Лица, которым могу выдаваться деньги под отчет

184

Вопрос

Возможно ли на заведующего складом (материально -ответственный) возложить обязанности по закупке товаров для хозяйственных нужд? Канцелярских товаров, товаров для мелкого ремонта (дверные ручки, замки, шурупы,гвозди и т.п.)? Все это будет приходоваться на склад, и он же потом будет списывать материалы?

Ответ

Да, возможно.

 

Список лиц, которые имеют право получать деньги под отчет, утверждает руководитель учреждения свои приказом.

По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 0.105.00.000 «Материальные запасы» на основании первичных учетных документов

При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.

Таким образом, списание с заведующего складом не должно производиться. Кладовщик передает материальные запасы и только после этого они списываются.

1. Рекомендация: Как проверить расчеты с подотчетными лицами

Предварительный контроль

Процедуры предварительного контроля в учреждении позволят предотвратить незаконную выдачу средств подотчет и обеспечить правильное оформление документов при приемке отчетов подотчетных лиц.

В первую очередь введите обязательную процедуру сверки фамилий сотрудников со списком лиц, которые имеют право получать деньги под отчет согласно приказу руководителя учреждения. Такую сверку нужно делать при составлении любых документов перед выдачей подотчетных сумм. То есть сверять должен не только кассир при формировании расходного кассового ордера, но и лица, которые выписывают доверенность на получение материальных ценностей или составляют приказы учреждения.*

Кроме того, перед выдачей денежных средств нужно убедиться, что у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным подотчетным суммам. Для контроля отсутствия задолженности у сотрудника на заявлении о выдаче аванса целесообразно делать надпись или отметку в виде штампа «Задолженность отсутствует».

Далее в момент выдачи денег подотчет кассир должен проверить наличие штампа об отсутствии задолженности и правильное оформление документов-оснований, в частности:

Заявление сотрудника на выдачу денежных средств под отчет должно быть составлено в письменной форме. В нем указывается:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.

Также на заявлении должны быть виза руководителя о разрешении выдать аванс, подпись руководителя и дата.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункте 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Подробнее о документальном оформлении указанных операций см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

При выдаче денежных средств на командировочные расходы проверьте наличие и правильное оформление следующих документов:

  • приказа о направлении в командировку;
  • служебного задания;
  • командировочного удостоверения.

Убедитесь, что в служебном задании указаны цель, время и место командировки. Также на документе должны иметься подписи руководителя того структурного подразделения, где работает сотрудник, и руководителя самого учреждения.

Такие правила установлены разделом 1 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, ипунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке. Оно должно быть оформлено в одном экземпляре с отметкой о выбытии и подписано руководителем учреждения. Удостоверение передается сотруднику и остается у него на все время командировки.

Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Факт выбытия сотрудника в командировку не забудьте зафиксировать в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения;
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Подробнее обо всех документах, которые подтверждают командировочные расходы сотрудника, см. Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку.

 

2. Ситуация: Как оформить приемку материальных запасов на склад

Поступление материальных запасов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада.* При приемке ответственный сотрудник должен проверить количество и качество поступивших материалов. Если фактическое количество (качество, ассортимент) не соответствует документам передающей стороны, принимать материалы должна специальная комиссия, которая составляет акт по форме № М-7 (0315004). Подробнее см. Как оформить, отразить в бухучете и при налогообложении недопоставку материальных запасов.

Такой порядок предусмотрен пунктом 22 Инструкции № 162н, пунктом 33 Инструкции № 183н, пунктом 33 Инструкции № 174н,пунктом 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов»

 

3. Ситуация: Как отразить в бухучете поступление и списание материальных запасов, если в учреждении нет склада и должности кладовщика

Если у учреждения нет склада и должности кладовщика, то материальные запасы сразу поступают материально-ответственным лицам и списываются в обычном порядке.

По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 0.105.00.000 «Материальные запасы» на основании первичных учетных документов (п. 98, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.*

Важно отметить, что в учреждениях здравоохранения наличие склада обязательно. Объясняется это тем, что при приобретении или безвозмездном получении мягкий инвентарь (белье) должно поступить на склад. Его передача непосредственно в пользование отделений (кабинетов, лабораторий), минуя склад, запрещена. Об этом сказано в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 февраля 1984 г. № 222.

Если склада и должности кладовщика в учреждении нет, материальные запасы сразу поступают сотрудникам (материально ответственным лицам), а затем списываются с учета в обычном порядке. При этом в документах на списание (например, в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210) в графах «Получил» и «Выдал» ставится подпись материально-ответственного лица.

В любом случае (при наличии в учреждении склада и должности кладовщика или при их отсутствии) к аналитическим счетам счета 0.105.00.000 откройте субсчет «Материально-ответственное лицо» или субсчет с указанием мест хранения (п. 119 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

 

 

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль