Оформление списания основного средства в учреждении

1754
Для оформления и учета списания пришедших в негодность нефинансовых активов несколько форм. Подробности - в статье

Формы для списания ОС

Для оформления и учета списания пришедших в негодность нефинансовых активов применяются следующие акты списания:

•          Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104);

•          Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105);

•          Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).

К отражению в бухгалтерском учете принимаются акты при наличии согласования решения о списании объекта основного средства в случаях, предусмотренных законодательством РФ, с собственником имущества (с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя и (или) собственника имущества). В установленных органами государственной статистики формах актов списания основных средств графы для такого согласования отсутствуют. Следовательно, учреждениям для выполнения требований Инструкции № 157н необходимо самостоятельно вносить в форму актов списания соответствующие графы.

Порядок списания

Ответственность за полноту и достоверность информации в документах на списание объектов основных средств несет председатель комиссии. Правильность оформления соответствующих форм документов проверяет главный бухгалтер учреждения.

Согласно пункту 51 Инструкции № 157н отражение в бухгалтерском учете выбытия объекта основных средств осуществляется по завершению мероприятий (разборки, демонтажа, уничтожения, утилизации и т. п.), предусмотренных при принятии решения о списании объекта основных средств.

Таким образом, предполагается, что процесс списания основных средств включает в себя периоды, датированные в момент:

•          принятия решения о списании и утверждения акта о списании;

•          демонтажа и разборки;

•          отражения в учете.

В акте о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) предусмотрена графа «Дата списания в бухгалтерском учете». Таким образом, акт списания утверждается директором учреждения и это является основанием для демонтажа и разборки. Соответственно по завершению указанных работ в учете делается запись о выбытии объекта основного средства с одновременной простановкой даты бухгалтерской операции в графе «Дата списания в бухгалтерском учете».

Пункт 51 Инструкции № 157н содержит несколько важных положений, обязательных для списания основных средств:

•          основное средство должно быть непригодно для использования;

•          восстановление основного средства должно быть невозможно или неэффективно;

•          списанное основное средство должно быть уничтожено как цельный объект.

Отсутствие документального подтверждения хотя бы одного из вышеуказанных положений следует считать незаконным списанием основного средства, подлежащим возмещению ущерба.

Все вышеуказанные положения (невозможность использования, невозможность восстановления, уничтожение) должны быть подтверждены документально. В отношении предметов хозяйственного инвентаря (мебель, ковровые покрытия, спортивный инвентарь, тара и т. д.) очевидно достаточно подробного описания, заверенного комиссией.

Пример №1

В 2016 г. в учреждении была произведена закупка новой мебели в кабинет руководителя. В актах списания на старую мебель (стол, кресло, шкаф, диван и еще пять единиц мебели) указано только решение комиссии: списать по ветхости, износу. Иные обоснования непригодности мебели к дальнейшей эксплуатации отсутствуют. Решение о способе уничтожения и документальное подтверждение уничтожения списанных объектов мебели также отсутствуют. По результатам контрольно-ревизионных мероприятий предписано восстановить в бюджет ущерб от необоснованного списания имущества.

Пример №2.

В 2015 г. в учреждении был списан принтер. В акте списания и заключении комиссии указано, что принтер неисправен и ремонту не подлежит. Более никаких обоснований для списания принтера представлено не было.

В 2016 г. при контрольно-ревизионной проверке у всех сотрудников комиссии, подписавшей акт списания, было запрошено письменное объяснение:

•          каковы были внешние признаки неисправности  принтера;

•          в чем именно состояла неисправность принтера (какие узлы и детали вышли из строя);

•          как именно была установлена невозможность ремонта (какие меры были приняты для ремонта);

•          как именно был уничтожен списанный принтер.

На основании объяснительных записок членов инвентаризационной комиссии, которые не смогли ответить на поставленные вопросы, было выставлено предписание о возмещении ущерба от необоснованного списания принтера.

Члены комиссии, подписывающие акты списания, могут ставить личную роспись:

•          о списании объектов, которые они видели лично;

•          под выводами, которые они сделали на основании документов, которые видели лично. Указанные документы должны быть приложены к актам списания.

Члены комиссии, не имеющие соответствующей технической квалификации, не могут обоснованно утверждать, что принтер неисправен. Они могут утверждать только то, что видят: при включении в розетку и включении питания принтер не включается. Однако этого недостаточно для обоснования списания принтера. Следовательно, для принятия решения о невозможности или нецелесообразности ремонта принтера учреждение должно опираться на заключение собственного сотрудника (сотрудников), имеющего документально подтвержденную квалификацию на проведение технической экспертизы оборудования, либо сторонней организации, имеющей разрешение на данный вид деятельности.

Пример №3

В учреждении был списан сотовый телефон. В обоснование невозможности ремонта к акту списания была приложена справка, выданная магазином «Сотовый мир», о том, что телефон поломан, ремонту не подлежит. При контрольно-ревизионной проверке было выяснено, что указанный магазин на самом деле является киоском по продаже подержанных сотовых телефонов на ближайшем рынке, деятельность в котором ведет предприниматель без образования юридического лица, не имеющий документально подтвержденной квалификации по технической экспертизе, ремонту или обслуживанию сотовых телефонов. Списание было признано необоснованным.

Пример №4

В учреждении было произведено списание источника бесперебойного питания. К акту списания никакие документы, подтверждающие неисправность источника бесперебойного питания и невозможность его ремонта, не были приложены. Согласно объяснительной записке главного бухгалтера, составленной в процессе контрольно-ревизионной проверки, дополнительные документы не прилагались, поскольку в состав комиссии входит главный специалист информационного отдела. Было выяснено, что указанный специалист имеет высшее образование по специальности «прикладная математика» и не имеет квалификации по ремонту и технической экспертизе техники. Списание было признано необоснованным.

Последовательность обоснования списания основного средства может быть следующей:

•          документально подтвердить, что основное средство неисправно. Как уже ранее отмечалось, комиссия может подтвердить только то, что видит, т. е. внешние признаки неисправности, например:

–          при включении монитора в сеть, включении кнопки «сеть» – монитор не включается;

–          при включении монитора в сеть, включении кнопки «сеть» – монитор включается, но изображение отсутствует;

–          монитор включается, изображение геометрически искаженное;

–          монитор включается, выводится только часть изображения, полосы, разводы;

–          монитор включается, изображение правильное, но очень тусклое.

Внешние признаки неисправности следует отразить в акте списания. Это понадобится для выяснения причин неисправности, а также подготовки заключения;

•          произвести диагностику неисправностей, выяснить, какие именно узлы и детали вышли из строя.

Пример №5

В учреждении были списаны 24 монитора одной датой. На каждый из 24 мониторов было представлено техническое заключение от организации, имеющей сертификат на оказание услуг по ремонту техники. Во всех 24 заключениях стоял один и тот же текст: монитор не включается. Иных данных, позволяющих определить неисправность, не приведено. Указанное документальное обоснование может быть поставлено под сомнение при проведении контрольно-ревизионной проверки;

•          после того как получено техническое заключение, в котором перечислены неисправные узлы, следует принять решение о том, что можно сделать. Чтобы обосновать списание неисправного основного средства, необходимо документально доказать, что его ремонт нецелесообразен.

Нередко ремонтная организация в техническом заключении указывает, что ремонт невозможен или что оборудование ремонту не подлежит. Можно сказать, что такое заключение не соответствует действительности, т. к. все, что сделано руками человека, этими же руками может быть и восстановлено.

Пример №6.

В учреждении числился сотовый телефон стоимостью 21 000 руб. Телефон вышел из строя. Организация, занимающаяся ремонтом и техническим обслуживанием сотовых телефонов, предоставила техническое заключение о том, что из строя вышла материнская плата, модель снята с производства, ремонту не подлежит.

Одновременно эта организация реализует бывшие в употреблении сотовые телефоны такой же модели с гарантией 3 месяца по цене 3000 руб. Таким образом, возможный источник запасных частей найти несложно. Этот факт делает заключение о невозможности ремонта несоответствующим действительности, а акт списания телефона, ссылающийся на это техническое заключение, необоснованным.

Наиболее достоверным документальным обоснованием нецелесообразности ремонта могла бы стать смета на ремонт (с гарантией), подготовленная специализированной организацией;

•          инвентаризационная комиссия учреждения осуществляет анализ предоставленных документов и принятие решения о нецелесообразности ремонта. Для этого следует оценить следующие параметры:

–          стоимость ремонта;

–          сроки ремонта;

–          гарантию на ремонт.

Имея на руках такой документ, комиссия учреждения может обоснованно принимать решение о нецелесообразности ремонта. Для этого можно:

–          сравнить сметную стоимость ремонта, к которой следует добавить транспортные расходы самого учреждения, со стоимостью нового оборудования с аналогичными или превосходящими техническими характеристиками;

–          оценить последствия для учреждения в связи с длительной продолжительностью ремонта;

–          сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.

Сравнение по стоимости и по гарантийному сроку уместно только в случае, если планируется приобретение нового оборудования;

•          после того как комиссией будет принято обоснованное решение о нецелесообразности ремонта оборудования, следует принять решение о том, как именно будет уничтожено вышедшее из строя оборудование.

Акты списания составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем учреждения, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Пример №7

В связи со сменой материально ответственного лица в Федеральном казенном учреждении «Центр МТО» проведена инвентаризация. В результате выявлен не эксплуатируемый по причине неисправности объект основных средств – автоматизированное компьютерное рабочее место (АРМ). При обращении в специализированную организацию по ремонту компьютерной техники была получена дефектная ведомость и документированный отказ в ремонте АРМ с гарантией.

Объект числится в рамках бюджетной деятельности учреждения. Его первоначальная (балансовая) стоимость составляла 35 000 руб., сумма начисленной по нему амортизации – 35 000 руб.

По решению инвентаризационной комиссии АРМ подлежит списанию с бюджетного учета с оприходованием возможных для дальнейшего использования материалов от его разборки. Уничтожение АРМ решено осуществить путем сдачи в организацию, имеющую лицензию на сбор, размещение и использование отходов I–IV классов.

В частности, оприходованию подлежит монитор, оцененный комиссией по рыночной стоимости в 500 руб. Поскольку данных о наличии драгоценных металлов в компьютере нет, оприходование драгоценных металлов по итогам списания компьютера не предусмотрено.

Выбытие объекта основных средств оформляется Актом о списании нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

В учете оформляются следующие записи:

Дебет счета 1 40120 225 – Кредит счета 1 30225 730 – 300 руб. – расходы на оплату услуг по технической экспертизе компьютера;

Дебет счета 1 10434 410 – Кредит счета 1 10134 410 –35 000 руб. – сумма начисленной по списываемому объекту амортизации;

Дебет счета 1 10536 340 – Кредит счета 1 40110 172 – 500 руб. – стоимость оприходованного монитора;

Дебет счета 1 40120 226 – Кредит счета 1 30226 730 – 600 руб. – расходы на оплату услуг по размещению отходов.

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) (далее – Акт о списании (ф. 0504104)) составляется при списании объектов основных средств, нематериальных активов, иных материальных ценностей (кроме сырья, материалов, а также готовой продукции, произведенной учреждением).

При этом в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н указано, что Акт о списании (ф. 0504104) оформляется как на один, так и на несколько объектов нефинансовых активов, но только по одной группе государственного (муниципального) имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное).

На объекты недвижимого имущества Акт о списании (ф. 0504104) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта недвижимости.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль