Первичные и сводные учетные документы госучреждения

2603
Учреждения госсектора составляют первичку и регистры бухучета по унифицированным формам.Они утверждены отдельным приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н. Если для хозяйственной операции нет унифицированной формы, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике. В статье расскажем об обязательных реквизитах, и как без ошибок составлять первичку.

Узнайте, что нового в первичке и учетных регистрах в 2017 году.

Обязательные реквизиты первичных документов

Пункт 7 Инструкции № 157н определяет, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование субъекта учета, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральном законом от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
  • наименование должности лица , совершившего сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов дляих идентификации.

На заметку

Распространенной ошибкой при самостоятельном формировании первичных документов неунифицированной формы является отсутствие наименования учреждения и его идентификационных кодов.

Важно запомнить!

Приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 № 52н утверждены формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, используемых государственными (муниципальными) учреждениями, а также Методические указания по их применению.

Перечень унифицированных первичных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями различных типов, приводится в соответствующих инструкциях по применению плана счетов.

Сколько хранить документы

В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что документы для расчета налогов учреждение должно хранить в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета для исчисления и уплаты налогов. То есть и к документам электронных систем между банком и клиентами. Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством.

Но в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность нужно хранить не менее пяти лет.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфин России от 19 июля 2017 № 03-07-11/45829.

Таким образом, чтобы избежать ответственности, храните документы как минимум пять лет. Также законодательством может быть установлен и более длительный срок.

Сводные учетные документы

На основании первичных учетных документов путем обобщения информации составляется сводный учетный документ (п. 7 Инструкции № 157н).

К форме сводного учетного документа предъявляются те же требования, что и к форме первичного учетного документа:

  • сводные учетные документы составляются по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке;
  • если форма соответствующего сводного учетного документа не установлена учетными стандартами, ее следует разработать субъекту учета в рамках учетной политики с учетом требований к обязательным реквизитам, установленным в абзаце втором пункта 11 Инструкции № 157н:
  • наименование регистра;
  • наименование субъекта учета, составившего регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и  период, за который составлен регистр;
  • хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • величина денежного или натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 8, 9 Инструкции № 157н первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Принятие к учету документов производится исходя из предположения их надлежащего составления ответственными лицами.

На заметку

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (п. 9 Инструкции № 157н).

Исходя из указанных положений Закона о бухгалтерском учете и Инструкции № 157н, при формировании графика документооборота к учетной политике учреждения необходимо в обязательном порядке установить круг лиц, ответственных за оформление первичных документов, т. е. отражения в них реально произошедших фактов хозяйственной жизни.

Вид документов

Первичные и сводные учетные документы составляются в бумажном виде. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н при наличии технической возможности они могут быть составлены в электронном виде с применением технологии электронной подписи. Субъект учета должен обеспечить вывод электронных документов на бумажный носитель для других участников хозяйственной операции, а также по требованию контролирующих органов.

В сводные документы, сформированные на основании унифицированных форм, также допускается внесение дополнительных реквизитов, изменение их пропорций, ширины, высоты, ориентации по листу, внесение дополнительных пустых строк к уже имеющимся и добавление вкладных листов. Не допускается удаление реквизитов, предусмотренных унифицированными формами.

Изменение пропорций форм первичных и сводных учетных документов, добавление дополнительных показателей может иметь место помимо воли субъекта учета ввиду особенностей применяемого для автоматизации учета программного обеспечения. Такого рода изменения носят систематический характер (присутствуют во всех документах соответствующего вида), их следует отразить в учетной политике.

Не допускается принятие к учету первичных и сводных учетных документов в отношении наличных или безналичных денежных средств с исправлениями. Иные первичные и сводные учетные документы могут быть приняты к учету с исправлениями, только если исправления внесены по согласованию с лицами, ответственными за составление соответствующих документов. Такие исправления выполняются путем зачеркивания и надписывания исправленных данных с отметкой «Исправлено», указанием даты исправления и подписью лица, вносившего исправления.

Поступившие в бухгалтерию учреждения первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к оформлению и исполнению первичные учетные документы по операциям, которые противоречат законодательству РФ и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, нефинансовых и иных активов. Такие документы должны быть переданы главным бухгалтером руководителю учреждения для принятия решения по ним.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (при ручной обработке, например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Копии документов (за исключением заверенных в установленном законодательством РФ порядке), включая факсимильные и другие документы, к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Соответствующие должностные лица должны принять меры по представлению в бухгалтерию учреждения оригиналов первичных учетных документов или заверенных в установленном порядке их копий.

По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются:

  • наименование субъекта учета;
  • наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств;
  • название и порядковый номер папки (дела);
  • период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
  • наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера;
  • количество листов в папке (деле).

Учетные регистры

Учетные регистры служат для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, для оперативного контроля за остатком имущества, средств, наличия дебиторской и кредиторской задолженности, состоянием планово-финансовых показателей. Учетные регистры можно условно разделить на две категории:

  • первичные учетные регистры;
  • накопительные учетные регистры.

Первичные учетные регистры служат для регистрации в хронологическом порядке хозяйственных операций по счету, аналитическому объекту или группе однородных объектов. Типичными видами первичных учетных регистров можно назвать:

  • журналы операций;
  • журнал учета принятых обязательств;
  • карточку учета материальных ценностей.

Накопительные учетные регистры содержат данные об остатках по счетам, аналитическим объектам учета и итоговые обороты за период. Как правило, накопительные учетные регистры формируются путем переноса итоговых показателей из первичных учетных регистров. Типичными видами накопительных учетных регистров можно назвать:

  • оборотную ведомость по нефинансовым активам;
  • главную книгу.

В пункте 11 Инструкции № 157н определено, что учетные регистры могут быть сформированы:

  • в виде книг;
  • в виде журналов;
  • в виде карточек;
  • при наличии технической возможности – на машинном носителе в виде электронного документа (регистра).

В пункте 19 Инструкции № 157н указано, что при комплексной автоматизации бюджетного учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса и соответственно формирование регистров бюджетного учета должно осуществляться в электронной форме. На бумажном носителе регистры формируются лишь при отсутствии технической возможности.

При отсутствии электронной подписи и (или) необходимости обеспечения их хранения на бумажном носителе формирование учетных регистров осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики субъектом учета, но не реже периодичности, установленной для составления и представления субъектом учета бухгалтерской (финансовой) отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.

Субъект учета может устанавливать в рамках своей учетной политики дополнительные учетные регистры (иные регистры бухгалтерского учета).

Отражение исправлений в электронном регистре бухгалтерского учета осуществляется лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном положениями пункта 18 Инструкции № 157н.

Виды учетных регистров для каждого из счетов Единого плана счетов и порядок ведения аналитического учета определены в Инструкции № 157н. Для иных счетов формы учетных регистров должны быть утверждены в рамках учетной политики субъекта учета.

Первичные учетные документы и регистры учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×