Учет расходов на обучение сотрудника в интересах учреждения

10

Вопрос

Сотрудники обучались в аспирантуре в интересах учреждения, оплачивали обучение самостоятельно. Теперь предоставили копии квитанций об оплате и просят возместить затраты на обучение. Как это сделать правильно и какие необходимы документы для отчетности?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Учреждение само определяет, нужно ли ему за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему.

Сотрудник должен предоставить авансовый отчет (ф. 0504505) на утверждение руководителю к которому необходимо приложить документы подтверждающие расходы на обучение, например, двусторонний акт который приложен к договору и копию диплома, свидетельства)

В бухгалтерском учете необходимо оформить следующие проводки:

Дебет 0.109.XX.226(401.20.000) Кредит 0.208.26.660 – принят к учету авансовый отчет

Дебет 0.208.26.560 Кредит 0.201.34.610 – выплачена из кассы сотруднику затраченная сумма на обучение согласно представленного авансового отчета

Обоснование
 

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как учесть расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения

Учреждение само определяет, нужно ли ему за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и199 Трудового кодекса РФ.

В некоторых случаях работодатели обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).

<…>

Документальное оформление

Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 9 декабря 2013 г. № 1315 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.

Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику учреждения для целей бухучета

Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что все хозяйственные операции учреждения должны быть оформлены первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).

Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их учебные заведения выдают в большинстве случаев (ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Бухучет

КВР и КОСГУ

Обучение сотрудника оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

Для справки: в бухучете и отчетности такие расходы должны пройти по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». То есть отражать их нужно на счетах, которые увязаны с этими кодами109.00.226, 401.20.226302.26.

Об этом сказано в разделах IIIV указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

<…>

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Бухучет

Расчеты с подотчетниками при выдаче им денег (денежных документов) по заявлению в бухучете отражайте на счете 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504505), который утвердил руководитель (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными сотрудниками зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу денежных средств (денежных документов) подотчетникам из кассы учреждения отразите проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Выданы под отчет деньги 0.208.XX.560 0.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18(соответствующий КОСГУ и КВР)
2. Выданы под отчет денежные документы 0.208.XX.560 0.201.35.610
XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Подробнее о порядке выдачи подотчетных сумм, а также о том, можно ли их перечислить на зарплатную карту сотрудника, см. здесь.

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Приняты к учету оплаченные подотчетником вложения:
– в основные средства – недвижимое имущество; 0.106.11.310 0.208.31.660
– в основные средства – особо ценное движимое имущество; 0.106.21.310
– в основные средства – иное движимое имущество; 0.106.31.310
– в нематериальные активы – особо ценное движимое имущество; 0.106.22.320 0.208.32.660
– в нематериальные активы – иное движимое имущество; 0.106.32.320
– в материальные запасы – особо ценное движимое имущество; 0.106.24.340 0.208.34.660
– в материальные запасы – иное движимое имущество 0.106.34.340
2. Приняты к учету материальные запасы, приобретенные подотчетником 0.105.ХХ.340 0.208.34.660
3. Приняты к учету расходы на оказанные услуги, выполненные работы, оплаченные подотчетником:
– услуги связи; 0.109.XX.221<2> 0.208.21.660
– транспортные услуги; 0.109.XX.222<2> 0.208.22.660
– коммунальные услуги; 0.109.XX.223<2> 0.208.23.660
– услуги по аренде; 0.109.XX.224<2> 0.208.24.660
– работы, услуги по содержанию имущества; 0.109.XX.225<2> 0.208.25.660
– прочие работы, услуги 0.109.XX.226<2> 0.208.26.660
4. Приняты к учету прочие расходы, оплаченные подотчетником (например, расходы на приобретение цветов для поздравлений) 0.109.XX.290<2> 0.208.91.660
5. Погашена задолженность перед поставщиками (исполнителями, подрядчиками) через подотчетника 0.302.ХХ.830 0.208.ХХ.660
6. Выдан аванс поставщикам (исполнителям, подрядчикам) через подотчетника 0.206.ХХ.560 0.208.ХХ.660

XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на соответствующий аналитический счет счета 401.20.

Суммы НДС, предъявленные поставщиками (исполнителям, подрядчикам), которые не включаются в стоимость материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг, отразите проводкой:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Отражена сумма НДС, не включаемая в стоимость НФА (работ, услуг) 0.210.12.560 0.208.ХХ.660
XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок установлен пунктами 105106112 Инструкции № 174н, пунктом 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

<…>

Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с сотрудником за приобретенные товары (работы, услуги). Заявление на выдачу денег под отчет он не писал

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику по его письменному заявлению, которое подписано руководителем учреждения. Суммы, выданные по такому заявлению, отражаются на счете 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами». Об этом сказано в пунктах 213 и 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В рассматриваемой ситуации деньги для выдачи под отчет не заказывались, так как сотрудник не писал заявление. Сотрудник приобрел товары (работы, услуги) за свой счет. Например, произошла авария, нужно было срочно купить какие-то детали. И нет возможности ждать, пока заявление завизируют, закажут деньги. В результате чего у учреждения возникает кредиторская задолженность перед сотрудником.

Для того чтобы отразить принятые перед сотрудником обязательства, можно использовать как счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами», так и счет 302.00 «Расчеты по принятым обязательствам». Выбранный вариант закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

При этом стоит учитывать, что представители Минфина России рекомендуют отражать рассматриваемую задолженность на счете 208.00. Дело в том, что сумма перерасхода подотчетника над ранее выданным авансом отражается насчете 208.00 и признается принятым перед сотрудником денежным обязательством (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на счете 208.00.

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406.

В бухучете в зависимости от типа учреждения сделайте такие записи.

В учете бюджетных учреждений:

Погашение кредиторской задолженности перед сотрудником отразите так:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Если принято решение применять счет 208:
1. Погашена кредиторская задолженность перед сотрудником 0.208.00.560 0.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18 (соответствующий КОСГУ и КВР)
Если принято решение применять счет 302:
1. Погашена кредиторская задолженность перед сотрудником 0.302.00.830 0.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18 (соответствующий КОСГУ и КВР)
ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок следует из пунктов 105129 Инструкции № 174н.

<…>



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 29.73%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.11%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.86%
  • Над налоговой отчетностью 24.32%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль