Компенсация сотруднику за использование личного автомобиля в командировке

22

Вопрос

Как правильно компенсировать (нормы компенсации, устанавливающие документы для расчета компенсации) расходы работнику бюджетного учреждения, который направлен в командировку на личном транспорте?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Наиболее правильно в данной ситуации выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях работникам по установленным нормам:

по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 2400 руб. в месяц;

по легковым автомобилям с объемом двигателя более 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц.

А расходы на приобретение горюче-смазочных материалов возмещаются согласно фактическим затратам, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Ниже приведено как отразить в учете сумму компенсации сотруднику за использование личного транспорта и пример служебной записки сотрудника, который едет в командировку на личном автотранспорте.

Обоснование
 

1.Из статьи журнала «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ », №9, СЕНТЯБРЬ 2013

И.И. Христорождественской, эксперта по бюджетному учету и налогообложению

Компенсация госслужащим за использование личного автомобиля

Правительство РФ разработало порядок выплаты компенсации федеральным госслужащим за использование личного транспорта в служебных целях*. Проанализируем его, а также рассмотрим правила налогообложения и учета данных сумм.

Постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563 (все нормативные акты, ссылки на которые даны в статье, включены в нормативную базу электронного журнала).

Возмещение расходов гарантировано законодательно

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также должны быть возмещены расходы, связанные с использованием актива.

В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Однако государственным ведомствам следует помнить, что Правительство РФ устанавливает правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.

Так, с 13 июля 2013 года действует постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563 , которым утверждены непосредственно Правила , а также предельные размеры компенсаций.

До этого действовали нормы выплаты компенсации за использование работниками личных автомобилей и мотоциклов в служебных целях, утвержденные двумя постановлениями Правительства РФ: от 20 июня 1992 г. № 414 и от 24 мая 1993 г. № 487 .

Итак, нормы компенсации федеральным госслужащим за использование личного транспорта таковы:

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 2400 руб. в месяц;
  • по легковым автомобилям с объемом двигателя более 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц;
  • по мотоциклам – 1200 руб. в месяц.

В то же время предусмотрены нюансы выплаты такой компенсации сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов РФ. В частности, для них постановлением Правительства РФ от 17 января 2013 г. № 14 определены особый порядок и предельные размеры ежемесячной компенсации в связи с разъездным характером деятельности. Они таковы:

  • за легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб. см – 3300 руб.;
  • за легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 4100 руб.;
  • за мотоциклы – 1650 руб. в месяц.  |

Правила выплаты компенсации и возмещения расходов

Далее рассмотрим порядок выплаты сумм компенсации и возмещения расходов, согласно постановлению № 563.

Для получения компенсации и возмещения расходов работник подает заявление работодателю, в котором указывается, в связи с исполнением каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать ее предельный размер, предусмотренный постановлением № 563.

Также особо отмечено, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов возмещаются согласно фактическим затратам, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается учреждением в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего.

При этом принимается во внимание:

  • необходимость использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • время использования личного транспорта в служебных целях.

Кстати, выплата компенсации за использование личного транспорта в соответствии с постановлением № 563 предусмотрена и в следующем случае: если гражданский служащий отказался от предоставленного служебного транспорта с персональным закреплением. Тогда суммы выплачиваются по общим правилам (на основании поданного сотрудником заявления).

Отражение сумм в бухучете

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» ( п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов ).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Бухгалтерские записи выглядят так:

Содержание операции Дебет Кредит
Начислена сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях 0 401 20 212
«Расходы по прочим выплатам» 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполненных работ, услуг»
0 302 12 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Выплачена сумма компенсации работнику 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
0 201 34 610
«Выбытие средств из кассы учреждения»

Налог на доходы и страховые взносы

Рассматриваемые компенсации подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там определено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, они также не начисляются на все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей. Основание – подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункт 2пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Из сказанного следует такой вывод. Поскольку компенсация за использование личного имущества в производственных целях предусмотрена трудовым законодательством, данные суммы не облагаются ни налогом на доходы физических лиц, ни взносами.

Если суммы выплачены в рамках деятельности, приносящей доход

Дополнительно отметим, что если сотрудник использует личное имущество в интересах бюджетного учреждения, но в рамках деятельности, приносящей доход, компенсационные выплаты (в том числе и суммы, выплаченные в качестве возмещения расходов) могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но только если затраты экономически обоснованы и документально подтверждены. Есть и еще один важный момент.

Следует помнить, что для целей налогового учета предусмотрено ограничение для признания сумм компенсаций за использование личного транспорта в производственных целях.

Речь идет о постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно ему, для целей налогообложения прибыли рассматриваемые суммы учитываются в составе прочих расходов:

  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в сумме 1200 руб. в месяц;
  • при использовании мотоцикла – 600 руб. в месяц;
  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Нормы постановления № 92 используются только при исчислении налога на прибыль. Если сотрудник использует личный транспорт в рамках предпринимательской деятельности учреждения, суммы компенсации освобождаются от НДФЛ и взносов в размере, определяемом соглашением сторон..

Подтверждает правомерность данных выводов и письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996 .

3. Нормы компенсации за использование личного транспорта сотрудника

Кому выплачивается компенсация Транспортное средство Норма компенсации в месяц, руб. Основание
Федеральные государственные гражданские служащие Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 2400 Приложение к постановлению Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 3000
Мотоциклы 1200


Нормы расходов на выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей (мотоциклов) для служебных поездок, в пределах которых такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций)

Транспортное средство Норма компенсации в месяц, руб. Основание
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 1200 Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 1500
Мотоциклы 600

3.Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте

Когда понадобится: если сотрудник едет в командировку (возвращается из нее) на личном автомобиле или мотоцикле.

Директору «Альфы»
Львову А.В.
от экономиста

Кондратьева Александра


Сергеевича

Служебная записка

Сообщаю, что я отправился в командировку 22 января 2016 г. в 10 ч. 00 мин. из г. Москвы в


г. Тверь, используя собственный транспорт:

Наименование  Автомобиль легковой
Марка  Skoda Octavia 2.0 FSI
Регистрационный номер С854KP197

Вернулся обратно 30 января 2016 г. в 18 ч. 55 мин.

Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.

Приложение:

  1. Путевой лист.
  2. Кассовые чеки АЗС от 22 января 2016 г и 30 января 2016 г.
  3. Квитанция гостиницы «Уездная» от 30 января 2016 г.

02.02.2016 А.С. Кондратьев

Ответ утвержден Натальей Зориной,
ведущим экспертом

8 800 333-01-13
Если у Вас возникли дополнительные вопросы или Вы хотите обсудить полученный ответ


Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 26.19%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.52%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 66.67%
  • Над налоговой отчетностью 23.81%
результаты

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль