Внедрение системы внутреннего контроля в учреждении

3087
Внутренний контроль - обязанность учреждения. Он организуется в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, Инструкции № 157н, ведомственных норм.

Кто отвечает за внутренний контроль

Осуществлять внутренний контроль могут:

  • руководитель учреждения или его заместитель;
  • главный бухгалтер;
  • специальная комиссия.

Также внутренний финансовый контроль казенного, бюджетного, автономного учреждения можно поручить отдельным подразделениям, внештатным экспертным группа.

Все о системе внутреннего контроля в учреждении T1M14S Внедрение системы внутреннего контроля в учреждении

Внедрение системы внутреннего контроля в учреждении

На практике при создании системы внутреннего финансового контроля учреждение может выбирать следующие варианты:

  • распределить контрольные функции между сотрудниками (подразделениями);
  • создать функциональную комиссию (или несколько комиссий) для проведения проверок;
  • создать специальное подразделение внутреннего контроля (службу внутреннего аудита, ревизионный отдел);
  • ввести штатную единицу ревизора (внутреннего аудитора);
  • привлечь независимого консультанта (аудитора) на договорной основе.

Разработайте локальные документы

Контрольные мероприятия казенного, бюджетного, автономного учреждения проводятся на основании положения. Его учреждение разрабатывает самостоятельно. Данное положение может быть частью учетной политики, либо утверждаться отдельными приказом.

Рекомендуется четко и всесторонне прописать систему внутреннего финансового контроля бюджетного, автономного, казенного учреждения во внутренних нормативных актах. От этого будет завесить эффективность проверок.

Итак, положение о внутреннем финансовом контроле содержит несколько разделов.

1. Общие положения. Раздел содержит термины, перечень объектов и задачи внутреннего контроля.

2. Организация внутреннего контроля. Здесь определите формы проверок (предварительный, текущий, последующий контроль). А также способы их реализации (сплошной, выборочный контроль).

3. Порядок проведения контроля. Порядок может быть оформлен разделом либо вынесен в приложение. В разделе, как правило, уточняют вопросы составления планов и программ контрольных мероприятий.

4. Обязанности и права Отдела внутреннего контроля в сфере проведения внутреннего контроля (если сформировано такое подразделение).

5. Документальное оформление результатов внутреннего контроля

6. Устранение нарушений, выявленных в ходе ревизий и проверок. Укажите способы и сроки исправления ошибок. А также лицо, которое будет этот процесс контролировать.

7. Заключительные положения.

Объектами контроля могут быть:

  • сметные (плановые) документы;
  • договоры и контракты;
  • входящие и исходящие первичные документы;
  • документы, определяющие организацию ведения учета и составления отчетности (учетная политика, локальные акты);
  • бухгалтерский учет;
  • бухгалтерская, статистическая, налоговая и иная отчетность;
  • активы и обязательства учреждения;
  • трудовые отношения с работниками.

Дополнительно в рамках контрольных мероприятий учреждение может разработать карту внутреннего контроля. Само понятие ведено для главных распорядителей бюджетных средств и главных администраторов доходов бюджета (постановление Правительства РФ от 17 марта 2014 г. № 193). Учреждения утверждать ее не обязаны, но и делать этого не запрещено.

Карта представляет собой таблицу, которая содержит: наименование операции, периодичность ее выполнения, данные о должностных лицах (ответственного за выполнение операции, осуществляющего контроль), метод и способ контроля, периодичность. Информацию по операциям с высокой вероятностью ошибки и с существенными последствиями также включите в карту. На них обратите особое внимание во время очередной проверки.

Планируйте и отчитайтесь по мероприятиям

План контрольной деятельности нужно составить на год. По каждому мероприятию:

  • установите в плане проверяемый период, форму контроля, срок проведения мероприятия, ответственных исполнителей;
  • разработайте программу проверки. В ней перечислите вопросы (подвопросы) по контролю подразделений, участков и хозяйственных операций.

Информацию о проведенных в учреждении контрольных мероприятиях нужно показать в таблице 5 «Сведения о результатах мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля». Она входит в состав формы 0503760 при сдаче годовой бухгалтерской отчетности.

Обращаем внимание на то, что ГРБС обязаны проводить внутренний финансовый контроль подведомственных учреждений (ст. 160.2-1 БК РФ, ст. 32 Закона № 7-ФЗ, т. 2 Закона № 174-ФЗ).  Одновременно учреждения всех типов могут быть объектом государственного (муниципального) финансового контроля( ст. 266.1 БК РФ,  письмо Минфина России от 22 января 2016 г. № 02-10-08/2347).  при этом, контроль вышестоящего ведомства не может заменить внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, который должен быть организован силами самого учреждения (ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Санкции за отсутствие системы контроля законодательством прямо не установлены. Однако в рамках внутреннего государственного контроля финорган имеет право изучить в том числе и систему внутреннегоконтроля учреждения. Это косвенно следует из положений пункта 69 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 20 марта 2014 г. № 18н, пункта 56 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1092.

Таким образом, контролеры в своем предписании или в представлении, составленном по результатам проверки, могут указать на нарушения в системе внутреннего контроля. А за невыполнение предписания (представления) предусмотрена административная ответственность.

Как оформить результаты внутреннего контроля

Законодательство не устанавливает порядок оформления внутренних проверок и ревизий. Учреждение вправе разработать для этого собственные типовые формы или составлять документы в произвольном виде. Важно, только чтобы в этих документах было ясное описание:

  • нарушений, выявленных по результатам внутреннего контроля;
  • мер по устранению выявленных нарушений.

Методы предварительного, текущего и последующего контроля сильно отличаются друг от друга не только процедурами проведения, но и видами нарушений, которые могут быть выявлены, а также способами устранения этих нарушений. Поэтому заполнять одинаковые формы по итогам разных контрольных процедур не всегда целесообразно.

В зависимости от вида контрольного мероприятия учреждение может использовать для оформления его итогов:

акт проверки или ревизии;

  • протокол или служебную записку о нарушениях, выявленных в рамках текущего контроля;
  • журнал учета внутреннего контроля для фиксирования результатов ежедневных процедур;
  • заключение по результатам обследования;
  • письменные объяснения сотрудников о причинах ошибок;
  • отчетность по внутреннему контролю.

Акт по результатам проверки (ревизии)

Акт – это документ, который широко применяется госорганами для оформления результатов последующего контроля.

Форму акта можно позаимствовать у вышестоящего ведомства, а можно разработать свою или составлять отчеты в произвольном виде.

Вводная часть акта может содержать, в частности:

  • номер и дату акта;
  • должность, фамилию, имя, отчество ревизора или внутреннего аудитора;
  • предмет проверки;
  • проверяемый период;
  • срок проведения проверки;
  • перечень документов, которыми руководствовались проверяющие при проверке.

Описательная часть акта, как правило, содержит изложение нарушений, выявленных в ходе проверки, или сообщает об их отсутствии. Каждый факт нарушения должен быть подтвержден документально. Поэтому в описании нарушений нужно указывать ссылки на подтверждающие документы.

Результаты проверки разных типов операций либо результаты разных контрольных процедур рекомендуется группировать по отдельным разделам (подразделам). Для улучшения восприятия материал акта можно представлять в табличной форме.

В заключительной части акта изложите предложения об исправлении выявленных нарушений и меры, которые были приняты в ходе контрольного мероприятия.

К акту проверки приобщаются вся рабочая документация и материалы, которые имеют значение для подтверждения нарушений. Например, письменные заявления и объяснения, полученные от должностных лиц и других сотрудников.

Внедрение системы внутреннего контроля в учреждении

Протокол или служебная записка

Предварительный и текущий контроль, как правило, выполняют руководители или сотрудники учреждения, которым дополнительно поручены контрольные функции. Объем и характер контрольных действий руководителей не сопоставимы с масштабом и задачами ревизии. Однако чтобы исправлять ошибки и принимать решения, результаты такого повседневного контроля тоже нужно документировать.

Требования к форме документа в данном случае минимальны. Отчет составьте в удобном для учреждения виде. Например, это могут быть протоколы проведения внутренней проверки или служебные записки на имя руководства.

В протоколе (отчете) отразите основную информацию о ходе и результатах контрольного мероприятия. Это могут быть:

  • способ проверки;
  • роверяемый предмет;
  • описание выявленных нарушений;
  • меры по устранению нарушений.

Протокол, служебную записку или отчет должно подписать лицо, которое выявило нарушение. По возможности обязывайте ставить свою подпись и руководителей проверяемых подразделений.

Если документ составляется по итогам систематического мероприятия, которое охватывает большой объем контролируемых операций, то выявленных нарушений может быть много. Например, при текущей проверке первичных документов, составленных за день. В этом случае перечень нарушений с предложениями об их устранении можно оформить на отдельном листе в виде приложения к протоколу.

Если в ходе текущих согласительных процедур было выявлено отдельное нарушение, то можно ограничиться форматом обычной служебной записки. При этом в зависимости от полномочий контролера и характера выявленного нарушения записка может не содержать предложений о порядке устранения недочетов (в том случае, если этот порядок должен определить руководитель).

Журнал внутреннего контроля

Журнал внутреннего контроля – это способ оформления результатов ежедневных процедур текущего и предварительного контроля. Журнал рационально применять, когда ежедневно требуется фиксировать и систематизировать большой объем однородной информации.

В качестве примера использования журнала внутреннего контроля можно привести опыт Казначейства России. Внутренний стандарт Казначейства России, утвержденный приказом от 16 апреля 2012 г. № 164, определил не только порядок применения журнала, но и его форму. Связано это с тем, что органам казначейства требуется в постоянном режиме вести сплошной контроль однородных банковских или кассовых операций.

Журнал внутреннего контроля можно оформлять как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Электронный формат журнала может быть использован для удобной группировки зарегистрированных нарушений по их типам, периодам или по другим критериям. С помощью несложного программного обеспечения можно идентифицировать время занесения каждой записи, защищать журнал внутреннего контроля от несанкционированных изменений, проставлять в нем отметки о рассмотрении либо об устранении нарушений, а также автоматизировать формирование отчетности по внутреннему контролю.

Однако по характеру содержания журнал ничем не отличается от протокола или служебной записки. Поэтому если количество ошибок, обнаруженных в процессе контроля и самоконтроля невелико, то заводить журнал не нужно. Об отдельных, время от времени выявляемых нарушениях удобнее сообщать с помощью служебных записок.

Заключение по результатам обследования

При обследовании проводятся анализ и оценка состояния и деятельности объекта контроля. Целью обследования не обязательно должны быть выявление и описание нарушений. С помощью обследования можно, например, подтвердить отличное состояние системы контроля учреждения.

Акт для оформления результатов обследования неприменим. Структура акта может помешать изложению разнообразных и разносторонних вопросов обследования.

Результаты проведения обследования принято оформлять заключением, которое можно составить в произвольном виде. Как правило, заключение подписывается должностным лицом, которое проводило обследование (см., например, п. 36 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1092). Главное, чтобы в этом документе были ясно отражены:

  • предмет обследования;
  • способ обследования;
  • описание и анализ состояния обследуемого предмета или объекта;
  • выводы и оценка.

Однако перегружать текст заключения информацией не обязательно. Все материалы, которые использовались при обследовании, могут прикладываться к заключению в качестве отдельных приложений. Такими приложениями могут быть в том числе результаты экспертизы с использованием фото-, видео- и аудиоаппаратуры, а также других видов техники и измерительных приборов.

Письменные объяснения сотрудников

Если внутренние контролеры выявят нарушение, то они могут потребовать письменные объяснения от сотрудников учреждения, допустивших ошибку.

Объяснительная может быть самостоятельным документом, который составлен для оформления результатов небольших контрольных процедур, а может быть лишь дополнительным материалом, полученным в ходе крупной ревизии.

На основании письменных объяснений руководитель вправе применить к сотруднику дисциплинарное взыскание.

Отчетность по внутреннему контролю

При формировании пояснительной записки к годовой бухгалтерской отчетности (ф. 0503760) или к бюджетной отчетности (ф. 0503160) необходимо заполнять таблицу № 5 «Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля». В данной таблице отразите информацию о результатах мероприятий по внутреннему контролю, которые были проведены в отчетном периоде. При этом в графе 1 таблицы укажите тип контрольного мероприятия (предварительный, последующий, текущий), а в графе 4 – меры, принятые для устранения нарушений.

Такие правила определены в пункте 157 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191н, пункте 62 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 г. № 33н.

Руководство учреждения может вести непрерывный мониторинг системы контроля в форме регулярного анализа показателей результатов контрольной деятельности, отраженных в отчете службы контроля. Показатели, которые нужно включать в отчет о контрольной деятельности за период (месяц, квартал), могут быть различными. Главное, чтобы они давали представление об эффективности контрольных процедур. Такими показателями, в частности, могут быть:

  • количество мероприятий внутреннего контроля каждого вида;
  • количество выявленных нарушений;
  • количественная группировка нарушений по типам (ошибка в отчетности, регистре бухучета, первичном документе и т. п.);
  • количество и характер ошибок и нарушений, выявленных вышестоящим ведомством.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль