Подтверждение расходов на оплату банковской картой оргвзносов

2588

Вопрос

Какими первичными документами можно подтвердить расходы , связанные с оплатой сотрудником с банковской карты оргвзносов за участие в научной конференции за рубежом? Как возместить сотруднику расходы по оплате оргвзносов, в случае, если сотрудник за исключением выписки из банковской карты подтверждающей оплату оргвзносов не предоставил и никакие другие документы предоставить не может (организация проводящая конференцию, документы на оказание услуги не выдает)? Налог на прибыль?  Речь идет о личной банковской карте сотрудника, которая может быть, как заработной, так и не заработной. Этот вопрос еще можно сформулировать следующим образом: Сотрудники организации участвуют в российских и международных конференциях. Оплачивают оргвзносы за участие в конференциях с личных банковских карт и наличными. 1. Может ли Университет со своего расчетного счета оплачивать оргвзносы за участие в международных конференциях, если да, то что для этого надо? 2. Зарубежные компании, проводящие конференции, представительств в России не имеют, валютного счета у Университета нет. Необходимо ли для оплаты орг. взносов за участие в международных и российских конференциях заключать договор? 3. Какие документы сотрудник должен предоставить для возмещения оплаченных им взносов с личной банковской карты и наличными д/с? 4. Какими первичными документами можно подтвердить расходы связанные с участием сотрудника в международной и российской научной конференции? Как возместить сотруднику расходы по оплате оргвзносов, в случае, если сотрудник за исключением выписки из личной банковской карты подтверждающей оплату оргвзносов никакие документы подтверждающие участие в конференции не представил (организация проводящая конференцию документы на оказание услуги не выдает)? 5. В каком случае расходы, связанные с участием сотрудника в конференции учесть в налогооблагаемой прибыли?

Ответ

1. Из буквального прочтения Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. делаем вывод, что такие контракты подпадают под действие Закона 44-ФЗ. По своей сути оплата за участие в соревнованиях является оплатой за оказание услуг по организации и участию учреждения в каком-либо мероприятии. А это считается закупкой, которая осуществляется в рамках ведения уставной деятельности учреждения.

 

По общему правилу закупки, связанные с командировками сотрудников, с участием в культурных мероприятиях по приглашениям учреждение должно производить у единственного поставщика, путем заключения контрактов на основании п. 26 части 1 статьи 93 Закона 44-ФЗ от 05.04.2013г. В данные расходы входят услуги по проезду, проживанию и питанию участников.

Научная конференция не является культурным мероприятием. Оплату  оргвзносов за участие можно провести по п.4 части 1 ст. 93 Закона 44-ФЗ (при соблюдении всех условий закупки у единственного поставщика). Именно только по этому основанию можно выдать сотруднику наличные деньги для оплаты услуг (товаров) в интересах учреждения.

Учреждение может самостоятельно заключить контракт на участие в мероприятии конкурентными процедурами, например- через запрос котировок. В таком случае учреждение может оплатить за услуги  в рублях или в валюте. Для проведения валютной операции учреждение должно открыть в банке валютный счет.

По вопросу правомерности оплаты сотрудником с личной банковской карты следует сказать, что законодательство не запрещает этого делать. О том, какими документами сотрудник должен подтвердить расход- конкретного ответа нет. Например, в ситуации подтверждения командировочных расходов сотрудник может даже не предъявлять выписку из банка о совершенной операции, при наличии бумажной маршрут/квитанции и посадочного талона.

Таким образом считаем, что, в Вашей ситуации сотрудник обязан для подтверждения произведенных расходов предъявить первичный документ, который подтвердит оказанную услугу по участию в конференции, и выписку по счету банковской карты (подтверждение факта оплаты). Кроме того, рекомендуем прописать в учетной политике порядок учета  расходов, произведенных через личные банковские карты сотрудников.

О том, как учитывать документально подтвержденные расходы при налогообложении- рассказано в рекомендации 6.

 

1.Ситуация: Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».* Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.*

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине

России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

  • при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;
  • при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денежных средств путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт.

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728, от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

 

2. Статья: Билет оплачен картой? Выписка не нужна

Письмо Минфина России от 29 августа 2013 г.№ 03-03-07/35554

Уточнено, как подтвердить расходы, если во время служебной поездки работник приобрел электронные проездные документы, оплатив их банковской картой (безналично).* Так, покупку электронного авиабилета подтвердят бумажная маршрут/квитанция и посадочный талон. А для подтверждения расходов на электронный железнодорожный билет достаточно наличия контрольного купона. Подтверждать оплату билетов картой с помощью банковской выписки не нужно.*

О том, как оформить документы, в случае если сроки служебной поездки были изменены, можно прочитать в статье «Если сроки командировки изменены».

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 10, ОКТЯБРЬ 2013

3. Рекомендация: Как проводить закупки у единственного поставщика

Командировки и участие в мероприятиях

1. Закупка услуг по участию в мероприятии для нужд нескольких заказчиков у конкретного поставщика (подрядчика, исполнителя), который был определен организатором мероприятия (п. 16 ч. 1 ст. 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).*

При планировании мероприятия (например, выставки, концерта, соревнований и т. д.) определяется учреждение-организатор. В ходе подготовки к проведению такого мероприятия организатор может заключать контракты с различными исполнителями на оказание услуг (выполнение работ). Например, это может быть контракт непосредственно на сам процесс организации мероприятия либо несколько контрактов на отдельные этапы этого процесса: аренда площадей, услуги ведущих и т. д. При этом организатор определяет исполнителей в общем порядке (путем проведения конкурса, электронного аукциона и т. д.)установленным планом-графиком способом. А остальные учреждения – участники этого мероприятия на оплату своей части расходов данным исполнителям заключают с ними контракты напрямую как с единственными поставщиками в соответствии спунктом 16 части 1 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.

При такой закупке разместите извещение на официальном сайте www.zakupki.gov.ru.

2. Заключение контрактов на оказание услуг, связанных с организацией служебных командировок сотрудников, а также с участием в проведении фестивалей, концертов, представлений и других культурных мероприятий на основании полученных приглашений. В частности, к таким услугам относятся:*

  • организация проезда к месту командировки (проведения мероприятий) и обратно;
  • наем жилого помещения;
  • транспортное обслуживание;
  • обеспечение питания.

Об этом сказано в пункте 26 части 1 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.

 

4.  Статья: Денежные средства учреждения в иностранной валюте

Для учета операций по движению денежных средств учреждения в иностранной валюте в случае проведения указанных операций не через органы Федерального казначейства предусмотрен счет 0 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации». Учет операций по движению денежных средств на счете ведется на основании документов, прилагаемых к выпискам со счетов в Журнале операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к выпискам со счетов, и Справки (ф. 0504833), которая оформляется при расчете курсовой разницы (п. 180 Инструкции № 157н). Валютные операции между резидентами РФ и нерезидентами могут осуществляться без ограничений* (ст. 6 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Операции в иностранной валюте между резидентами РФ запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ) за некоторыми исключениями, предусмотренными Законом № 173-ФЗ, а именно если поступление иностранной валюты в бюджетное учреждение связано:

  • с приобретением иностранной валюты для оплаты импортных контрактов (покупка оборудования, медикаментов и аналогичные расходы);
  • с приобретением иностранной валюты на заграничные командировки;
  • с получением оплаты в валюте при реализации товаров, работ, услуг по деятельности, приносящей доход (если договоры заключены с иностранными контрагентами);
  • с грантами, пожертвованиями юридических и физических лиц, не являющихся резидентами РФ.*

Выбытие иностранной валюты со счетов бюджетного учреждения связано с операциями:

  • по перечислению оплаты в иностранной валюте по импортным контрактам поставщикам оборудования, активов и др.;
  • по продаже полученной учреждением валютной выручки.

Согласно части 1 статьи 11 Закона № 173-ФЗ, купля-продажа иностранной валюты производится только через уполномоченные банки (кредитные организации, имеющие право осуществлять банковские операции с иностранной валютой на основании лицензии Банка России).

Порядок покупки и расходования иностранной валюты

Учет операций по движению денежных средств в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублях (рублевый эквивалент) по курсу, установленному Банком России на дату совершения операций (п. 154 Инструкции № 157н).

Датой совершения операции по валютному счету признается дата зачисления денежных средств (иностранной валюты) на валютный счет или дата списания этих средств с данного счета в кредитной организации.*

Рублевый эквивалент остатка средств в иностранных валютах на отчетную дату (на дату формирования регистров учета) отражается в бухгалтерском учете в валюте РФ по курсу Банка России на отчетную дату (на дату формирования регистров бухгалтерского учета).

Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату (абз. 3 п. 154 Инструкции № 157н).

Отметим, что для организации раздельного учета движения денежных средств в разных валютах (доллары США, евро и др.) целесообразно отражать сведения по валютным операциям в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051), которая ведется по каждому виду валюты отдельно.

Пример
отражения в учете операций с иностранной валютой*

Бюджетное учреждение перечислило денежные средства в валюте иностранному поставщику за приобретенное оборудование контрактной стоимостью 40 000 долл. США.
На дату оплаты курс ЦБ РФ составил 31 руб. за 1 долл. США, на дату поступления средств на счет учреждения – 30,08 руб. за 1 долл. США.
Бухгалтер учреждения отразил в бухгалтерском учете ситуацию таким образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Произведена оплата контракта с валютногосчета

2 302 31 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»

2 201 27 610
«Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»

1 240 000 (40 000 USD × 31 руб.)

Отражена отрицательная курсовая разница

2 401 10 171
«Доходы от переоценки активов»

2 201 27 610
«Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»

36 800 (40 000 USD × 30,08 руб. – 40 000 USD × 31 руб.)

Кроме того, в данном случае суммы следует отразить по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных сре дств с б анковских счетов учреждения».

Книга: «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ – 2014»

5.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • документы налогового учета и отчетности;
  • бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

  • формы отчетности;
  • регистры бухучета;
  • первичные документы.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам).* Об этом сказано в части 1статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы.

Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

 

6. Рекомендация: Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у учреждения документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности учреждения в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы), и т. д.*

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П,определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы.*

Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь документы, свидетельствующие о выдаче наличных под отчет, об их расходовании и об оприходовании приобретенных товаров (работ, услуг): авансовые отчеты, товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п. Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Ситуация: как подтвердить расходы на приобретение имущества за границей. Покупателем является зарубежное представительство учреждения. Имущество принято на учет головным отделением учреждения в России

Подтвердить расходы, понесенные при приобретении имущества (работ, услуг) за границей, можно документами, оформленными в соответствии с нормами делового оборота страны, в которой совершена сделка.

При приобретении имущества (работ, услуг) такими документами могут быть контракты, передаточные акты, счета, а также документы, подтверждающие, что с продавцом (исполнителем) рассчитались. Кроме того, для обоснования затрат, понесенных за границей, можно использовать документы, косвенно подтверждающие факт расходов (таможенные декларации, приказы о командировках, проездные документы и т. п.).* Такой вывод позволяет сделать пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Объясняется это тем, что официальное делопроизводство во всех организациях ведется на русском языке как государственном языке России (п. 1 ст. 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, ст. 68 Конституции РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые составлены в иностранной валюте

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие сделки оформлены документами, составленными в иностранной валюте.

Если речь идет о расходах, понесенных российской организацией в рамках внешнеторговых контрактов или за рубежом, то при расчете налога на прибыль их можно учесть, даже если документы, подтверждающие характер и размер затрат, составлены в иностранной валюте. Это объясняется тем, что первичные документы, оформленные по законодательству иностранных государств, могут подтверждать расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль российских организаций (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).* Например, документами, составленными в иностранной валюте, могут быть подтверждены расходы на оплату жилья или проезд за время пребывания сотрудника в загранкомандировке.

При определении налогооблагаемой прибыли расходы, выраженные в иностранной валюте, подлежат пересчету в рубли (п. 5 ст. 252 НК РФ).*

Если же речь идет о расходах, понесенных российской организацией в сделках на внутреннем рынке, то они должны быть подтверждены документами, составленными в рублях. Дело в том, что налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и фактов хозяйственной жизни ведется в рублях (ч. 2 ст. 12 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 13 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следовательно, в первичных учетных документах в качестве измерителей хозяйственных операций обязательно должны указываться рубли.

В бухгалтерских регистрах активы и обязательства, выраженные в валюте, нужно показать и в рублях, и в валюте расчетов* (п. 154 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Учетные регистры составляются на основании первичных документов (ч. 1 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). С учетом этих требований в первичных документах суммы расходов можно отразить через дробь двумя суммами − рубли/валюта.

 

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль