Эффективная структура контроля

58
Для целей противодействия злоупотреблениям и мошенничеству наиболее эффективными процедурами внутреннего контроля являются санкционирование (авторизация) хозяйственных операций, разграничение полномочий и ротация обязанностей, физический контроль.

Когда система не работает

Когда структура внутреннего контроля становится менее эффективной из-за отсутствия механизма ее периодического анализа, возникает необходимость независимой проверки деятельности учреждения. Сотрудники могут забывать, не выполнять предписания или допускать халатность при отсутствии контроля за их действиями. Регулярный анализ системы внутреннего контроля учреждения является необходимым, однако изменения в систему могут быть внесены лишь после проведения оценки их эффективности.

Эффективность внутреннего контроля снижается при превышении руководством или персоналом учреждения должностных полномочий. При этом одним из важных направлений оценки рисков является оценка риска злоупотреблений и мошенничества, которые могут быть связаны с приобретением и использованием активов, ведением бюджетного (бухгалтерского) учета, составлением бюджетной (бухгалтерской) отчетности, совершением действий, являющихся коррупционными. Оценка данного риска предполагает выявление обстоятельств, которые могут привести в дальнейшем к злоупотреблениям и мошенничеству, а также возможностей для их совершения, в т. ч. связанных с недостатками контрольной среды и процедур внутреннего контроля учреждения.

В зависимости от момента осуществления различают предварительные и последующие процедуры внутреннего контроля. Предварительные процедуры внутреннего контроля направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности учреждения (физический контроль, санкционирование (авторизация) хозяйственных операций и т. д.). Последующие процедуры внутреннего контроля направлены на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности учреждения (сверка, надзор и т. д.).

Эффективность системы внутреннего контроля означает, что внутренний контроль осуществляется в течение всего отчетного периода оперативно и постоянно, а также соответствует установленному порядку в учреждении. Подтверждение эффективности системы внутреннего контроля предполагает тестирование определенного объема доказательств осуществления внутреннего контроля в течение определенного периода времени с помощью установленных процедур на основе принятого плана тестирования, в котором определены способы, процедуры, объемы и период тестирования.

Тестирование эффективности внутреннего контроля проводится при помощи выборки определенных хозяйственных операций методом случайного отбора. При этом на размер выборки хозяйственных операций могут влиять обстоятельства и особенности системы внутреннего контроля учреждения, к которым относятся:

•          выполнение ручного внутреннего контроля: чем больше частота ручного внутреннего контроля, тем больший объем хозяйственных операций должен под- лежать тестированию;

•          существенность внутреннего контроля: процедуры внутреннего контроля, являющиеся более важными с точки зрения управления учреждением, должны подлежать более обширному тестированию. Например, если наблюдаются искажения некоторых данных в бюджетной (бухгалтерской) отчетности, которые должен предотвращать внутренний контроль, тем более важным является этот участок внутреннего контроля для тестирования;

•          риск сбоя тестируемой процедуры внутреннего контроля: изменения в объемах или видах хозяйственных операций, а также численности и квалификации персонала учреждения, ответственного за осуществление и оценку внутреннего контроля, которые произошли в течение проверяемого периода, могут привести к увеличению размера выборки для целей тестирования;

•          уровень автоматизации процедуры внутреннего контроля: в целях тестирования автоматической процедуры внутреннего контроля достаточно выполнить единственное ее повторение в информационной системе. При этом необходимо подтвердить эффективность процедур общего компьютерного контроля в течение определенного периода.

Для оценки эффективности системы внутреннего контроля учреждения рекомендуется применение следующих способов:

•          опрос персонала учреждения, который проводится с целью оценки знаний и квалификации персонала, а также получения информации о фактическом порядке совершения хозяйственных операций и осуществления внутреннего контроля;

•          наблюдение за совершением хозяйственных операций и осуществлением внутреннего контроля в учреждении с целью подтверждения факта проведения в учреждении внутреннего контроля совершаемых операций;

•          проверка доказательств осуществления внутреннего контроля и его результатов на документальном уровне с целью выявления ошибок при совершении хозяйственных операций и мер по их устранению.

Последнюю процедуру оценки эффективности системы внутреннего контроля можно осуществлять путем обобщения данных по проведенным контрольным мероприятиям в течение определенного отчетного периода, например ежеквартально, нарастающим итогом. Документально ее можно представить в виде таблицы (см. далее).

Данные этой таблицы применимы при формировании Сведений о результатах мероприятий внутреннего контроля (Таблица № 5) к Пояснительной записке (ф. 0503130, 0503730).

Оценка внутреннего контроля осуществляется в отношении всех элементов внутреннего контроля с целью определения их эффективности и результативности, а также их корректировки и должна осуществляться не реже 1 раза в год.

В случае выявления недостатков в системе внутреннего контроля рекомендуется провести анализ причин их появления, а также определить меры по их устранению. При этом необходимо сделать описание недостатков внутреннего контроля, а также действий и сроков, необходимых для их устранения, ответственных лиц.

Особенности для казенных учреждений

Казенные учреждения, работающие со сведениями, составляющими государственную тайну, уделяют особое внимание защите информации. В связи с этим вводиться целая система подтверждения полномочий, позволяющая не допустить распространение важной информации среди лиц, не имеющих к ней допуска.

Учреждение может утвердить порядок принятия решения по конкретным направлениям деятельности. В данном порядке будет определен круг лиц, ответственных за принятие таких решений, и обозначены границы их полномочий. Немаловажную роль играет определение круга лиц, имеющих право подписи первичных документов (исходя из типа или видов операций, по которым должностные лица имеет право принятия решений). Другой важный аспект в защите информации – составление графиков прохождения документов при осуществлении процедур согласования (визирования), санкционирования, наложения резолюций и утверждения документов руководством. Сегодня активно вводится система паролей, которые позволяют получать доступ к активам, документам и информации.

По сути все перечисленное – мероприятия внутреннего контроля, направленные на защиту важной и конфиденциальной информации. Они не имеют прямого отношения к финансовому контролю, но бухгалтер казенного учреждения может взять их на заметку, т. к. в его работе могут иметь место сведения, составляющие охраняемую законом тайну. Порядок работы с такой информацией следует прописать в правилах внутреннего финансового контроля, учитывая специфику деятельности казенного учреждения.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль