нужно. Бензин будет приобретать само учреждение:

– через подотчетное лицо за наличные;
– по договору (контракту).

Для подтверждения расхода топлива сотрудник оформляет путевые листы. Подробнее о том, как списать бензин по путевым листам, см. здесь.

Из рекомендации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести топливо (ГСМ):

В этой рекомендации мы рассмотрим приобретение ГСМ за наличные.

Документальное оформление

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Нормативный расход топлива

По данным путевого листа рассчитайте нормативный расход топлива. Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными в разделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. При расчете используйте поправочные коэффициенты для каждого автотранспортного средства, утвержденные приказом руководителя (абз. 6 раздела 1 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Кстати, нормы расхода смазочных материалов, а также тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей приведены в этих же рекомендациях – приложение 1.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль