Инвентаризация наличных денежных средств в кассе и бланков строгой отчетности

3048

Вопрос

Государственное бюджетное учреждение здравоохранения.Проводим инвентаризацию наличных денежных средств в кассе учреждения. и инвентаризацию бланков строгой отчетности.Как правильно оформить?

Ответ

Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении. Во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны.

Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи:

– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);

– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостачу), выявленные при инвентаризации.

1. Статья: Инвентаризация денежных средств

Порядок проведения инвентаризации денежных средств предусмотрен приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49«Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», а также Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П.

Инвентаризацию кассы проводят в сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров. В последнем случае назначается внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные кассовые ордера, отчет кассира.

Кроме того, кассир обязан дать расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию.

Все денежные средства и денежные документы, поступившие под ответственность кассира, должны быть оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, что тоже фиксируется в расписке.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не проводятся.

Обратите внимание: если при инвентаризации (ревизии) хотя бы один член инвентаризационной комиссии отсутствует, то результаты инвентаризации признаются недействительными.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, различных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге.

Результаты инвентаризации фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе бюджетного учреждения, отражаются в Инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088). В ней фиксируются сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью); сведения о результатах инвентаризации – о недостачах и об излишках.

Инвентаризационную опись комиссия учреждения составляет по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации.

В описи отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).

При выявлении недостачи или излишков ценностей в кассе в описи указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

При инвентаризации денежных средств в пути сверяются суммы, которые числятся на счетах бухгалтерского учета, с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, выполняется путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

При этом составляется Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

Если при инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием денежных средств и денежных документов и учетными сведениями, оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации.

В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки в количественном и суммовом выражении.

Ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).*

жУРНАЛ «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ – 2014»

2. Рекомендация: Как провести инвентаризацию

Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В обязательном порядке инвентаризацию надо проводить лишь в определенных случаях. А по решению руководителя учреждения ее можно провести в любое время.

<…>

Инвентаризационная комиссия

По действующим правилам проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав, это как минимум два человека, утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию могут входить представители административно-управленческого персонала, а также специалисты других служб и отделов учреждения. Но материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут. Такие правила прописаны в пунктах2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Когда объем работ большой, для инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию. Проверить требуется немного? Тогда сделать это может ревизионная комиссия, если такая уже есть в учреждении. То есть создавать еще и отдельную инвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

При проведении инвентаризации в связи с реорганизацией в форме присоединения в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при проведении инвентаризации и других подобных ревизий, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при проведении инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: если в учреждении подписан договор о коллективной материальной ответственности, то в нем стоит прямо зафиксировать условие о том, что сотрудники обязаны присутствовать при проведении инвентаризации вверенного им имущества.

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем начать инвентаризацию, нужно, во-первых, подготовить приказ о ее проведении. И во-вторых, собрать подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации можете составить по форме, разработанной самостоятельно. Такую форму должен утвердить руководитель учреждения. Но можно воспользоваться и типовой формой, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также даты начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель учреждения. После этого документ передайте на подпись председателю и членам инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для этого есть унифицированные бланки. Для каждого вида имущества заполните свою форму.

Основными документами, которые нужно использовать при инвентаризации, являются:
– инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
– инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
– инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
– инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
– инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Полный перечень документов с порядком их заполнения см. в таблице.

Инвентаризационная опись

Опись заполните вручную или на компьютере. Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Так, наименование и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Если приходится исправлять ошибки, то неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки должны заверить все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Пустых строк быть не должно. То есть на всех не заполненных в конце строках поставьте прочерки.

На титульной странице напишите заключение комиссии о выявленных недостачах или излишках либо, если все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. А материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку. В ней он подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, каких-либо претензий к членам комиссии у него нет, перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и приказе Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостачу), выявленные при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Формы инвентаризационных ведомостей и ведомости расхождений по результатам инвентаризации утвержденыприказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

На основании ведомости расхождений (ф. 0504092) составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения. Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Внимание: данные бухгалтерской отчетности могут быть признаны недостоверными, если инвентаризацию провели не по правилам либо ее результаты оформили с нарушениями.*

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль