Учет и списание горюче-смазочных материалов летом

255
В летний период при расчете норм расхода топлива для автотранспорта можно учесть повышающие коэффициенты. Расскажем, как это сделать.

А.Б. Хлебов, эксперт по бюджетному учету

Нормы расхода топлива

Значения базовых, транспортных и эксплуатационных норм расхода топлива для автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации приведены в Рекомендациях, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р (далее – Рекомендации № АМ-23-р).
Нормы расхода топлива могут быть установлены для каждой модели, марки и модификации автомобиля. Они определяют расход топлива, необходимый для работы транспортных средств.
Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и рассчитывается отдельно (п. 4 Рекомендаций № АМ-23-р). Дорожно-транспортные, климатические и другие факторы учитывают при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), исчисленных в виде процентов повышения или снижения исходной нормы. Их значения устанавливают приказом или распоряжением руководства учреждения, эксплуатирующего автотранспортное средство, либо местной администрации (п. 56 Рекомендаций № АМ-23-р).
Может так случиться, что нормы списания ГСМ на конкретный автомобиль нет в Рекомендациях № АМ-23-р. Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлива в Рекомендациях № АМ-23-р отсутствуют, руководители местных администраций регионов и организаций своим приказом могут вводить в действие нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, разрабатывающими такие нормы по специальной программе-методике (п. 6 Рекомендаций № АМ-23-р). Кроме того, можно использовать документацию производителя транспорта, в которой должны быть указаны нормы расхода ГСМ.
Однако нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Рекомендациях № АМ-23-р, не носят обязательного характера. Поэтому учреждение может утвердить собственные нормы, которые будут учитывать объективные причины, повлекшие перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях и в определенной местности.
Последнее касается, в частности, норм расхода топлива и смазочных материалов летом. Ведь в зависимости от региона летом расход может быть ниже или даже выше, чем зимой, – за счет работы кондиционеров в жарких регионах. Поэтому, чтобы избежать претензий проверяющих, надо оформить нормы расхода своевременно.

Покупка топлива через подотчетное лицо

Порядок отражения операций с горюче-смазочными материалами в учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо.
На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести ГСМ:

  • по талонам;
  • по топливным картам;
  • за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники учреждения (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести топливо за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой. Эти деньги учреждение выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании его заявления с разрешительной визой руководителя учреждения.
В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который была выдана подотчетная сумма, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049). К авансовому отчету необходимо приложить кассовые чеки с указанием количества, марки и стоимости ГСМ, даты покупки и т. п.
В бухучете приобретенные ГСМ отражают на счете 105 Х3 <Горюче-смазочные материалы> (п. 118 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).
Материалы учитывают по фактической стоимости. А выдачу наличных денег для приобретения ГСМ и их поступление отражают так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ

208 34 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Приняты к учету ГСМ (на основании авансового отчета)

105 33 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения» (105 23 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – особо ценного движимого имущества учреждения»)

208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Ваших коллег сейчас больше всего интересует
• Покупки на Новый год должны быть безопасными
• Списываем основное средство: нужно ли его учесть на счете 02
• Длительный отпуск педагога: что учесть бухгалтеру

Советуем оформить подписку на журнал "Учет в образовании" до конца месяца на выгодных условиях.

Приобретение ГСМ по талонам

Талоны на горюче-смазочные материалы могут быть:

  • денежными (на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (на определенный лимит объема ГСМ).

В целях приобретения топлива по талонам с поставщиком нужно заключить договор.
Перечень АЗС, отпускающих топливо по талонам того или иного поставщика, обычно приведен в договоре или в приложении к нему с указанием адресов. Талоны на ГСМ имеют ограниченный срок действия. Если в договоре с поставщиком не предусмотрен возврат средств за талоны, не использованные в срок, то несвоевременное получение горюче-смазочных материалов может обернуться для учреждения финансовыми потерями. Талоны учитывают в составе денежных документов на счете 201 35 «Денежные документы» и хранят в кассе учреждения. Получение и выдачу талонов оформляют соответственно приходным кассовым ордером по форме № КО-1и расходным кассовым ордером по форме № КО-2. Кассовые ордера с записью «фондовый» учитывают в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) отдельно от операций, связанных с движением денежных средств.
Топливо, полученное по талонам, принимают к учету на основании утвержденного авансового отчета (ф. 0504049).
Поступление талонов на ГСМ в кассу учреждения и выдачу их из кассы под отчет отражают так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Поступили в кассу талоны на ГСМ

201 35 510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»

302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Выданы талоны на ГСМ подотчетному лицу

208 34 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

201 35 610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

Приняты к учету ГСМ, приобретенные по талонам (на основании авансового отчета)

105 33 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения» (105 23 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – особо ценного движимого имущества учреждения»)

208 34 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Использование топливных карт

Порядок принятия к учету горюче-смазочных материалов по картам надо прописать в учетной политике учреждения. Топливо отражают по фактической стоимости с учетом НДС. В данном случае делают такие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Приняты к учету ГСМ, приобретенные по топливным картам

105 33 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения» (105 23 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов – особо ценного движимого имущества учреждения»)

302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Сами топливные карты учитывают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». В соответствии с пунктом 338 Инструкции № 157н их аналитический учет ведут в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Разъяснение по поводу учета топливных карт дано в письме Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611.

Более подробно данную тему можно изучить в Школе Главбуха для государственных учреждений.

Нюансы списания

Списание ГСМ производят по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции № 157н). Так как цены на ГСМ очень часто меняются, списание выполняют по средней стоимости.
Израсходованные ГСМ списывают на основании первичных учетных документов, а именно путевых листов (ф. 034500103400020345002034500403450050345007). Списание горюче-смазочных материалов оформляют актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). В бухгалтерском учете способ отражения этой операции зависит от того, была ли норма расхода превышена:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списаны ГСМ в пределах норм расхода

401 20 272 «Расходование материальных запасов» (109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»)

105 33 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения»

Списаны ГСМ свыше установленных норм – при выявлении недостач, хищений

401 01 172 «Доходы от операций с активами»

105 33 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения»

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в образовании"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров образовательных учреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность в образовательных учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×