Оформление путевого листа в учреждениях госсектора

43
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов определены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Обязательные сведения

Сведения о сроке действия путевого листа, в течение которого он может быть использован, должны включать дату (число, месяц, год), а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока использования.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона.

В реквизите «Сведения о транспортном средстве» должны указываться:

•          тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства; в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом – модель автомобильного прицепа, автомобильного полу- прицепа;

•          государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

•          показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

•          дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают:

•          фамилию, имя, отчество водителя;

•          дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Срок

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Порядок заполнения

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой в учреждении системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп учреждения.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

В случае выхода из строя одометра водителю следует немедленно проинформировать руководителя и принять скорейшие меры к устранению неисправности. В противном случае неисправность одометра и отсутствие данных о его показаниях в путевом листе при контрольной проверке может быть расценено как умысел.

Работники контрольно-ревизионных органов наделены правом назначать техническую экспертизу, которая в случае неисправности одометра может подтвердить естественные причины поломки или обнаружить факт умышленного повреждения.

В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Учреждения обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Оформленные путевые листы должны храниться не менее 5 лет.

Фактический расход топлива определяется по данным приборов. Во многих моделях автомобилей устанавливаются маршрутные компьютеры, позволяющие определять фактический расход топлива с высокой точностью, до десятых долей литра. При отсутствии маршрутного компьютера фактический расход топлива определяется расчетным путем, исходя из остатков на выезде и заезде, а также объема произведенной дозаправки. В тех моделях, которые не имеют маршрутного компьютера, используются стрелочные индикаторы уровня топлива. Такие индикаторы, как правило, не имеют цифровых отметок и цену деления следует определять расчетным путем.

Пример №1

Паспортная емкость бака автомобиля составляет 40 л. На индикаторе уровня топлива девять делений, включая крайние деления «пустой» и «полный». Цена деления составляет 5 л (40 : (9 – 1)).

Цена деления индикатора уровня топлива является очень важным показателем. Согласно общим принципам использования измерительных приборов точность прибора составляет +/–0,5 цены деления шкалы, в частности, в приведенном выше примере +/–2,5 л. Не следует требовать для такого автомобиля точности измерения расхода топлива выше, чем 2,5 л.

Следовательно, разовое отклонение фактического расхода от нормативного в пределах точности прибора не должно считаться нарушением. Кроме того, достоверными показателями фактического расхода топлива следует считать только данные, кратные половине цены деления шкалы (в приведенном примере – 2,5; 5; 7,5 и т. д.), потому что такой прибор просто не позволяет измерить расход в 9,2 л.

Остаток

Остаток неизрасходованного ГСМ, залитого в баки автомобилей, должен в конце месяца подтверждаться актом снятия остатков. Остаток может быть проконтролирован либо путем слива топлива, либо путем заправки полного бака.

В числе формальных признаков, на основании которых можно поставить под со- мнение достоверность путевых листов, можно отметить следующие:

•          остаток топлива, превышающий паспортную емкость бензобака автомобиля более чем на 2–3 л;

•          нулевой остаток топлива;

•          одинаковый остаток топлива изо дня в день.

Превышение остатка над емкостью бензобака в пределах 2–3 л следует считать допустимым: за счет неточности данных о емкости, емкости горловины бака и т. д. Иногда бухгалтеры, принимающие от водителя путевые листы с остатком, превышающим емкость бензобака, пытаются оправдаться тем, что водитель использует дополнительные емкости (канистры, бочки). Конечно, это возможно, как исключительный случай, при фактическом наличии в учреждении таких емкостей (что несложно проверить). Но практически трудно представить себе, чтобы водитель, имеющий утром полный бензобак и еще запас в канистре, стал бы дополнительно заправляться. Та- кой путевой лист с большой долей вероятности можно считать недостоверным.

Нулевой остаток топлива по данным путевого листа (особенно, если это имеет место неоднократно и постоянно) совершенно однозначно свидетельствует о подгонке пробега даже не под расход топлива, а под его закупку. Это позволяет усомниться также и в достоверности документов на приобретение топлива.

Нередко встречаются ситуации, когда изо дня в день, независимо от дневного пробега, на конец смены в бензобаке остаются ровно 5 л бензина. То есть пробег и расход соответствуют закупке топлива. В отличие от нулевого остатка нарушение не так очевидно, но эта ситуация также вызывает подозрения в недостоверности учета расхода топлива.

Путевые листы могут быть сопоставлены с другими первичными документами на предмет согласованности указанных в них сведений. Например, для выявления нарушений могут быть сверены путевые листы с табелями учета рабочего времени и кадровыми приказами.

Если представлен путевой лист за выходной (праздничный) день, то данный факт должен найти отражение в табеле водителя, а также сотрудника, которого возили в этот день. При отсутствии подтверждения в табеле учета рабочего времени достоверность путевого листа может быть поставлена под сомнение. Если к тому же для водителя или сотрудника, которого он возил в выходной день, не установлен ненормированный рабочий день, могут возникнуть претензии к исполнению требований ТК РФ. Также следует сопоставлять даты путевых листов с датами, когда водитель или лица, подтверждавшие пробег в путевых листах, находились на больничном, в отпуске, в командировке.

Данные путевых листов также могут быть сверены:

•          с актами выполненных работ по ремонту автомобиля – в путевом листе дол- жен быть показан проезд к месту ремонта и обратно, а вот пробег автомобиля непосредственно во время ремонта, особенно если он занял более одного рабочего дня, должен отсутствовать;

•          с авансовыми отчетами водителя – в путевых листах отражаются поездки во- дителя за покупками (особенно если покупки производились в другом насе- ленном пункте).

Несоответствия в документах могут поставить под сомнение либо достоверность путевых листов, либо сверяемых с ними документов.

Моторное топливо также может расходоваться для эксплуатации различных ин- струментов и оборудования, например:

•          бензопил;

•          бензокосилок;

•          бензиновых и дизельных электрических генераторов;

•          бензиновых и дизельных компрессоров, насосов, помп.

В соответствии с принятой учреждением учетной политикой моторное топливо для такого оборудования может списываться:

•          по нормам от моточасов работы; количество отработанных моточасов следует подтверждать первичным документом – путевым листом установленной формы или иным документом, форма которого должна содержать необходимые реквизиты и должна быть определена в установленном порядке;

•          по факту на основании Акта списания (ф. 0504230).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль