Порядок оплаты командировки

424

Вопрос

В бюджетном учреждении (областной бюджет) командировали сотрудников в Санкт Петербург на повышение квалификации с 8 по 12 сентября. Выбытие 7 сентября (воскресенье), прибытие 13 сентября (суббота). Но после возвращения из командировки сотрудники предоставили в бухгалтерию билеты от 6 сентября и 13 и 14 сентября, т.е. выехали раньше к месту командировки и задержались на выходные к месту работы. Как быть в такой ситуации? Можно ли оплачивать из бюджетных средств стоимость билетов, если даты не соответствуют ни по командировочным удостоверениям, ни по приказам о командировке? Надо ли начислять средний заработок за эти дни, суточные и проживание?

Ответ

Учреждение должно самостоятельно решить - оплачивать билеты или нет. В соответствии с мнением Минфина РФ, высказанном в письмах от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, если сотрудник приехал в место командировки раньше или выехал обратно позже, чем срок командировки на незначительный срок(например- выходной день)- то работодатель должен возместить стоимость проезда туда и обратно. Эти расходы считаются оправданными и понесенными в связи с командировкой.

 

При этом следует отметить, что за выходные дни, в которые сотрудник по собственной инициативе поехал раньше (или позже) суточные и средний заработок не начисляются. Также проживание за эти дни оплачивать не следует. Это не является производственной необходимостью.

Иной порядок может быть установлен локальными документами учреждения (например- возмещение данных расходов за счет внебюджетных средств учреждения).В таком случае это будет получение сотрудником дохода в натуральной форме, с которого следует удержать НДФЛ.

1.Рекомендация: Как рассчитать суточные

Период командировки

Суточные сотрудникам выплачивайте:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.*

Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен выполнить служебное задание. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется (прибывает) до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит после 0 часов – следующие сутки.

За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.*

Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку

Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.

Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.

 

2. Ситуация: Как оплатить сотруднику день выезда в командировку (возвращения из командировки), а также дни нахождения в пути, приходящиеся на его выходные (праздничные) дни

Оплачивайте такие дни как работу в выходные (праздники).

По общему правилу за работу командированного в выходные или праздничные дни полагается отгул или повышенная оплата (п. 5положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Данная норма распространяется и на случаи, когда командированный сотрудник следует к месту командировки или обратно.* Дело в том, что время нахождения в пути не может быть признано временем отдыха сотрудника. Такой вывод подтверждается решением Верховного суда РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663.

Поэтому выезд в командировку (возвращение из командировки), нахождение в пути, приходящиеся на выходной день сотрудника или праздник, следует рассматривать как работу в выходной (праздничный) день.

Таким образом, сотрудник, находящийся в пути в командировку (из командировки) в свой выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда (ст. 153 ТК РФ).

Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

3. Ситуация: Нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, установленной в приказе о направлении в командировку (командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае учреждение оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению служебного задания в месте командировки.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.*

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, учреждение вправе пользоваться в работе именно ими.

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

4.Статья: Возмещение командировочных расходов. Сложные ситуации

Затраты на проезд

Рассмотрим нюансы возмещения работнику проездных расходов.*

Сроки командировки

Бывает, что работник совмещает командировку с отдыхом и прибывает к месту командировки раньше либо задерживается там после выполнения служебного задания.

Возникает вопрос: может ли учреждение учесть проездные расходы в целях налогообложения прибыли, если речь идет о служебной поездке сотрудника, занятого в приносящей доход деятельности?

Специалисты финансового ведомства не видят для этого препятствий (см., например, письма Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545).

Ведь в любом случае организации пришлось бы оплатить работнику проезд к месту командировки независимо от срока пребывания специалиста в месте назначения.

А вот по поводу налога на доходы физлиц у чиновников иное мнение.

Они поясняют, что если задержка работника в месте командировки либо его более ранний приезд оформляются отпуском, то оплату проезда следует рассматривать как экономическую выгоду специалиста. То есть учреждению придется удержать с компенсации за проезд НДФЛ.

Отметим, что этого не нужно делать, если работник проводит дополнительное время в месте командировки до ее начала или после ее окончания, используя выходные или нерабочие праздничные дни.*

 

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 9, СЕНТЯБРЬ 2012

5. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

В государственных и муниципальных учреждениях

Размер и порядок возмещения расходов на проезд в командировку определяются:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;*
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);*
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.*

Главбух советует: учитывая нестабильную экономическую обстановку, оформлять приказ на долгосрочный период (например, на год) о возмещении данных расходов в повышенном размере за счет средств от приносящей доход деятельности, а тем более за счет экономии бюджетных средств, не следует.

Ведь может сложиться ситуация, когда по приказу учреждение обязано возместить расходы на проезд в увеличенном размере, а по факту на это нет средств (например, нет доходов от платной деятельности). Давать распоряжение на возмещение расходов в повышенном размере за счет данных источников целесообразно отдельными приказами по каждой командировке. Определить нормы возмещения руководитель учреждения может прямо в приказе о направлении сотрудника в служебную командировку или в отдельном приказе (убедившись заранее в том, что средства на это есть). А в учетной политике и других локальных актах этот порядок можно прописать так: расходы на проезд в командировку возмещаются по нормам, определенным Правительством РФ. При наличии на момент командировки средств от платной деятельности по решению руководителя размер возмещения может быть увеличен до ____ руб., но не более суммы фактически понесенных расходов.

Порядок возмещения расходов на проезд для командированных государственных гражданских служащих определяйте с учетом положений Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 (для федеральных служащих) и нормативно-правовых актов субъекта РФ (для служащих субъекта РФ) (п. 8 ч. 1 ст. 52 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).*

Ситуация: может ли учреждение оплатить командированному сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)

Да, может, но только если такие расходы произведены:

При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите приказом.*

 

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль