text
Учет в учреждении

Четыре случая, когда в бухгалтерию представляют документы супруга

  • 1 июня 2015
  • 33

Часто бухгалтеру для расчета НДФЛ, среднего заработка или других выплат необходимы документы с места работы супруга сотрудника. Проанализируем, когда учреждение имеет право требовать от человека такие документы*.

* Образцы заполнения перечисленных в статье документов можно найти в разделе «Формы».

Т.И. Фисенко, главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия»

1. Уход за детьми-инвалидами

Родители или опекуны, которые ухаживают за детьми-инвалидами, имеют право на четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц (ст. 262 Трудового кодекса РФ). Эти дни могут быть использованы одним из родителей либо разделены ими между собой.
Если второй родитель работает по трудовому договору, он тоже имеет право на получение таких выходных по месту своей работы. Чтобы исключить риск оплаты выходных дней в полном объеме обоим родителям, следует запросить у сотрудника справку с места работы супруга.
В справке должно быть указано, что второй родитель в этом месяце дополнительные выходные не использовал либо использовал частично. Приносить ее следует вместе с заявлением на льготу. Ведь отсутствие информации с места работы супруга может привести к отказу ФСС России принять произведенные расходы.
Однако в ряде случаев справка не требуется. Например, если второй родитель находится в командировке сроком свыше месяца. Для подтверждения этого факта следует получить заверенную копию приказа с места работы второго родителя с указанием сроков командировки.
Также оба родителя могут работать в одном учреждении. Тогда при проверке в соцстрах необходимо представить документ, подтверждающий факт работы второго родителя (трудовой договор, приказ о приеме на работу, трудовую книжку) и табель учета рабочего времени.
Учтите: справку с места работы супруга составляют в произвольной форме на фирменном бланке или с использованием штампа организации, заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, печатью организации (если она есть).
А вот если второй родитель ребенка предприниматель, то права на оплачиваемые выходные он не имеет. Тогда потребуется документ, подтверждающий, что он самостоятельно обеспечивает себя работой и не относится к лицам, работающим по трудовому договору. Например:

  • выписка из ЕГРИП или свидетельство о госрегистрации ИП;
  • выписка из адвокатского реестра (если второй родитель – адвокат).

Этот документ представляют каждый раз вместе с заявлением на получение дополнительных выходных дней.
Если один из родителей безработный, то можно предъявить его трудовую книжку, а также справку, выданную органами службы занятости (письмо Минфина России от 1 июля 2013 г. № 03-04-06/24978).

2. Пособия на ребенка

При рождении ребенка учреждение выплачивает сотруднику гарантированные государством пособия: единовременное при рождении ребенка и по уходу за ним до 1,5 лет.
Право на получение пособия есть у одного родителя либо у лица, его заменяющего. Это указано в пунктах 25 и 42 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее – Порядок № 1012н). Таким образом, пособие по уходу за ребенком может оформить и другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком.
В подтверждение того, что пособие не было выплачено другому лицу, сотрудник представляет справку с места работы, службы второго родителя или из органа соцзащиты населения (подп. «в» п. 28подп. «ж» п. 54 Порядка № 1012н). Справка должна быть заверена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Обязательно проверьте дату ее оформления. Ведь срок действия справки – один месяц со дня выдачи.

3. Материальная помощь при рождении ребенка

Не облагаются НДФЛ суммы единовременных выплат, в том числе в виде материальной помощи, работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении) ребенка. Матпомощь выплачивают в течение первого года после рождения (п. 8 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Чиновники и налоговики разъясняют, что размер такой выплаты ограничен суммой 50 тыс. руб. одному из родителей по их выбору либо двум родителям исходя из расчета общей суммы (письма Минфина России от 26 декабря 2012 г. № 03-04-06/6-367ФНС России от 2 апреля 2013 г. № ЕД-17-3/36@).

Для подтверждения льготы по налогу бухгалтеру необходима информация о неполучении или о размере полученной вторым родителем матпомощи. Для этих целей используют форму 2-НДФЛ. В ней должны содержаться сведения о доходах лица за период в течение первого года после рождения ребенка.
Если по каким-либо причинам работник не может предоставить данные с места работы второго родителя, то работодатель вправе запросить их самостоятельно.

4. Налоговый вычет в двойном размере

Стандартный «детский» вычет по НДФЛ может быть предоставлен в двойном размере одному из родителей (по их выбору). Основание – заявление об отказе одного из родителей от получения данного вычета.
Однако такой отказ имеет смысл, только если у родителя есть право на этот вычет. Другими словами, у него обязательно должен быть доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Поэтому, например, женщина, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, отказаться от «детского» вычета в пользу мужа не может: она не имеет на него права.
Если же второй родитель имел право на вычет и отказался от него, тогда помимо заявления на предоставление вычета и свидетельства о рождении ребенка понадобится и его заявление об отказе от получения вычета.
А для подтверждения получения облагаемого налогом дохода придется сдать еще и справку 2-НДФЛ с места работы супруга.

Важно запомнить
В ряде случаев необходимы документы с места работы мужа или жены сотрудника. Их отсутствие или неправильное оформление может послужить причиной отказа соцстраха принимать расходы на предоставленные сотруднику пособия и льготы.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.