Первичные документы можно заверить электронной подписью

26
О чем пойдет речь: финансисты выпустили разъяснения, какие виды подписи можно применять при оформлении электронной «первички». Проанализируем разные ситуации.

Галина ЦЫРКЕВИЧ, налоговый консультант

Требования к бюджетной «первичке»

Важный документ
Разъяснения приведены в письме Минфина России от 5 мая 2015 г. № 07-01-06/25701

Обязательные общие требования к первичным документам для бюджетных учреждений определены Инструкцией № 157н.
Первичный учетный документ допустимо составить в виде электронного документа с использованием электронной подписи (п. 7 Инструкции № 157н). При необходимости его следует распечатать (сделать копию электронного документа). А именно когда:

  • поступил письменный запрос от других участников фактов хозяйственной жизни;
  • поступило требование от контролирующих органов, суда или прокуратуры.

В иных случаях делать бумажные копии документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде и подписанных электронной подписью с использованием системы электронного документооборота, не требуется.

Изменения в первичных документах в статье "Первичные документы в 2016 году"


Минфин России при формировании копии электронного документа на бумаге и заверении ее подписью ответственного работника учреждения рекомендует ставить отметку: «Копия электронного документа» (письмо от 3 июня 2014 г. № 02-07-05/26571).

Подпись учетных документов

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Пока такие стандарты не приняты. Поэтому учреждение при оформлении первичных учетных документов в электронном виде может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Причем в целях как бухгалтерского, так и налогового учета (письмо Минфина России № 07-01-06/25701).

Ваших коллег сейчас больше всего интересует
• Покупки на Новый год должны быть безопасными
• Списываем основное средство: нужно ли его учесть на счете 02
• Длительный отпуск педагога: что учесть бухгалтеру

Советуем оформить подписку на журнал "Учет в образовании" до конца месяца на выгодных условиях.

Документооборот с контрагентами и контролерами

Учреждение может обмениваться электронными документами в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия (с покупателями, поставщиками, ОФК и т. д.). Такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными бумажным, содержащим собственноручную подпись. Но при условии, что они заверены простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью. И только в случаях, установленных указанными соглашениями. Это следует из пункта 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ и письма № 07-01-06/25701.

На заметку

Пропишите правила хранения электронной «первички»
Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров устанавливает руководитель государственного (муниципального) учреждения в рамках формирования его учетной политики.

Когда понадобится квалифицированная подпись

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью. Это следует из пункта 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ.
Кроме того, иногда применение квалифицированной электронной подписи является обязательным. В частности, в случаях, установленных Налоговым кодексом РФ. Например, для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с инспекцией, в том числе при сдаче налоговой отчетности

Шпаргалка

Как хранить электронные документы
Для хранения электронных документов, а также сертификатов ключей подписей целесообразно использовать электронные или бумажные журналы учета. А для сертификатов ключей подписей электронных документов специалисты Минфина России рекомендуют оформлять и хранить документы, подтверждающие статус этих сертификатов (письмо от 3 июня 2014 г. № 02-07-05/26571).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в образовании"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров образовательных учреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность в образовательных учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль