Как бюджетному учреждению уничтожить документы с истекшим сроком хранения

5945
Документы, срок хранения которых к началу 2017 года истек, можно уничтожить. Этот процесс включает три последовательных этапа: проведение экспертизы, составление специального акта, утилизацию ненужных документов удобным для учреждения способом.

Внимание, внизу Образец акта об уничтожении документов

Этап 1. Проведите экспертизу ценности документов

Процедуру уничтожения бухгалтерских документов начинают с создания экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2; далее – Положение № 2). Ее члены должны:

  • сгруппировать документы по срокам хранения (постоянные и временные);
  • определить, какие документы с 1 января не подлежат дальнейшему хранению.

Внимание!Начиная с отчетности за I квартал 2017 года составляйте и представляйте в ФСС расчет по новой форме 4-ФСС. Теперь этот отчет посвящен только взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Скачать>>> в формате .pdf

Основание – пункт 2.3.2 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила Росархива), пункты 4.9 и 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила № 526).

Членами экспертной комиссии могут быть:

  • квалифицированные сотрудники структурных подразделений учреждения. Они обязаны знать установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов. Так, например, сводные годовые отчеты об исполнении смет хранятся постоянно, документы по персонифицированному учету работников – пять лет, документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников – пять лет (для долгосрочных зарубежных командировок – 10), графики предоставления отпусков – один год (см. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
  • представители делопроизводственной службы, учреждений системы Росархива.

Председателем комиссии рекомендую назначить замруководителя, курирующего вопросы делопроизводства и архива в учреждении. А его секретарем – ответственного за архив (п. 1.4 Положения № 2).

Конкретный состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Для этого издают соответствующий приказ.

Обратите внимание, что бухгалтерские документы можно уничтожить в 2017 году, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января этого года. Акт о выделении дел к уничтожению должен быть составлен также в 2016 году (п. 4.11 Правил № 526)

Отмечу, что экспертизу проводят в отношении всех документов учреждения. Виды носителей и способы записи информации значения не имеют.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Как бюджетному учреждению уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Этап 2. Составьте акт о выделении к уничтожению документов

Форму, по которой нужно составить акт, вы найдете в приложении № 21 к приказу № 526

Итак, члены экспертной комиссии отобрали документы на уничтожение. Следующий шаг – подготовка специального акта. В нем укажите, в частности:

  • заголовки дел (каждое из которых – это сгруппированные в папки документы, объединенные общими признаками);
  • период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
  • количество дел и сроки их хранения.

Акт подписывают члены экспертной комиссии. Утверждает же его руководитель учреждения.

Обратите внимание: документы уничтожают только по завершении их ревизии.

Этап 3. Утилизируйте документы наиболее приемлемым методом

После утверждения акта указанные в нем документы можно уничтожить одним из двух способов.

1. Самостоятельно сжечь или воспользоваться автоматическими уничтожителями документов – шредерами. Они измельчают бумаги до мелкой стружки, размеры которой зависят от категории безопасности устройства.

2. Обратиться в организацию, которая способна выполнить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности. В этом случае передачу документов на уничтожение оформляют приемо-сдаточной накладной. В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил Росархива).

После уничтожения документов оформите соответствующий акт.

И помните: уничтожение документов нужно проводить так, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.

Образец акта об уничтожении документов

Как бюджетному учреждению уничтожить документы с истекшим сроком хранения



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль