Как бюджетному учреждению уничтожить документы с истекшим сроком хранения

6500
Документы, срок хранения которых к началу 2017 года истек, можно уничтожить. Этот процесс включает три последовательных этапа: проведение экспертизы, составление специального акта, утилизацию ненужных документов удобным для учреждения способом.

Внимание, внизу Образец акта об уничтожении документов

Этап 1. Проведите экспертизу ценности документов

Процедуру уничтожения бухгалтерских документов начинают с создания экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2; далее – Положение № 2). Ее члены должны:

  • сгруппировать документы по срокам хранения (постоянные и временные);
  • определить, какие документы с 1 января не подлежат дальнейшему хранению.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Основание – пункт 2.3.2 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила Росархива), пункты 4.9 и 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила № 526).

Членами экспертной комиссии могут быть:

  • квалифицированные сотрудники структурных подразделений учреждения. Они обязаны знать установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов. Так, например, сводные годовые отчеты об исполнении смет хранятся постоянно, документы по персонифицированному учету работников – пять лет, документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников – пять лет (для долгосрочных зарубежных командировок – 10), графики предоставления отпусков – один год (см. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
  • представители делопроизводственной службы, учреждений системы Росархива.

Председателем комиссии рекомендую назначить замруководителя, курирующего вопросы делопроизводства и архива в учреждении. А его секретарем – ответственного за архив (п. 1.4 Положения № 2).

Конкретный состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Для этого издают соответствующий приказ.

Обратите внимание, что бухгалтерские документы можно уничтожить в 2017 году, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января этого года. Акт о выделении дел к уничтожению должен быть составлен также в 2016 году (п. 4.11 Правил № 526)

Отмечу, что экспертизу проводят в отношении всех документов учреждения. Виды носителей и способы записи информации значения не имеют.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Как бюджетному учреждению уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Этап 2. Составьте акт о выделении к уничтожению документов

Форму, по которой нужно составить акт, вы найдете в приложении № 21 к приказу № 526

Итак, члены экспертной комиссии отобрали документы на уничтожение. Следующий шаг – подготовка специального акта. В нем укажите, в частности:

  • заголовки дел (каждое из которых – это сгруппированные в папки документы, объединенные общими признаками);
  • период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
  • количество дел и сроки их хранения.

Акт подписывают члены экспертной комиссии. Утверждает же его руководитель учреждения.

Обратите внимание: документы уничтожают только по завершении их ревизии.

Этап 3. Утилизируйте документы наиболее приемлемым методом

После утверждения акта указанные в нем документы можно уничтожить одним из двух способов.

1. Самостоятельно сжечь или воспользоваться автоматическими уничтожителями документов – шредерами. Они измельчают бумаги до мелкой стружки, размеры которой зависят от категории безопасности устройства.

2. Обратиться в организацию, которая способна выполнить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности. В этом случае передачу документов на уничтожение оформляют приемо-сдаточной накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил Росархива).

После уничтожения документов оформите соответствующий акт.

И помните: уничтожение документов нужно проводить так, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.

Образец акта об уничтожении документов

Как бюджетному учреждению уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×